やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「人員の都合で予約枠を減らします。すでに予約した方へ影響を出さず、案内もそろえたいです」
変更前に、既存予約、新規受付、告知場所、代替候補、個別連絡、再開日、担当者を確認します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：予約枠を減らすことと、受けた予約を変えることは別に見よな。
まず既存予約への影響を切り分けると、新規受付だけを安全に調整できるか判断しやすくなります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の予約運用メモです。予約者名、連絡先、日時、決済、相談内容、管理画面の写し、ログイン情報はAIへ渡しません。
AIは確認表と告知文の下書きだけに使います。予約変更、キャンセル、返金、優先順位は正式なルールと担当者が判断します。
4. 実際にやってみる
1. 既存予約への影響を確認する
変更対象の期間と枠を正式画面で確認し、予約済みの枠を勝手に閉じません。
2. 新規受付と代替を決める
受付を止める枠、残す枠、別日・別方法の候補を職場で決めます。代替を約束できない場合は「要確認」とします。
3. 告知場所を一覧にする
予約ページ、Webサイト、店頭、SNS、自動返信など、同じ情報が出る場所を洗い出します。
4. AIへ確認表を頼む
次の架空の予約運用を、予約枠を減らす前後の確認表にしてください。
「既存予約」「新規受付」「告知場所」「代替候補」「個別連絡」「再開日・見直し日」「担当者」「要確認」に分けてください。
予約変更、キャンセル、返金、代替の確約を推測しないでください。
実際の予約者情報を入力する欄は作らないでください。
5. 変更後に表示を照合する
公開枠、案内、自動通知が同じ内容か確認し、再開日または見直し日を記録します。
5. 完成例
【既存予約】変更対象と分けて確認
【新規受付】架空の期間だけ一部枠を停止
【告知場所】予約ページ、Web、店頭、自動返信
【代替候補】別日を案内できるか要確認
【再開日・見直し日】担当者が日付を決める
【変更後】公開枠と案内文を人が照合
6. 使うときの注意
予約済みの方への変更や不利益をAIだけで決めません。緊急時や安全上の停止は、通常の案内作成より職場の緊急手順を優先します。
7. 今日できたこと
- 既存予約と新規受付を分けられた。
- 告知場所と代替候補を整理できた。
- 再開日または見直し日を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：閉じる枠だけやなく、残す約束と戻す日まで見えたら安心やで。
予約枠を公開する前は定員・締切・変更方法の確認、受付を止める案内は一時停止の確認へ進めます。