やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「在庫や備品の場所が人の記憶頼みで、毎回聞かないと分かりません」
一般品、管理条件がある品、区画、閲覧範囲、戻し方、更新・棚卸し、責任者へ分けます。置き場番号を振るだけで、安全・衛生・防犯・在庫の正確さが保証されるわけではありません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：全部を同じ一覧にせんでええ。公開できる置き場と、限定して管理する物を先に分けよ。
AIには、架空の一般備品だけで一覧の型を頼みます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、職場の保管・安全・衛生・防犯手順、メーカー表示です。実在の品名・数量・価格・保管場所・鍵・薬品・個人情報媒体・在庫情報はAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
1. 一般表へ載せない物を分ける
危険物、薬品、食品、医薬品、鍵・印章、現金、記録媒体、個人情報を含む書類、高価品などは、一般備品と分け、職場の正式手順・管理者へ戻します。
2. AIへ一覧の型を頼む
架空の一般備品だけを使い、置き場確認表の型を作ってください。
「品目区分」「区画」「管理条件」「閲覧範囲」「戻し方」
「更新・棚卸し条件」「責任者」「要確認」に分けてください。
危険物、薬品、食品、医薬品、鍵・印章、現金、記録媒体、
個人情報を含む書類、高価品を一般表へ載せない注意を付けてください。
安全な配置、保管条件、数量、在庫の正確さを推測しないでください。
実在の品名・数量・価格・保管場所を入力する欄は作らないでください。
3. 現場の条件を確認する
重量、落下・転倒、通路・避難、温湿度、衛生、使用期限、子どもや来訪者の立入り、棚の耐荷重を、正式手順とメーカー表示で確認します。
4. 閲覧できる一覧と限定情報を分ける
一般備品の案内と、防犯・個人情報・危険物を含む限定台帳を分けます。入口への全掲示が適切とは限りません。
5. 更新・棚卸しの責任者を決める
物を移動・追加・廃棄した場合の承認、一覧更新、定期確認の担当を決めます。ラベルだけを正として実物確認を省きません。
なぜ一般の表に載せない物を先に分けるのか：置き場の一覧は、多くの人が見ます。高価な物、危ない物、個人情報の書類などの置き場まで載せると、持ち出しや事故の元になります。一般の一覧に載せない物を先に分け、見られる人を限った一覧にすると安心です。
よくある失敗
- 鍵や高価な物、危ない物の置き場まで、皆が見る一覧に載せる
- 現場の条件（重さ・高さ・温度）を確かめずに置き場を決める
- 一覧を更新する責任者を決めず、古いままになる
- 棚卸しのときに、一覧と現物を照らさない
5. 完成例
【架空の一般備品・置き場確認表】
品目区分：【架空の一般備品】
区画：【職場で確認】
管理条件：【正式手順・メーカー表示を確認】
閲覧範囲：【職場で確認】
戻し方：【職場で確認】
更新・棚卸し条件：【職場で確認】
責任者：【空欄】
要確認：【空欄】
管理品・危険物・個人情報媒体は別の限定手順へ
近い場面の記事として、消耗品の発注のタイミングの決め方もあります。
近い場面として、チラシ・パンフレットの在庫を、残部の見える化と増刷ラインで管理するもあります。
6. 使うときの注意
「重い物は下」「よく使う物は腰の高さ」などの一般論だけで配置を決めません。棚の耐荷重、容器、落下防止、換気、温湿度、衛生、法令・業種手順、利用者の身体条件を確認します。救急・消火設備は備品一覧の工夫で代替せず、法定・正式な表示と点検へ戻します。
7. 今日できたこと
- 一般品と管理条件がある品を分けられた。
- 区画・閲覧範囲・戻し方を確認できた。
- 更新・棚卸しの責任者を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：見つけやすさと、守るべき管理を両立できる場所を、責任者と決めよな。