座席表を、名前の一覧ではなく確認しやすい配置図として作る

1. 今日の相談

「研修の座席表を作っています。参加者が変わるたびに名前を動かし、通路や受付係の席まで崩れてしまいます。AIに名簿を渡せば早そうですが、それも心配です」

座席表は、名前から作り始めると変更に弱くなります。先に会場、席番号、通路、役割、確認欄を空欄の配置図として作り、氏名は権限管理された場所で後から入れます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：人の名前を並べる前に、席そのものへ番号を付けよ。配置図と名簿を分けたら、変更が来ても一か所直すだけや。

AIは空欄の配置案を作る補助に使えます。実在の参加者名や配慮事項、所属、連絡先は渡しません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、会場の正式図面、職場の表計算・文書ツールです。

実際の氏名、所属、役職、障害・健康・宗教等の配慮事項、連絡先、出欠はAIへ渡しません。固定の練習例から空欄の座席表の項目だけを作ります。

4. 実際にやってみる

1. 会場の固定条件を人が確認する

出入口、避難経路、通路、机・椅子の実数、受付、機材、施設側の利用条件を正式図面と現地で確認します。AIに安全な通路幅や避難可否を判断させません。

2. 席へ番号を付ける

前列左からA-1、A-2のように、氏名と無関係な番号を付けます。受付席、講師席、予備席も番号や役割で表します。

3. 固定例で空欄の型を作る

実際の会場とは無関係な「町内読書会の12席」という固定の練習例だけを使い、
座席表の空欄テンプレートを作ってください。
項目は「席番号」「役割」「通路」「出入口」「要現地確認」「更新日」です。
氏名、所属、役職、健康・障害等の配慮、連絡先、出欠を推測しないでください。
実際の安全性や席順を決定せず、施設図面と担当者の確認欄を残してください。

4. 氏名は承認された場所で入れる

空欄図を職場の表計算・文書ツールへ移し、正式名簿から氏名を記入します。閲覧者と掲示範囲を確認し、不要な所属・役職・配慮事項を載せません。

5. 版と回収を管理する

更新日時と担当者を入れ、差し替え時は古い掲示・配布物を回収します。

5. 完成例

【空欄の座席表】更新：____年__月__日 __:__

前方
講師席：S-1

A-1 [氏名は正式名簿から]  A-2 [　　　　]  ｜通路｜ A-3 [　　　　]
B-1 [　　　　]              B-2 [　　　　]  ｜通路｜ B-3 [　　　　]

受付：R-1　予備席：P-1
出入口・避難経路：施設図面と現地で確認
最終確認者：________

席次の慣例や役職順が必要な場面は、主催者の方針を先に確認します。AIの提案だけで人の優先順位を決めません。

6. 掲示・配布前の確認

氏名、席番号、更新日時、出入口、通路、掲示範囲を元資料と現地で照合します。配慮事項は座席表へ理由まで書かず、必要な担当者が別の正式手順で扱います。終了後の回収・保存・廃棄も決めます。

7. 今日できたこと

• 席番号と氏名を分けて管理できた。
• 実名簿や配慮事項をAIへ渡さずに済んだ。
• 変更時に差し替える場所を一つにできた。
• 通路、更新日時、確認者を座席表へ残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：席に番号、名前はあとから。空欄の骨組みを先に作ると、変更が来ても慌てへんで。