やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「出張と備品購入の経費精算を初めて任されました。領収書はそろっているのですが、精算書に何を書けばよいのか分からず、差し戻されないか不安です」
経費精算で差し戻される理由の多くは、金額の間違いではなく、業務上の目的が書いていないことです。承認する人は、領収書を見ても「何のための支出か」までは分かりません。
必要な項目は五つです。日付、支払先、金額、業務上の目的、証憑（領収書など）の有無。この五つがそろっていれば、承認する人は判断できます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：差し戻されるんは、金額やなくて「何のために」が抜けてるときや。目的の一行があるだけで、承認する人は領収書を見んでも判断できるんやで。
精算の様式と規程（上限、対象になる費目、提出期限、領収書の要件）は職場ごとに違います。まず規程と様式を確かめ、様式があればそれを使います。
領収書は、宛名と但し書きが規程に合っているかを見ます。「お品代」だけの但し書きは、職場によっては受け付けません。もらい方は領収書のもらい方｜宛名・但し書きの頼み方と確認例にまとめてあります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場の経費規程と精算の様式です。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。実際の支払先、金額、領収書の内容、取引先名、自分の口座情報は入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 規程と様式を確かめる
対象の費目、一件あたりの上限、提出期限、領収書の要件（宛名・但し書き・電子データの可否）、立替と会社払い（法人カードなど）の区別。分からなければ経理担当に聞きます。
2. 領収書を日付順に並べ、五項目を書き出す
一件ごとに、日付・支払先・金額・業務上の目的・証憑の有無。目的は「〇〇の打ち合わせのための交通費」「〇〇用の備品」のように、業務名で書きます。
3. 差し戻されやすい点を先に見る
目的が書いていない、但し書きが規程に合わない、私用と業務の混在、立替でないものを立替として申請、期限超過。該当があれば、提出前に直します。
4. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の職場や取引とは無関係な「町内読書会の会場備品を立て替えて買った」という固定の練習例だけを使い、
経費精算書の空欄の型を作ってください。
項目は「申請日」「申請者」「明細（一行に一件：日付・支払先・費目・金額・業務上の目的・証憑の有無）」「合計」「支払方法（立替・会社払い）」「振込先の記載欄（口座情報は空欄）」「承認欄」です。
金額、支払先、口座情報、氏名、日付は書かず、すべて空欄にしてください。
表の形にしてください。
5. 合計を検算し、証憑の枚数と合わせる
明細の合計と証憑の枚数を数えます。電子データの領収書は、規程で認められた保存方法に従います。
月次の締めに間に合わせる考え方は月次締め前の未処理を、理由・担当・期限・確認先へ分けて残す、提出の呼びかけ側は月末の経費提出リマインドを、責めずに分かりやすく送るにあります。
5. 完成例
以下は架空例です。
経費精算書
申請日：［日付］ 申請者：［部署・氏名］
明細：
日付 支払先 費目 金額 業務上の目的 証憑
［日付］ ［支払先］ 交通費 ［金額］ ［取引先名］との打ち合わせ往復 領収書あり
［日付］ ［支払先］ 消耗品費 ［金額］ ［用途］用のラベルシール 領収書あり
［日付］ ［支払先］ 会議費 ［金額］ ［会議名］の飲み物（参加［人数］名） 領収書あり
合計：［金額］
支払方法：立替（［件数］件）
振込先：［社内登録済みの口座を使用］
承認欄：＿＿＿＿＿＿
目的の欄に業務名が入っているので、承認する人は明細だけで判断できます。
6. 使うときの注意
私用が混ざった支出（個人の買い物と一緒の領収書）は、業務分だけを申請し、按分の根拠を書きます。判断に迷うものは、申請前に経理担当へ確認します。
領収書の原本は、規程で決められた期間保管が必要な場合があります。提出後の扱い（返却か経理で保管か）を確かめます。
口座情報は精算書に手書きせず、社内で登録済みの情報を使います。変更があるときは、経理の手続きで行います。
7. 今日できたこと
- 五項目をそろえて書けた。
- 目的を業務名で一行にできた。
- 差し戻されやすい点を提出前に直せた。
- 支払先や金額をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：通る精算書は、承認する人が領収書を見んでも分かる精算書や。目的の一行を、面倒がらずに書こな。