作った仕組みを使ってもらう——使う人に合わせた1枚の使い方説明を作る

1. 今日の相談

「表計算とAIで、毎月の作業を楽にする仕組みを作りました。でも、皆に説明しても迷うようで、結局は自分が代わりに作業しています」

仕組みが使われない理由には、説明が作った人の目線になっていることのほか、権限や使う場面が合っていないこともあります。この記事では、説明の部分を整えます。使う人が知りたいのは、仕組みの作り方ではなく、自分が何をすればよいかです。そこで、使う人がする操作だけを番号付きで1枚にまとめ、困ったら止める所と連絡先、利用環境に合った戻し方を添えます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：説明を書くのが苦手でも大丈夫です。使う人に一度試してもらえば、どこを書けばよいかが分かってきます。

なぜ1枚に収めるのか：全部を読まなくても、操作を始められるようにするためです。細かい仕組みの説明は、別の資料にしておけば足ります。

なぜ使う人に試してもらうのか：作った人は、どこで迷うかが見えにくいものです。使う人が実際に迷った所が、説明に足りない所です。

3. 今日使うAI・道具

• 文書作成ソフト
• 作った仕組み（表計算のファイル、AIへの頼み方の文例など）
• ChatGPTなどの生成AI（説明の言い回しをやさしくするときだけ）

生成AIには、仕組みの中の実際のデータや社内の情報を入力しません。説明の文の言い回しを整えるときだけ使います。

4. 実際にやってみる

1. 使う人と、使う場面を決める

誰が、いつ、何のためにこの仕組みを使うのかを、1行で書きます。

使う人：月末に請求の準備をする担当
使う場面：毎月25日ごろ、先月の実績から請求の金額を出すとき

2. ファイルの使い方を一つに決める

仕組みのファイルを、どう使うかを決めます。おすすめは、編集を制限したひな形を一つ置き、毎月そこから作業用のファイルを作って使う形です。ひな形を直接書き換えないことで、式や設定が壊れにくくなります。

3. 使う人がする操作だけを、番号付きで書く

使う人が実際にする操作を、順番に書きます。一つの番号に一つの操作だけを書きます。

1. 共有フォルダの「請求_計算表_ひな形」をコピーして、「請求_計算表_2026年10月」を作る
2. 作ったファイルの「実績」のシートに、先月の実績を貼り付ける
3. 「結果」のシートで、対象の期間・件数・合計が、元の資料と合っているかを確かめる
4. 「要確認」の欄に印がある行は、元の記録で確かめる
5. 確認者の欄に名前と日付を入れる

「要確認」の行だけを見れば足りるのではなく、対象の期間・件数・合計も元の資料と照らします。作った人しか知らない操作（式の直し方、設定の変え方など）は書きません。

4. やってはいけないことを書く

・ひな形のファイルを直接書き換えない
・「結果」のシートの式を消したり、上書きしたりしない
・実際のお客様の情報をAIに入力しない

5. 困ったら止める所と、戻し方・連絡先を書く

戻し方は、使っている表計算ソフトの設定（自動保存が有効かどうかなど）によって変わります。自動保存が有効な環境では、「保存せずに閉じる」では元に戻らないことがあります。職場の環境で確かめた戻し方を書きます。

困ったら：
・式を消した／合計がおかしい → 追加の入力や削除を止める
・対象の表、シート、気づいた時刻、した操作を職場の決めた場所に記録して担当へ連絡
・戻す担当：復元権限のある担当。変更履歴や控え、ほかの人の作業への影響を確認して方法を決める
・自分の判断で、共有表全体を以前の版へ戻さない
・連絡先：担当（架空の担当者）

6. 使う人に試してもらい、迷った所を直す

まず担当者が、実データを含まない架空の控えと、試してよい操作・止める条件を用意します。正本は練習に使いません。使う人に1枚の説明を見て試してもらい、迷った所や質問された所を記録します。危険な操作へ進みそうなときは止め、説明と権限を確認してから直します。

直した例：
直す前「実績を貼り付ける」 → 迷った所「どのシートか分からない」
直した後「作ったファイルの『実績』のシートに、先月の実績を貼り付ける」

説明の言い回しを整えたいときは、生成AIに頼めます。

実務と無関係な次の固定の架空手順の文を、初めての人にも分かる言葉にしてください。番号と順番は変えず、ない操作を付け足さないでください。最後に空欄の文型も出してください。架空手順：1. 架空のひな形をコピーする。2. 架空の『実績』シートへ架空データを入力する。3. 期間・件数・合計を架空の元資料と照合する。

実際の仕組みの名前・手順・データを、匿名化しただけでAIへ貼りません。空欄の文型を承認された文書へ移し、正式な手順は人が元資料から記入します。

仕組みを作る前の棚卸しは、毎月くり返す作業を棚卸しする——AIと表計算に任せる所と、人が確かめる所に分けるにまとめています。作業そのものの手順書の作り方は、正式な作業を確認して、手順書・マニュアルにまとめるが使えます。

よくある失敗

• 作った人の目線で、仕組みの作り方まで書いてしまい、長くなる
• ひな形を直接書き換えて、式や設定が壊れる
• 「保存せずに閉じる」を戻し方として書き、自動保存の環境で元に戻らない
• 作った人が横で口頭で補ってしまい、説明に足りない所が見えない

5. 完成例

以下は架空の例です。

【請求の計算表 使い方（1枚）】
使う人：月末に請求の準備をする担当　使う場面：毎月25日ごろ

する操作
1. 「請求_計算表_ひな形」をコピーして、「請求_計算表_2026年10月」を作る
2. 作ったファイルの「実績」のシートに先月の実績を貼り付ける
3. 「結果」のシートで、期間・件数・合計を元の資料と照らす
4. 「要確認」に印がある行を、元の記録で確かめる
5. 確認者の欄に名前と日付を入れる

やってはいけないこと
・ひな形を直接書き換えない　・「結果」のシートの式を消さない

困ったら
・式を消した／合計がおかしい → 追加の操作を止め、表・シート・時刻・操作を記録して担当へ連絡
・担当者が変更履歴・控えと他の人の作業への影響を確認して対応を決める
・練習は架空の控えで行い、正本の式・設定・復元には触らない

例の作成日：2026年10月10日（実務で試した実績ではありません）

6. 使うときの注意

説明に書いた操作が、職場の決まり（データの扱い、承認の流れなど）と合っているかを、責任者に一度確かめてもらってください。

仕組みを直したときは、説明も同じ日に直します。説明と仕組みが合っていないと、使う人が迷います。

7. 今日できたこと

• 使う人と使う場面を、1行で書けた。
• ファイルの使い方（ひな形と作業用ファイル）を一つに決められた。
• 使う人がする操作だけを、番号付きで1枚にまとめられた。
• 困ったら止める所と、職場の環境に合った戻し方・連絡先を書けた。

今日は、使う人と使う場面を1行で書けただけでも十分です。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：一つの操作を、説明だけで試してもらえたら、引き継ぎの一歩です。迷った所を直しながら、少しずつ育てていきましょう。