やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「『資料を添付します』と送ったメールに、添付を忘れていました。相手から『添付がないようです』と指摘され、どう再送すればよいか慌てています」
添付忘れの再送で相手が望むのは、正しいファイルが付いた一通です。長いお詫びは要りません。件名に「（再送）」と付け、お詫びの一文、正しい添付、開けたかの確認の頼みで一通にします。
もう一つ大切なのは、正しい版を添付することです。慌てて古い版や別のファイルを付けると、三通目が必要になります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：添付忘れの再送は、長く謝るより、正しいファイルが付いた一通が一番の詫びや。件名に「再送」、それで相手は迷わん。
送る前に、添付したファイルを一度開いて確かめます。ファイル名だけで判断すると、版の違いや別ファイルに気づけません。
大きなファイルで添付できない場合は、メールで送れない大きなファイルを、安全に相手へ届けるの方法に切り替えます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、添付するファイルの正しい版です。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。相手の会社名や氏名、ファイルの中身、元のメールの本文は入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 正しい版のファイルを用意する
ファイル名、更新日、中身を開いて確認します。相手に渡してよい版か（社内メモや未確定の内容が入っていないか）も見ます。
2. 元のメールに返信する形で作る
元の件名に「（再送）」を付け、元の本文は引用として残します。相手は前後の関係をすぐ分かります。
3. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の企業や人物とは無関係な「町内読書会の資料を添付し忘れて再送する」という固定の練習例だけを使い、
添付忘れの再送メールの空欄の型を作ってください。
順番は「件名（元の件名に再送と付ける）」「添付漏れのお詫びの一文」「添付するファイルの名前と内容の一行」「開けない場合の連絡のお願い」です。
理由の説明や長い謝罪は入れないでください。
会社名、氏名、ファイル名の実物、日付は書かず、すべて空欄にしてください。
4. 添付してから、本文を書く
添付を先に済ませてから本文を書くと、添付忘れが減ります。送信前に、添付欄にファイル名があるかを見ます。
5. 自分の送信前確認に、添付の一項目を足す
宛先・件名・添付・本文の順で見る、と決めます。宛名の確認は宛名を間違えたメールのお詫びは、正しい宛名で送り直す一通に——訂正・お詫び・本文の再掲は一回だけ、宛先の考え方はメールの宛先・CC・BCCを、三つの役割から確認するにあります。
5. 完成例
以下は架空例です。
件名：（再送）［元の件名］
［会社名］
［担当者名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
先ほどのメールに資料を添付し忘れておりました。失礼いたしました。
改めて、［ファイル名］（［内容を一行］）を添付いたします。
開けない場合や不明な点がございましたら、お知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
お詫びは一文で、正しい添付と確認の頼みが続いています。
6. 使うときの注意
相手が指摘してくれた場合は、指摘へのお礼を一言添えます。
添付するファイルに個人情報や社外秘が含まれるときは、送ってよい相手か、暗号化やパスワードの職場ルールがあるかを、再送の前に確かめます。慌てて送りません。
添付が届いたかを相手に確かめる必要があるときは、電話でなく、メールの返信で足ります。
7. 今日できたこと
- 正しい版を開いて確かめてから添付できた。
- 件名に再送と付け、一文で詫びられた。
- 送信前の確認に添付の項目を足せた。
- ファイルの中身や相手の氏名をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：添付忘れは誰でもやる。次から、送る前に添付を一回開く。それだけで、ほとんど無くなるんやで。