納品書・請求書・領収書の違いを整理して、届いた順に迷わず保管する

1. 今日の相談

「取引先から納品書やら請求書やら領収書やらが届きますが、違いがあいまいで、保管も後回しになりがちです」

三つの役割はこうです。納品書＝品物が届いた証拠、請求書＝支払いのお願い、領収書＝支払った証拠。届いたら何をするかとセットで覚えると、迷わなくなります。

2. 大丈夫です

ほー先輩：暗記せんでええ。「届いた・払って・確かに」の順に並べたら、三つの役割は自然に頭に入るんや。

AIには整理表の型を作ってもらいます。保存期間などの正確な要件は、経理担当や公式の情報で確認します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の条件です。実際の書類の中身（金額・取引先名）はAIへ渡しません。

書類の保存期間や税務上の扱いをAIの回答だけで決めません。職場の経理・税理士の指示が正です。

4. 実際にやってみる

1. AIへ整理表の型を頼む

納品書・請求書・領収書の違いを、事務の初心者向けに整理してください。
表の形で「書類名」「何の証拠か」「届いたら最初にすること（検品と突き合わせ・支払予定に載せる・支払記録と合わせる等）」「保管のグループ」を1行ずつにしてください。
保存期間や税務上の要件は「職場の経理・公式情報で確認」としてください。
専門用語をできるだけ使わず、やさしい言葉にしてください。

2. 「届いたらすること」を自分の職場に合わせる

納品書は現物と数を突き合わせ、請求書は支払予定の一覧へ、領収書は支払いの記録とセットに——職場の流れに合わせて言葉を直します。

3. 保管は「書類の種類×月」で

「請求書・7月」のようにファイルを分けるだけで、探す時間がなくなります。

4. 電子で届く分の置き場も決める

メール添付のPDFは、印刷の要否と保存フォルダを経理に確認して統一します。

5. 迷ったら経理に聞く一言を用意する

「この書類、どのファイルに入れますか？」——後回しにするより、その場の一言が一番早いです。

5. 完成例

【架空の書類整理表】
納品書｜品物が届いた証拠｜現物と数を突き合わせ→「納品書・7月」へ
請求書｜支払いのお願い｜支払予定表に記入→「請求書・7月」へ
領収書｜支払った証拠｜支払記録と合わせる→「領収書・7月」へ

保存期間：職場の経理ルールに従う（勝手に処分しない）
電子分：経理指定の共有フォルダへ（印刷不要と確認済み）

6. 使うときの注意

書類の保存には法令上の期間があります。古い書類も自分の判断で処分せず、経理・責任者のルールに従います。電子帳簿保存に関わる扱い（電子で届いた書類の保存方法）は、職場の運用が決まっているはずなので必ず確認します。

7. 今日できたこと

• 三つの書類の役割を言えるようになった。
• 届いた日の動きを決められた。
• 保管の型と電子分の置き場も決めた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：書類がちゃんと流れる職場は、お金もちゃんと流れる。ええ基礎工事やで。