備品の在庫不足を、現在数・必要数・必要日から補充依頼する

1. 今日の相談

「プリンター用紙が少なくなりました。何箱お願いすればよいか自信がありません」

補充依頼は、品目、規格、現在数、使用予定、必要数、必要日、発注単位、承認先を在庫表からそろえます。AIに数量や価格を決めさせません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：棚を見て、使う予定を見て、必要な差だけ出そ。

「念のため多めに」ではなく、確認できる在庫と予定から不足分を出すと、承認する人も判断しやすくなります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、在庫表、現物、利用予定、購入ルール、最新の見積やカタログです。取引先の口座、個人連絡先、社内の予算総額はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 品目と規格を特定する

正式名称、型番、サイズ、単位を現物と在庫表で確認します。似た商品を混ぜません。

2. 現在数と使用予定を確認する

棚の数、予約済みの使用、入荷待ちを確認します。ほかの場所の在庫も重複して数えません。

「現在数」には、開封済み、使用予定として取り置き済み、破損・期限切れ、発注済み未入荷を混ぜません。平均使用量が分かる場合も、急な行事や繁忙期の予定と分けて記録します。必要数を計算する材料はAIへ渡せますが、発注数は最新の発注単位と承認上限を見て人が決めます。

3. AIへ依頼文の下書きを頼む

以下は架空の備品補充メモです。
「品目と規格」「現在数」「使用予定」「必要数と必要日」
「発注単位」「確認してほしいこと」の順で、短い補充依頼を作ってください。

メモにない数量、価格、在庫、納期、承認状態を付け足さないでください。
不明な箇所は「要確認」と残してください。

【備品補充メモ】
（職場や取引が分かる情報を置き換えた内容）

4. 最新価格と発注単位を確認する

AIの一般情報ではなく、最新の見積、カタログ、発注システムで確認します。

代替品を使える場合は、互換性、サイズ、品質、安全条件、利用する人への影響を確認します。価格だけで別製品へ置き換えず、承認済みの品目かを見ます。最小注文数、送料、納品場所、定期発注との重複も、発注前の画面で確かめます。

5. 入荷後に在庫表を更新する

受領数、保管場所、残数を記録し、同じ補充依頼が重ならないようにします。

5. 完成例

以下は架空の例です。

品目：A4コピー用紙／500枚入り
現在数：未開封2冊
使用予定：来週の研修資料で約1,200枚
必要数：要確認（発注単位は1箱5冊）
必要日：7月22日

必要数をAIが丸めず、発注単位を確認してから決める形です。

6. 使うときの注意

価格、在庫、納期は変わります。発注前に最新の購入先と承認ルールを確認し、メールだけで発注を確定しません。

薬品、危険物、個人管理品などは、通常の備品と同じ手順にせず専用の管理ルールを優先します。

入荷時は、発注数と受領数、規格、破損、使用期限を確認します。不足や誤納があれば在庫表を予定数へ先に増やさず、受領記録と取引先への確認を分けます。保管場所を変えた場合は、探す人が迷わないよう在庫表と棚表示を同時に直します。

7. 今日できたこと

• 品目と規格を特定できた。
• 現在数と使用予定を分けられた。
• 数量や価格をAIに作らせず要確認を残せた。
• 入荷後に在庫表を更新できた。

購入条件をそろえてから発注する場合は、発注前に数量・金額・納期を確認する方法へ続けられます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：補充は「買う」までやなく、届いて表を直すまでが一つやで。