やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「先週、夏祭りが終わって反省会をしたんです。『受付の列が長かった』『雨天の判断が遅れた』——いい意見がたくさん出ました。でも去年もきっと同じような会をしたはずなのに、今年の準備で去年の反省を見た記憶がなくて。私のこの走り書きも、たぶん来年誰も見ない。毎年ゼロからやり直してる気がします」
これは「メモを取っていない」問題ではありません。反省が「その日の記録」の形のままで、「来年読む形」になっていない問題です。来年の担当者が知りたいのは議論の経過ではなく、「結局どうすることになったのか」「最初に何を確認すればいいのか」だけ。形が違うから、届かないのです。
振り返りの整理では自分の学びを、アンケートのまとめではみんなの声を扱いました。今日は組織の記憶を、時間差で引き継ぐやり方です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。反省会の声がちゃんと手元にあるんやから、まず正式な記録へ残して、決まったことと未決定を分けよ。AIを使うなら、架空の例で「来年読む形」を試すところまでや。
2つ目が今日の肝です。
- 反省メモには「受付が混乱した」のような文が並びます。ここでAIに原因をまとめさせると、メモにない「〜が原因と思われる」という推測が混ざりがちです。書いていない原因・責任・評価は、AIに作らせません
- 職員名・施設名を記号に変えても、具体的な日付・場所・人数・珍しい出来事の組み合わせから個人や職場が分かることがあります。実際の反省メモはAIへ渡さず、事故・けが・苦情・個別配慮は職場の正式な様式と担当経路で扱います
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT … 実在の人・施設・行事・日時・場所・事故等を含まない架空の振り返りから、引き継ぎメモの型を作る場合に使います。
職場で承認された環境でも、実際の行事記録をこの目的で入力してよいかは別に確認します。入力可否が分からない場合は、この記事の架空例だけを使います。
4. 実際にやってみる
ステップ1：正式な記録と決定を先に確認する
反省会の議事録、行事計画、事故・苦情等の正式記録を確認します。「決定」「候補」「未確認」を人が分け、決定者と記録先も確認します。実際の記録はAIへ移しません。
ステップ2：架空の振り返りで、型を試す
以下はすべて架空の練習例
・受付の列が最大20分待ちになった（受付2名では足りなかった）
・雨天プログラムへの切り替え判断が開始30分前で、掲示が間に合わなかった
・出し物の音響トラブル。予備のスピーカーで対応できた
・片付けは去年より30分早く終わった（前日に道具を分類しておいたのが良かった）
・来年は受付を3名にする、と反省会で決定
・雨天判断を「前日夕方に仮決定」にする案が出た（決定はしていない）
ポイント：反省会で「決まったこと」と「案が出ただけのこと」を区別して書いておくことです。ここが混ざると、来年「決まってたはず」の混乱が起きます。
ステップ3：ChatGPTに、固定の練習例で頼む
固定の練習例「町内会の清掃を終えて次の担当へ渡す」を見本に、来年の担当者向けの「引き継ぎメモ」の空欄の型を作ってください。 ①「来年こうすると決まったこと」「来年の担当者が最初に確認すること」「残った課題（未決定）」の3つの見出しに分けてください。 ②うまくいったことも「続けること」として残してください。 ③事実の意味を変えず、メモに書かれていない出来事・原因・理由・責任・感情・評価・診断を推測して書き足さないでください。不明な点は「要確認」としてください。
「行事名・時期」「振り返り」の欄は空欄にし、実在の人、施設、行事、日時、場所、事故は入力しないでください。 各欄の末尾に「当日の記録・次回担当者へ戻る」と添えてください。
ステップ4：実際の引き継ぎはAIの外で作る
- AIが作った見出しと並び順だけを承認済みの記録へ移し、実際の内容は元の議事録・計画・記録から人が記入します
- 「決まったこと」欄に、決まっていないものが昇格していないかを確認します
- 引き継ぎメモは、職場のルールに沿って、必要な職員だけが見られる保管場所へ。来年の担当者が確認できる場所を、職場で決めておきます
- 反省の中身そのもの（何を変えるか）は、メモの整理とは別に、職場の話し合いで決める——AIは決定に加わりません
ほー先輩：「決まったこと」と「案」の区別だけは、AIやのうて、その場におった人しか守られへん線やで。
5. 完成例
架空の例で見てみましょう。ステップ1のメモから、こんな引き継ぎメモが返ってきます。
アフター（ChatGPTが整えた引き継ぎメモ・抜粋）
# 夏祭り 引き継ぎメモ（来年の担当者へ）
## 来年こうすると決まったこと
・受付は3名体制にする（今年2名で最大20分待ちが発生）
## 続けること（今年うまくいったこと）
・道具の前日分類（片付けが30分短縮できた）
・音響の予備スピーカー準備（当日のトラブルに対応できた）
## 来年の担当者が最初に確認すること
・雨天プログラムの切り替え判断の時期（今年は30分前で掲示が間に合わず。
「前日夕方に仮決定」案あり——未決定。要確認）
## 残った課題（未決定）
・雨天判断のルール化（案は出たが決定していない）
「決まったこと」と「未決定」がはっきり分かれているので、来年の担当者は準備会議の議題がこのまま決まる——それがこのメモの値打ちです。
6. 使う前に確認したいこと
守る線は3つ。実際の反省メモをAIへ渡さず、架空例で型だけを作る。事故やけがに関わる反省は、このメモではなく職場の正式な報告様式で扱う（ヒヤリハットの記録の線引きと同じです）。そして「何を変えるか」の決定は職場の話し合い——AIが整えるのは、架空例での並べ方までです。
行事の手順そのものを残したいときは、手順書づくりと組み合わせると、来年はさらに楽になります。
7. 今日できたこと
- 反省会の走り書きが、来年の担当者が最初に読む一枚になった。
- 「決まったこと」「最初に確認すること」「未決定の課題」を分ける、引き継ぎの型を覚えた。
- 実際の反省メモをAIへ渡さず、原因や責任を推測させない安全な線引きが分かった。
来年の反省会のあとも、同じ型で10分。行事のたびに、職場に記憶が積み上がっていきます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：毎年ゼロからやり直してた準備が、来年は「去年の一枚」から始まる。これはな、あなたが楽になるだけやのうて、次の担当者への思いやりでもあるんや。反省会の熱がいちばん高い今日のうちに、10分だけ。一年後のみんなが、今日のあなたに感謝するで。