社内ルール変更の案内を、理由と開始日から分かりやすく書く

1. 今日の相談

「職場の申請ルールが変わります。変更点を全部書いたら長くなり、短くしたら大事な条件が抜けそうです」

社内ルール変更の案内は、規程全文をそのまま貼る文書ではありません。なぜ変わるか、いつから、誰が対象か、何が変わるか、困ったとき誰に聞くかを入口として示します。

AIは長い決定資料から案内の骨組みを作れます。ただし、例外や経過措置を推測させず、正式な規程・決裁済み資料と人が照合します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：全部を一枚に押し込まんでもええで。まず「自分は何を変えるんか」が分かる入口を作ろ。

案内文と正式ルールの役割を分けます。案内文は変更の全体像と行動、正式ルールは細かな条件の正本です。リンクや保管場所を示せば、案内文を無理に長くしなくて済みます。

まだ承認されていない案は「検討中」と明記し、確定のお知らせとして出しません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、決裁済みの変更資料、現在の規程、問い合わせ先一覧です。社員名、個別の評価、未公表の人事情報、認証情報はAIへ渡しません。

AIには架空の情報か、必要な部分だけを置き換えて渡します。規程全文を外部AIへ入れてよいかは、職場の利用ルールを先に確認します。

4. 実際にやってみる

1. 五つの情報を正本から拾う

変更理由、開始日、対象者、変更点、問い合わせ先を拾います。例外や移行期間がある場合は、六つ目として分けます。

2. 変わらないことも一つ確認する

読者が誤解しそうな場合は「申請先は変わりますが、承認者は変わりません」のように、変わらない範囲も示します。

3. AIへ案内の下書きを頼む

以下は架空の社内ルール変更メモです。
「変更の理由」「開始日」「対象者」「変わること」「変わらないこと」
「問い合わせ先」の順で、短い社内案内を作ってください。

メモにない例外、猶予期間、罰則、対象者、承認者を付け足さないでください。
正式なルールの保管場所を最後に案内し、未確認は「要確認」と残してください。

【変更メモ】
（個人や職場が分かる情報を置き換えた内容）

4. 「誰が何をするか」を読み直す

対象者が、自分の次の行動を一読で分かるか確認します。申請方法が変わるなら、旧方法をいつまで使えるかも正本で確認します。

5. 正式資料と一行ずつ照らす

日付、対象範囲、例外、問い合わせ先、リンクを照合します。承認者の確認を受けてから周知します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：経費申請方法の変更について（8月1日から）

8月1日から、経費申請の提出方法を変更します。

【変更の理由】
申請状況を確認しやすくし、紙の紛失を防ぐためです。

【対象者】
全スタッフ

【変わること】
紙の申請書から、社内フォームでの提出に変わります。

【変わらないこと】
申請期限と承認者はこれまでどおりです。

【移行期間】
要確認

【問い合わせ先】
操作方法：総務窓口
ルールの確認：社内ポータル「経費申請規程」

移行期間が決定資料にないため、AIが勝手に日付を作らず「要確認」と残しています。

6. 使うときの注意

就業規則、賃金、労働時間、個人情報、安全手順などに関わる変更は、案内文だけで確定させません。法令、所管ルール、職場の正式な承認手続きを優先します。

新しいツールの使い方も含めて案内する場合は、ツール導入の社内案内へ。価格や料金の変更をお客様へ知らせる場合は、値上げ・料金改定のお知らせを使ってください。

7. 今日できたこと

• 変更理由、開始日、対象者を正本から拾えた。
• 変わることと変わらないことを分けられた。
• 未確認の例外をAIに作らせず、要確認で残せた。
• 読んだ人の次の行動と問い合わせ先を示せた。

変更点を並べるだけでなく、行動と確認先まで示すと、職場で使える案内になります。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：新しい決まりは、読む人の一日を変えるんや。開始日と次の行動を、いちばん分かりやすく書こな。