担当変更のお知らせを、相手が困らない順番で書く

1. 今日の相談

「担当が変わることになりました。理由やあいさつを書いていると長くなり、新しい連絡先が埋もれてしまいます」

担当変更のお知らせで相手が知りたいのは、主にいつから変わるか、誰が引き継ぐか、今後どこへ連絡するか、進行中の用件はどうなるかです。

AIは情報の順番を整える助けになります。ただし、人事上の理由や引き継ぎ状況を推測させず、職場で公表してよい範囲だけを使います。

2. 大丈夫です

ほー先輩：事情を詳しく説明せんでも、相手が次に連絡できる情報があれば大丈夫やで。

退職、異動、休職などの事情は、本人と職場が公表を決めた範囲だけにします。「一身上の都合」「社内の担当変更により」など、必要最小限で構いません。

感謝を伝える文章と、実務の引き継ぎ情報を分けると読みやすくなります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、職場で確認した変更日、新担当者名、連絡先、進行中の用件一覧です。公表前の人事情報、本人の健康や家庭の事情、社内評価はAIへ渡しません。

新担当の氏名やメールアドレスをAIへ渡さなくても、「B」「新担当の共通窓口」のような記号で文章の形を作れます。実名はAIの画面に戻さず、承認されたメール画面で人が入れます。

4. 実際にやってみる

1. 公表してよい四つの事実を確認する

変更日、新担当、今後の連絡先、進行中の用件の扱いを確認します。未確認の項目は空欄か「要確認」にします。

2. 相手が困る順に並べる

最初に担当変更、次に変更日、新担当と連絡先、進行中の用件、最後にあいさつを置きます。

3. AIへ下書きを頼む

以下の情報から、取引先への担当変更メールを作ってください。
変更日、新担当、今後の連絡先、進行中の用件の順に書いてください。

入力にない退職理由、異動理由、引き継ぎ状況、相手との関係は推測しないでください。
個人的な事情は付け足さず、未確認の箇所は「要確認」としてください。
丁寧ですが、長すぎない文章にしてください。

【情報】
（公表してよい内容だけを、名前を置き換えて入力）

4. 「引き継ぎ済み」を確認する

実際に共有していない案件まで「すべて引き継いでおります」と書かないようにします。完了していない場合は「順次引き継いでおります」など、職場で確認した表現に直します。

5. 宛先と連絡先を最後に確認する

会社名、氏名、役職、メールアドレス、電話番号、変更日を元資料と照らしてから送ります。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：担当者変更のお知らせ

B社 A様

いつもお世話になっております。
このたび、8月1日より貴社の担当をCからDへ変更することとなりました。

今後のご連絡は、Dまたは下記の共通窓口へお願いいたします。
メール：要確認
電話：要確認

現在進行中の案件Xについては、CとDで内容を確認しております。
次回のご連絡はDより差し上げます。

これまでCに賜りましたご厚情に御礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。

連絡先が未確認のため、AIが架空のアドレスを作らず「要確認」と残しています。進行中の案件についても、実際に確認した範囲だけを書きます。

6. 使うときの注意

担当変更は、人事情報や個人情報を含むことがあります。誰に、いつ、何を伝えるかを職場で確認してから文章を作ります。

社内向けの業務引き継ぎを先に整理する場合は、業務引き継ぎ書を作る方法へ。新しい担当者本人のあいさつ文は、着任・自己紹介のあいさつ文が使えます。

7. 今日できたこと

• 公表してよい担当変更情報を四つに整理できた。
• 個人的な事情を書きすぎずに下書きを作れた。
• 引き継ぎ状況を事実の範囲で表現できた。
• 新担当の連絡先と変更日を人が確認できた。

相手がこれから迷わない情報を先に置けば、短くても丁寧な担当変更のお知らせになります。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：相手の心配は「次は誰に聞けばええんやろ」や。そこを先に答えたら、やさしいお知らせになるで。