夏季休業のお知らせを、期間・急ぎの連絡先・再開日の三点で伝える

1. 今日の相談

「夏季休業のお知らせを出したいのですが、何をどこまで書けばいいか、毎年迷いながらその場で作っています」

書くのは三点だけです。休む期間、休業中の急ぎの連絡先（対応できる場合）、通常営業の再開日。これを掲示・メール・Webで同じ内容にします。

2. 大丈夫です

ほー先輩：あれこれ書かんでええ。読み手が知りたいのは「いつまで休みで、いつから普通か」や。

AIには掲示とメールの型を作ってもらいます。期間と連絡先は職場で決定した内容だけを使います。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の条件です。担当者の個人携帯番号などはAIへ渡さず、掲載するかどうかも職場で決めます。

休業中の対応範囲（緊急対応の有無）をAIに決めさせません。できない約束を書かないことが信頼につながります。

4. 実際にやってみる

1. 三点を確定する

期間（◯月◯日〜◯月◯日）、休業中の連絡の扱い（対応なし・メールのみ・緊急窓口あり）、再開日を責任者と確定します。

2. AIへ掲示とメールの型を頼む

次の架空の条件で、夏季休業のお知らせを2種類作ってください。
①店頭掲示用（大きな文字で読める短さ）②取引先へのメール用（丁寧な文）。
どちらも「休業期間」「休業中のご連絡について」「通常営業の再開日」の三点だけにしてください。
お詫びは短く、理由の説明や言い訳は書かないでください。
メールには「ご不便をおかけしますが」の一言を添えてください。

【架空の条件】
・休業：8月13日〜8月16日
・休業中：メールのみ受付（返信は17日以降）
・再開：8月17日から通常営業

3. 出す時期を決める

掲示とWebは2週間前、取引先へのメールは業務に影響する相手から3週間前を目安に出します。

4. 全部の場所で同じ内容にする

店頭・メール・Webサイト・留守番電話の案内を同じ三点でそろえます。違う情報が混ざると問い合わせが増えます。

5. 来年用に保存する

作った文面を「夏季休業テンプレ」として保存し、来年は日付だけ差し替えます。

5. 完成例

【店頭掲示】
夏季休業のお知らせ

8月13日（木）〜 8月16日（日）は
お休みをいただきます。

期間中のご連絡はメールのみ承ります
（ご返信は17日以降になります）。

8月17日（月）から通常営業いたします。

6. 使うときの注意

「緊急時は対応します」と書くのは、本当に対応できる体制がある場合だけにします。留守番電話やメールの自動返信も同じ内容に更新し、再開日に戻すところまでを一連の作業にします。取引先で締切に関わる相手には、掲示より先に個別連絡します。

7. 今日できたこと

• 三点に絞った案内を作れた。
• 掲示とメールで内容をそろえられた。
• 来年に使い回せるテンプレとして残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：ちゃんと休むんも仕事のうちや。案内を出したら、あとは気持ちようお盆を迎えてな。