やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「仕事を頼まれると、返事を急いですぐ作業を始めます。でも、完成後に『そこまでお願いしていない』『この形式では使えない』と言われることがあります」
依頼を受けたときは、受ける返事だけでなく、作業範囲、納品物、期限、確認方法、未決定をそろえることが大切です。
AIは依頼文から確認項目を抜き出せます。しかし、書かれていない納期、予算、品質基準を勝手に補わせてはいけません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：聞き返すんは仕事が分かってへんからやないで。完成の形をそろえるための準備や。
確認メールは、相手の依頼を疑う文章ではありません。「この理解で進めます」と自分の受け取り方を見せ、違いを着手前に直す連絡です。
全部を一度に決められない場合は、未決定の項目と、いつ誰が決めるかだけでも確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、相手の依頼メール、見積書、仕様書、社内の受付メモです。氏名、会社名、案件名、金額、連絡先、未公開情報は必要に応じて置き換えます。
契約書や見積書の判断をAIへ任せません。正式な条件は、職場の責任者や契約の正本で確認します。
4. 実際にやってみる
1. 依頼文から五つを拾う
作業範囲、納品物、期限、確認方法、未決定を抜き出します。「資料を整えてください」のような曖昧な表現は、そのまま質問候補にします。
2. 日付の役割を分ける
最終納期、中間確認、素材を受け取る日を分けます。どの日付か分からないものは、AIに決めさせません。
3. AIへ確認メールを頼む
以下は架空の仕事依頼です。
「作業範囲」「納品物」「期限」「確認方法」「未決定」に分け、
着手前の確認メールを作ってください。
依頼に書かれていない作業、期限、金額、品質基準、約束を付け足さないでください。
曖昧な内容は断定せず、相手への質問にしてください。
最後に「この理解で進めてよいか」を確認してください。
【依頼内容】
（個人や案件が分かる情報を置き換えた内容）
4. 自分に決める権限があるか確認する
納期変更、追加費用、無償修正などを勝手に約束しません。必要なら上司や担当者へ確認します。
5. 相手の返信を条件の正本にする
確認メールを送っただけで確定とせず、相手の返信や正式な発注書を確認してから着手します。
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：ご依頼内容の確認
B様
ご依頼ありがとうございます。
着手前に、次の内容で認識が合っているか確認させてください。
【作業範囲】
・既存の案内資料10ページの文章を読みやすく整える
【納品物】
・編集可能な文書ファイル
・PDFは必要か要確認
【期限】
・最終納品：7月31日
・初稿確認日：要確認
【確認方法】
・初稿を一度ご確認いただき、修正点をご共有いただく
【未決定】
・画像の差し替えを作業範囲に含むか
・修正回数
上記の理解で進めてよいでしょうか。
相違がありましたら、お知らせください。
依頼にないPDFや画像差し替えを、AIが勝手に作業範囲へ加えていません。未決定を質問として残しています。
6. 使うときの注意
確認メールは契約書の代わりではありません。金額、著作権、個人情報、納期遅延時の扱いなど重要な条件は、正式な発注書・見積書・契約書を優先します。
こちらから外注を頼む場合は、依頼内容を一枚にする方法へ。見積もりをお願いする段階なら、見積もり依頼メールが使えます。資料の特定箇所を見てもらう連絡は、資料の確認依頼メールへ進んでください。
7. 今日できたこと
- 依頼内容を五つの確認項目に分けられた。
- 曖昧な条件を、勝手に埋めず質問にできた。
- 納品物と期限を相手と確認できた。
- 正式な返答を待ってから着手する線を引けた。
確認は仕事を遅くするものではなく、完成の認識をそろえてから進むための準備です。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：「分かったつもり」で始める前に、完成の形を一回そろえよ。聞くひと手間が、あとを楽にするで。