やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「朝から熱があって、今日は仕事に行けそうにありません。上司にメールで伝えたいのですが、症状をどこまで書けばよいのか、迷っているうちに始業時間が近づいています」
体調不良の連絡で困るのは、理由をどう説明するかに時間を使ってしまうことです。読む側が知りたいのは、休むのかどうか、今日の仕事に穴が出るか、いつ連絡が取れるか、の三つです。症状の詳しさは、その三つのあとで足りれば十分です。
この記事では、当日の連絡と、復帰した日の報告を一組で用意します。復帰の一通があると、休んだ側も職場側も、区切りがはっきりします。
2. 大丈夫です
ほー先輩：しんどい朝に、うまい文章を考えんでええ。休む、今日の穴、連絡先。この三つを書いたら、もう送ってええんやで。
体調不良の連絡は、遅れるほど職場の段取りが組みにくくなります。文章の出来より、始業前に届くことのほうが大切です。
職場によっては、電話が正式な連絡手段だったり、専用の申請画面があったりします。まず職場の連絡ルールを確かめ、指定された方法があればそちらを優先します。メールやチャットは、そのルールの中で使います。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場の連絡ルール（就業規則・欠勤時の連絡方法の案内）です。
ChatGPTに頼むのは、架空の練習例から作った空欄の型だけです。自分の症状、通院先、職場名、上司の名前、担当している顧客の情報は入力しません。体調に関する情報は、自分で書く一通の中でも、必要な範囲にとどめます。
4. 実際にやってみる
1. 職場の連絡ルールを確かめる
欠勤の連絡は誰へ、どの手段で、何時までに、と決まっていることがあります。電話が正式な手段なら、メールは補足にします。決まりが分からなければ、直属の上司へ最も確実に届く方法を選びます。
2. 三つの事実を書き出す
- 今日は休む（半日か、終日か）
- 今日の業務で、誰かに頼む必要があること（あれば一つか二つ）
- 連絡が取れる時間帯と手段
症状は「発熱のため」「体調不良のため」のように短くします。診断名や通院の予定は、職場が求めたときに伝えます。
3. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の職場や人物とは無関係な「町内読書会の当番を体調不良で休む」という固定の練習例だけを使い、
体調不良で当日休む連絡の空欄の型を作ってください。
順番は「休む事実」「今日の業務でお願いしたいこと」「連絡が取れる時間帯」「復帰見込みが分かれば一言」です。
病名、症状の詳細、通院先、職場名、氏名は書かず、すべて空欄にしてください。
続けて、復帰した日に送る短い報告の空欄の型も作ってください。
順番は「復帰の報告」「休んだ間の対応へのお礼」「引き継いだ業務の確認」です。
4. 空欄を自分で埋め、送る前に一つだけ確かめる
宛先と、今日の業務の穴が一行で伝わるかを見ます。頼みごとが多いときは、詳細は別の連絡にし、当日の一通は短く保ちます。
5. 復帰した日に、二通目を送る
出勤したら、復帰の報告と、休んだ間に対応してもらったことへのお礼を短く送ります。引き継いでもらった業務は、自分から状況を確認します。
体調が長引くときは、欠席・遅刻の連絡は、正式な連絡手段で必要事項を送るにある正式な手段の確認を、もう一度たどってください。
5. 完成例
以下は架空例です。実際の症状や業務内容とは無関係です。
件名：本日の欠勤について（［氏名］）
［上司名］さん
おはようございます。［氏名］です。
発熱のため、本日はお休みをいただきたく、ご連絡いたします。
本日予定していた［業務名］は、［同僚名］さんに資料の場所をお伝えしてあります。
ほかに急ぎの確認がありましたら、午前中はメールで対応できます。
明日の出勤については、夕方までに改めてご連絡します。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
件名：復帰のご報告（［氏名］）
［上司名］さん
おはようございます。［氏名］です。
本日より復帰いたします。休んでいる間、ご対応いただきありがとうございました。
［同僚名］さんにお願いしていた［業務名］は、本日中に状況を確認し、引き取ります。
引き続きよろしくお願いいたします。
当日の一通は、症状の説明を一行にとどめ、今日の穴と連絡手段を先に置いています。復帰の一通は、お礼と引き継ぎの確認だけです。
近い場面として、スタッフが急に体調を崩した日の回し方を、休ませる・絞る・知らせるで決めておくもあります。
6. 使うときの注意
電話連絡が職場の正式な手段なら、メールだけで済ませません。メールは「送った」でなく「届いた」ことが大切なので、返事がないときは別の手段で確かめます。
診断書の要否、有給扱いか欠勤扱いかは、職場の規程に従います。自分で決めて書かず、必要なら復帰後に確認します。
体調に関する情報は個人情報です。同僚へ引き継ぎを頼むときも、症状の詳細は伝えません。「体調不良で休む」で足ります。
7. 今日できたこと
- 症状の説明より、今日の穴と連絡先を先に書けた。
- 始業前に短く送れた。
- 復帰日の報告まで、一組で用意できた。
- 病名や通院先をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：休む連絡を上手に書ける人より、早く出せる人のほうが、職場は助かるんや。しんどい日は、三つ書いたらもう寝てええで。