忘年会の案内メールは、日時・場所・会費・出欠の期限が先——盛り上げる言葉は最後の一行

1. 今日の相談

「今年の忘年会の幹事になりました。案内メールを社内に送りたいのですが、何を書けばよいのか、どのくらい盛り上げる文にすればよいのか迷っています」

案内メールで読む人が知りたいのは、いつ・どこで・いくらで・いつまでに返事するかです。これが最初にあれば、参加する人も、しない人も、すぐ返事ができます。盛り上げる言葉は、最後の一行で足ります。

幹事の役目は、返事を集めて店を確定させることです。案内は、そのための道具です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：案内メールは、盛り上げる文より、返事しやすい文や。行けん人が「行けません」と書きやすい案内が、ええ案内なんやで。

参加は任意です。「全員参加」「参加必須」のような書き方は避け、参加しない人が理由を書かずに返事できるようにします。

会費は、金額と集め方（当日現金、事前に集金、給与天引きの有無）を明記します。飲まない人の会費が同じかどうかも、決まっていれば書きます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、幹事の決定事項（日時、店、会費、出欠の締切）です。

ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。店の実名や住所、参加者の名簿、会費の実額、社内の人の名前は入力しません。

4. 実際にやってみる

1. 決定事項をそろえる

日時、店（名前・場所・最寄り駅）、会費と集め方、出欠の締切と返事の方法、幹事の連絡先。店の予約に必要な人数の確定日から逆算して、締切を決めます。

2. 参加しない人への配慮を一文入れる

「ご都合の合わない方は、その旨だけご返信ください」のように、理由を書かなくてよいことを伝えます。

3. 固定の練習例で空欄の型を作る

実在の職場や店とは無関係な「町内読書会の年末の集まり」という固定の練習例だけを使い、
社内向けの忘年会案内メールの空欄の型を作ってください。
順番は「件名」「開催の一文」「日時」「場所（店名・最寄り・地図の案内方法）」「会費と集め方」「出欠の期限と返事の方法」「参加しない人への一文」「幹事の連絡先」「結びの一行」です。
参加を強制する表現は使わないでください。
店名、住所、金額、日付、氏名は書かず、すべて空欄にしてください。

4. 出欠の返事の方法を一つにする

「このメールへの返信で」「共有の出欠表に記入で」のどちらか一つにします。方法が複数あると、集計が漏れます。

5. 締切の前日に、未回答の人へ一言送る

全員へ再送するのではなく、未回答の人にだけ短く確認します。返事を急かす文にはしません。

行事の案内全般の考え方は、案内状は、読む人が「行くか決められる」順に書くと同じです。

5. 完成例

以下は架空例です。

件名：忘年会のご案内（［日付］・出欠は［締切］まで）

皆さま

お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
今年の忘年会を下記のとおり開催します。

日時：［日付］（［曜日］）［開始時刻］〜（［終了予定］）
場所：［店名］（［最寄り駅］徒歩［分］・地図は別途お送りします）
会費：［金額］（当日、受付でお預かりします）

ご出欠を、［締切］までにこのメールへの返信でお知らせください。
ご都合の合わない方は、その旨だけご返信いただければ結構です。

ご不明点は［氏名］（内線［番号］）までお願いします。
今年一年おつかれさまでした。皆さまとご一緒できるのを楽しみにしています。

日時・場所・会費・出欠が先に並び、盛り上げる言葉は最後の一行だけです。

6. 使うときの注意

参加者の名簿や出欠の一覧を全員宛てのメールに載せません。集計は幹事の手元で行います。

飲酒を伴う行事では、飲まない人への配慮（会費、飲み物の選択肢）を店と確認し、案内に書けることは書きます。帰宅手段への配慮も、終了時刻を明記することで補います。

会費の集め方が給与天引きや事前集金の場合は、職場の経理ルールに従い、案内にその旨を書きます。

7. 今日できたこと

• 日時・場所・会費・出欠を先に書けた。
• 参加しない人が返事しやすい一文を入れられた。
• 出欠の方法を一つにできた。
• 店名や名簿をAIへ渡さずに済んだ。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：幹事は、みんなを盛り上げる人やなくて、返事を集めて店を確定させる人や。案内は、そのための一枚でええんやで。