機器の「調子が悪い」を、直す人に伝わる報告メモの型にする

1. 今日の相談

「コピー機の調子が悪いのですが、業者さんに『なんか変な音がする』としか説明できず、何度も聞き返されてしまいました」

伝わる報告には型があります。何が・いつから・どんなときに・どうなる・試したこと。この5点をメモしてから連絡すると、一度で通じます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：機械に詳しくなくてええんや。詳しい人が知りたい「観察の事実」を渡すんが、あなたの仕事やで。

AIには報告メモの型を作ってもらい、機器のそばに置いておきます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、症状を撮るスマホです。

焦げたにおい・煙・水濡れなど安全に関わる異常は、報告より先に使用中止と電源オフ。ここだけは順番が逆になりません。

4. 実際にやってみる

1. AIへ報告メモの型を頼む

職場の機器（コピー機・パソコン・レジなど）の不調を報告するためのメモの型を作ってください。項目は
「機器名と場所・症状（見たまま聞いたまま）・いつから・どんな操作のときに起きるか・毎回か時々か・画面の表示やランプの状態・自分で試したこと・業務への影響」でお願いします。
先頭に「におい・煙・水濡れは使用中止と電源オフが先」の注意を1行入れてください。
記入例も一つ、架空の内容で作ってください。

2. 症状は「見たまま」を書く

「壊れた」ではなく「印刷すると右側に黒い線が入る」。判断ではなく観察を書くのがこつです。

3. 画面の表示は写真に撮る

エラーの番号や表示は、書き写すより写真が正確です。ランプの点滅も動画で撮れば伝わります。

4. 「試したこと」を添える

「電源を入れ直したが変わらず」。この一行があると、相手は同じ案内を繰り返さずに済み、次の手から始められます。

5. メモを機器のそばに置く

型を印刷して機器の近くへ。不調に気づいた人がその場で書ける状態にしておくと、報告の質が職場全体で揃います。

5. 完成例

【架空の不調報告メモ】
⚠️におい・煙・水濡れは、使用中止と電源オフが先
機器：コピー機（事務室・窓側）
症状：印刷物の右端に黒い縦線が入る
いつから：7月◯日の朝から
起きる条件：印刷とコピーの両方／毎回
画面表示：エラー表示なし（写真あり）
試したこと：電源入れ直し→変化なし
影響：お客様への配布物が作れない（急ぎ）
報告者：スタッフA　7月◯日 10時

6. 使うときの注意

保守契約がある機器は、自分での分解や修理を試みると契約や保証の対象外になることがあります。「試したこと」は電源の入れ直しや用紙の確認など、説明書に書かれた範囲までにします。パソコンの不調で業者へ相談するときは、画面の写真に社外秘の情報が写り込んでいないかを確認してから渡します。

7. 今日できたこと

• 「なんか変」を観察の5点に翻訳できた。
• 写真とセットで正確に伝えられるようになった。
• 職場に報告の型を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：ええ報告は、直す人への一番の応援や。あなたのメモが、復旧までの最短ルートを作るんやで。