やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場で、社内行事の写真を掲示に使うことについて、参加者から承諾書をもらうことになりました。作る側なのですが、何を書けばよいか分かりません。逆に、自分が署名を求められたときに何を確かめればよいかも知りたいです」
承諾書で大切なのは、何を承諾したかが一目で分かることです。対象（何について）、条件（どう使うか、誰が見るか）、期間（いつまで）、撤回（あとから取り消せるか、その方法）の四つがそろっていれば、作る側も署名する側も迷いません。
四つのどれかが曖昧なままだと、あとで「そんなつもりではなかった」が起きます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：承諾書は、気持ちよく「はい」と言う紙やない。「何に」はいと言うたかを残す紙や。四つがそろってたら、署名する人も安心できる。
作る側は、四つを一文ずつ書きます。専門用語や広い表現（「関連する一切の利用」など）を避け、具体的な用途と範囲にします。
署名する側は、空欄が残っていないか、曖昧な表現がないか、撤回の方法が書いてあるかを見ます。分からない項目があれば、署名の前に聞きます。急がされても、その場で埋めずに持ち帰ってよい書類です。
内定の承諾のような、返事として送る承諾は内定承諾メールを、承諾・お礼・確認事項の順で返すのほうが合います。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、承諾を求める側の説明資料（何に使うか、誰が見るか、いつまでか）です。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。実際の行事名、参加者の氏名、写真そのもの、社内の未公開情報は入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 承諾の対象を一文にする
「〇月〇日の〇〇行事で撮影した写真」のように、日付と対象を書きます。「行事の写真全般」のような広い書き方はしません。
2. 条件を具体的に書く
使う場所（社内掲示、社内報、外部の広報）、見る人の範囲、加工の有無、氏名を添えるかどうか。それぞれ「する・しない」が分かる形にします。
3. 期間と撤回の扱いを決める
「〇年〇月まで」か「掲示の終了まで」。撤回できる場合は、その方法（誰に、どう伝えるか）と、撤回後の扱い（掲示を外す、データを消す）を書きます。
4. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の団体や人物とは無関係な「町内読書会の活動写真を会報に載せる」という固定の練習例だけを使い、
承諾書の空欄の型を作ってください。
項目は「表題」「承諾する対象（日付と内容を一文で）」「利用の条件（使う場所・見る人の範囲・加工の有無・氏名表示の有無）」「期間」「撤回の方法と撤回後の扱い」「問い合わせ先」「承諾日と署名欄」です。
「関連する一切」「その他必要な利用」のような、範囲を広げる表現は使わないでください。
氏名、日付、団体名は書かず、すべて空欄にしてください。
5. 署名する側の立場で読み直す
作った承諾書を、初めて読む人の立場で見直します。分からない言葉、空欄、曖昧な範囲が残っていれば直します。
5. 完成例
以下は架空例です。
写真掲載についての承諾書
私は、下記の内容を確認し、承諾します。
承諾する対象：
［日付］の［行事名］で撮影された、私が写っている写真
利用の条件：
・使う場所：社内掲示板および社内報
・見る人の範囲：社員および来訪者（外部の広報には使用しません）
・加工：明るさの調整のみ。合成や切り抜きは行いません
・氏名の表示：行いません
期間：［日付］まで
撤回の方法と撤回後の扱い：
［担当部署］へ口頭または書面で申し出ることで、いつでも撤回できます。
撤回後は、掲示を外し、社内報の次号以降には使用しません。
問い合わせ先：［担当部署・氏名］
承諾日：［日付］
署名：＿＿＿＿＿＿＿＿
「しません」まで書いてあるので、署名する側は範囲を読み違えません。
6. 使うときの注意
個人情報や肖像に関わる承諾は、職場の規程や法令の要件がある場合があります。作る前に、担当部署や責任者に様式と要件を確かめます。
未成年者や、本人が判断しにくい状況での承諾は、保護者や代理人の関与が必要なことがあります。自分で判断せず、責任者に確認します。
署名した承諾書の写しは、署名した側にも渡します。あとから「何に承諾したか」を本人が確認できるようにします。
7. 今日できたこと
- 対象・条件・期間・撤回の四つで書けた。
- 広い表現を避け、「しない」まで書けた。
- 署名する側の立場で読み直せた。
- 参加者の氏名や写真をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：承諾書は、作る側が親切に書くほど、署名する側が安心する。安心して書かれた「はい」だけが、あとで揉めへんのや。