やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「文字起こしを同僚と一緒に確認したいです。メンバーへ追加すると、どの録音まで見えるのでしょうか」
招待前に、目的、招待する人、対象データ、初期の閲覧範囲、役割、操作権限、通知、点検日、退出後の処理へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：まず一人、テスト用の一件で、見える範囲を確かめてもええで。
AIには確認表の型だけを頼みます。招待してよい人、見せてよい録音、編集・共有・削除の権限は、職場ルールとサービスの公式画面で人が決めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の共同作業条件です。録音、文字起こし本文、参加者名、メールアドレス、実アカウント、招待URL、パスワード、認証コードはAIへ渡しません。
AIに必要権限、招待可否、設定成功、異動・退職時の削除完了を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 共同作業の目的を一つにする
誤字確認、決定事項の確認、正式記録への転記など、今回一緒に行う作業を一つに絞ります。
2. 最初から見える範囲を確認する
新しく招待した人が、対象の一件だけでなく過去の録音、フォルダ、共有済みデータまで見られるかを公式情報で確認します。
3. 役割ごとの操作を分ける
閲覧、編集、書き出し、共有、メンバー追加、削除を分けます。役割名だけで判断せず、実際にできる操作を確認します。
4. AIへ確認表の型を頼む
次の架空の共同作業条件だけを使い、文字起こし作業スペースのメンバー招待前確認表を作ってください。
「目的」「招待する人の条件」「対象データ」「初期の閲覧範囲」「役割」「閲覧・編集・共有・削除」「通知」「点検日」「異動・退職時」「要確認」に分けてください。
必要権限、招待可否、設定成功、削除完了を推測しないでください。
録音、文字起こし本文、実名、メールアドレス、実アカウント、招待URL、認証情報を入力する欄は作らないでください。
【架空の共同作業条件】
（書く）
5. テスト用データと別アカウントで確かめる
承認された架空データで招待し、対象外のデータが見えないか、操作できないはずの機能が使えないかを確認します。
5. 完成例
【目的】架空会議Aの決定事項を二人で照合する
【招待する人の条件】職場で承認された確認担当者
【対象データ】架空会議Aのテスト用文字起こしだけ
【初期の閲覧範囲】過去フォルダまで見えるか公式画面で要確認
【役割】閲覧とコメントを候補に人が決定
【共有・削除】操作可否を別アカウントで確認
【点検日】共同確認の終了日に権限を見直す
【異動・退職時】メンバー削除、共有リンク、保存済み複製を別々に確認
AIが権限を決めず、公式画面と小さいテストへ戻しています。
6. 使うときの注意
メンバーを削除しても、書き出したファイルや受信者が保存した複製まで自動で消えるとは限りません。共有範囲、ダウンロード、保存先を最初から必要最小限にします。
管理者権限は便利さだけで付けません。招待できる人、設定を変えられる人、データを削除できる人を分けて確認します。
7. 今日できたこと
- 招待の目的と対象データを絞れた。
- 閲覧・編集・共有・削除を分けられた。
- 異動・退職後の権限点検まで残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：入る入口だけやなく、役目が終わったあとの出口も先に作っとこな。
共有リンクを使う場合は閲覧者・期限・ダウンロードを確認する方法、データ削除前は正式記録と保存期限を確認する方法へ進めます。
