毎月くり返す作業を棚卸しする——AIと表計算に任せる所と、人が確かめる所に分ける

1. 今日の相談

「毎月、月末と月初に同じような作業が重なって忙しくなります。AIや表計算で楽にできると聞きますが、どこから手を付ければよいか分かりません」

最初にするのは、AIの使い方を覚えることではなく、いまの作業を棚卸しすることです。毎月くり返す作業を一覧に書き出し、作業を手順まで分けてから、手順ごとに次の三つに分けます。

• 表計算の式に任せる所（合計、転記、並べ替えなど、決まった計算や処理）
• AIに下書きを頼む所（文章の形を整える、要点をまとめる、項目案を出すなど）
• 人が確かめる・決める所（正しいかの確認、判断、相手への約束、承認）

2. 大丈夫です

ほー先輩：一度に全部を変えなくて大丈夫です。一つの作業がうまく回れば、次の作業にも同じ考え方を使えます。

仕組みにするときに大事なのは、人が確かめる所を必ず残すことです。AIの答えも表計算の式も、間違えることがあります。どこで、誰が、何を確かめるかが決まっていれば、安心して任せられます。

3. 今日使うAI・道具

• 表計算ソフト（作業の一覧を作る）
• 毎月の作業で使っている書類・表・メールの見本（中身は人が見るだけ）
• ChatGPTなどの生成AI（一覧の項目案や、分け方の相談をするときだけ）

生成AIには、実際の顧客情報・金額・社内の事情を入力しません。作業の名前や手順の形だけを相談します。

4. 実際にやってみる

1. 毎月くり返す作業を書き出す

ひと月の間にくり返している作業を、思いつくだけ書き出します。

作業名｜いつ（毎月何日ごろ）｜かかる時間｜担当｜使う道具・書類

2. 作業を手順まで分ける

時間がかかっている作業から順に、手順を一つずつ書きます。「請求書を作る」なら、「先月の実績を集める → 金額を計算する → 書類に入れる → 見直す → 送る」のように分けます。

3. 手順ごとに、処理する方法と、人が確かめる所を別々に書く

手順｜処理する方法（式／AIの下書き／人）｜人が確かめる所と確かめる人

式やAIに任せる手順にも、人が確かめる所を必ず付けます。迷ったら「人が確かめる・決める」に入れておきます。相手への約束、お金、個人情報、法令や契約に関わる判断は、必ず人の側に残します。

4. 最初に仕組みにする作業を一つ選ぶ

次の二つを満たす作業から始めます。

• 毎月の手間が大きい
• 間違えたときの影響が小さく、人が確かめやすい

最初の作業が決まったら、確かめる人と、試す期間（例：2か月）を決めます。試している間は、これまでのやり方の結果と見比べます。

5. 仕組みにしたら、手順を残す

仕組みにした作業は、使う人が迷わないように手順を残します。手順の残し方は、作った仕組みを使ってもらう——使う人に合わせた1枚の使い方説明を作るにまとめています。表計算の形のそろえ方は、月末の勤怠集計を早くする——表計算を「1人1行・1日1列」の毎月同じ形にそろえるが参考になります。

よくある失敗

• 作業の名前だけを書き、手順まで分けていない
• AIや式に任せる所に、人が確かめる所を付けていない
• いきなりお金や約束に関わる作業から仕組みにする
• 試す期間に、これまでのやり方の結果と見比べない

5. 完成例

以下は架空の例です。

作業：月末の作業件数の集計（毎月25日ごろ・2時間）
手順　　　　　　　　｜式に任せる｜AIに下書き｜人が確かめる・決める
先月の記録を集める　｜○　　　　｜　　　　　｜集めた範囲を確かめる
件数を数える　　　　｜○　　　　｜　　　　　｜元の記録と件数を照らす
報告の文面を作る　　｜　　　　　｜○　　　　｜内容を確かめる
見直して共有する　　｜　　　　　｜　　　　　｜○（責任者が確かめて共有）

最初に仕組みにする：件数を数える手順（手間が大きく、間違えても社内で直せる）
確かめる人：集計の担当者　試す期間：2か月（これまでの数え方の結果と見比べる）

6. 使うときの注意

AIや表計算に任せた所も、最終的な結果の責任は人の側に残ります。確かめる人と方法を決めずに任せないでください。

職場のデータを使う仕組みを作るときは、使ってよいサービス、保存場所、閲覧できる人を、職場の決まりで確かめてください。

7. 今日できたこと

• 毎月くり返す作業を一覧に書き出せた。
• 作業を手順まで分けられた。
• 手順ごとに、式・AI・人の三つに分けられた。
• 最初に仕組みにする作業と、確かめる人を決められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：棚卸しができると、どこを楽にできるかが見えてきます。人が確かめる所を残して、一つずつ進めましょう。