やさしいAI仕事術
まとめガイド
属人化をなくす引き継ぎ術
引き継ぎは、知っていることを全部書く作業ではありません。
手順・未対応・確認先・期限を分け、次の人が迷わず確かめられる形にするのが目的です。
認証情報や秘密情報は引き継ぎ書へ直接書かず、職場の正式な移管手順を使ってください。
ほー先輩：ええ引き継ぎはな、「分からんこと」まで正直に残してある。推測で埋めんことが、次の人へのいちばんの親切やで。
まずこの3本から
- 退職・異動のときの「業務引き継ぎ書」を、整理して作る
定期業務・進行中の仕事・社外対応を棚卸しして、引き継ぎ書の骨組みにする。 - 引き継ぎの未確認情報を、事実・仮置き・確認先・期限へ分けて残す
分からないことを埋めず、事実・仮置き・確認先・期限へ分けて残す。 - レジ締めの手順を、誰がやっても同じになる引き継ぎ書にする
毎日の締め作業を、誰が担当しても同じ順番で確認できる手順にする。
手順・定期業務を残す
- 作業のやり方を手順書・マニュアルにまとめる — 作業の目的・順番・確認点を手順書にする
- 退職・異動のときの「業務引き継ぎ書」を、整理して作る — 退職・異動前の業務を、抜けなく棚卸しする
- レジ締めの手順を、誰がやっても同じになる引き継ぎ書にする — レジ締めを、誰でも同じ品質で回せる手順にする
- 月1回・年1回の定期作業を、年間リストにして忘れない仕組みにする — 月次・年次の作業を、年間リストで見える化する
申し送り・未対応を渡す
- 電話や口頭のメモを、伝わる申し送りにする — 口頭メモを、次の人が動ける申し送りに整える
- 問い合わせ対応の履歴を、次の人に分かるメモへ整理する — 問い合わせの経緯と次の対応を、履歴へ残す
- 共有メールボックスの引き継ぎを、担当・未対応・閲覧範囲から整理する — 共有メールの担当・未対応・閲覧範囲を整理する
- 引き継ぎの未確認情報を、事実・仮置き・確認先・期限へ分けて残す — 未確認情報を、事実と仮置きに分けて残す
行事・社外の担当を交代する
- 行事の反省を、来年に届く「引き継ぎメモ」にする — 行事の反省を、次回の担当者へ届く記録にする
- 取引先の担当者が代わったときの、感じのよい引き継ぎ対応 — 取引先の担当交代を、相手が困らない順番で受ける
あわせて使える教材
引き継ぎメモや報告書を、読み手が追える形へ整えたいときは、 議事録・報告書 AIまとめセット も使えます（当サイトのPDF教材です）。