自社の見積書を早く作る——品目と単価の表を一つ持ち、選んで数量を入れる形にする

1. 今日の相談

「お客様に出す見積書を、毎回一から作っています。単価を前の見積書から探して、計算して、条件を書いて……と、一件に時間がかかります。金額や条件を書き漏らしていないかも心配です」

見積書づくりを進めやすくするには、よく出す品目の標準の単価と、例外の条件を一つの表にまとめ、見積書の型では品目を選んで数量を入れると金額が出る形にします。あわせて、有効期限・含まないもの・支払条件など、毎回書く条件を型の決まった場所に置き、出した見積書は、出した時点の内容で保存します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：最初に単価の表を作るのは少し手間ですが、二件目から単価を探す手間を減らせます。

なぜ単価の表を一つにするのか：単価が見積書ごとにばらばらだと、探す時間がかかるうえ、古い単価を使ってしまうこともあります。標準の単価を一つの表にまとめれば、どの見積書も同じ単価から作れます。

なぜ出した見積書を別に保存するのか：見積書が単価の表を参照したままだと、単価の表を直したときに、もう出した見積書の金額まで変わってしまうことがあります。出した見積書は、そのときの金額と条件のまま残しておく必要があります。

単価の決め方、値引き、税の表示の仕方、契約の条件は、職場の責任者が決めたものに従ってください。この記事では、見積書を作る段取りを扱います。

3. 今日使うAI・道具

• 表計算ソフト
• 職場で決めた単価、過去の見積書、契約や取引の条件
• ChatGPTなどの生成AI（見積書の空の型の項目案や、式の書き方を聞くときだけ）

生成AIには、お客様の名前、実際の金額、取引の条件を入力しません。「見積書の空の型に入れる項目の案を出してください」のように、中身の入っていない形だけを相談します。

4. 実際にやってみる

1. 標準の品目と単価を、一つの表にまとめる（シート1）

品目番号｜品目・作業の名前｜単位｜標準の単価｜単価の版・適用開始日｜例外の条件（数量・契約による違い）｜メモ（含むもの・含まないもの）

過去の見積書から、よく出す品目を拾い出します。同じ品目で単価が違うものは、数量による違いや契約による違いなのかを確かめ、標準の単価と例外の条件を分けて書きます。例外を使うときは、責任者に確かめます。

2. 見積書の型を作る（シート2）

見積書の明細の行では、品目番号を入れると、品目の名前・単位・単価が単価の表から自動で入るようにします。数量を入れると、金額が式で出ます。品目番号が単価の表にないときは、空欄ではなく「要確認」と出るようにしておきます。

式の書き方が分からないときは、生成AIに次のように聞けます。

表計算で、シート2のA列に品目番号を入れると、シート1のA列から同じ品目番号を探し、B列の品目名とD列の単価を取り出す式を教えてください。見つからないときは「要確認」と出してください。実際のデータは入力しません。

AIが出した式は、架空の品目（見つかる番号と、見つからない番号）で試してから使います。

3. 毎回書く欄を、型の決まった場所に置く

・見積番号・発行日
・有効期限
・含まないもの（別料金になるもの）
・納期・作業の時期
・支払の条件（支払期限・方法）
・税の表示（職場で決めた形：税抜額・税額・税込額など）
・前提にしている条件（数量や範囲が変わったら金額も変わること）

欄が空いていたら、出す前に気づけます。

4. 出す前に、一回見直す

数量、単価、合計、税の表示、有効期限、含まないものを見直します。可能なら、作った人とは別の人がもう一度見ます。単価の表の「単価の版・適用開始日」が、今回の見積に合っているかも確かめます。

5. 出した見積書は、発行時の内容で保存する

出した見積書は、式のままにせず、値を固定した形（PDFなど）で、見積番号を付けて保存します。単価の表を直しても、出した見積書の金額が変わらないようにするためです。

6. 単価が変わったら、版と適用開始日を付けて表を直す

単価が変わったときは、単価の表に新しい版と適用開始日を書き、それ以降に作る見積書に使います。出した見積書の金額を、あとから変えることはしません。

見積もりを「頼む側」の書き方は、見積もり・相見積もりの依頼メールを、条件を盛らず誠実に書くにまとめています。出した見積書の有効期限が過ぎたときは、見積もりの有効期限を過ぎたら、条件・在庫・新しい期限を確認するメールを書くが使えます。

よくある失敗

• 見積書が単価の表を参照したままで、単価を直したら出した見積書の金額も変わる
• 数量や契約による例外の単価を、標準の単価で上書きしてしまう
• 発行日がなく、「発行日から30日」の有効期限が分からない
• 含まないものを書かず、あとで「それも入っていると思った」と言われる

5. 完成例

以下は架空の例です。

【見積書】見積番号 Q-2026-101　発行日 2026年10月10日
架空の会社 様
品目番号｜品目　　　　　｜単位｜単価　　｜数量｜金額
A-01　　｜作業A（標準）　｜回　｜10,000円｜2 　｜20,000円
B-03　　｜部品B　　　　　｜個　｜1,500円 ｜10　｜15,000円
X-99　　｜要確認　　　　｜　　｜　　　　｜1 　｜要確認 → 品目番号を確かめる
小計 35,000円（税の表示は職場で決めた形で記載）

有効期限：発行日から30日（2026年11月9日まで）
含まないもの：出張費、追加の作業
納期：ご注文から2週間
支払の条件：月末締め翌月末払い
前提：数量・範囲が変わる場合は、改めてお見積りします
保存：Q-2026-101.pdf（発行時の内容で保存）

6. 使うときの注意

見積書の金額と条件は、お客様との約束の前提になります。単価・税の表示・値引き・支払の条件は、職場の決まりに従い、出す前に責任者の確認が必要かを確かめてください。

単価の表は、社内の大事な情報です。保存場所と、見たり直したりできる人を決めておきます。

7. 今日できたこと

• 標準の品目と単価、例外の条件を、一つの表にまとめられた。
• 品目を選んで数量を入れると金額が出る見積書の型を作れた。
• 毎回書く欄を、型の決まった場所に置けた。
• 出した見積書を、発行時の内容で保存する決まりを作れた。

今日は、よく出す品目を三つ、単価の表に書けただけでも十分です。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：単価の表が一つにまとまると、見積書は「選んで、数えて、確かめる」仕事になります。条件の欄まで埋まっているかを、最後に見ましょう。