AIに手順を並べ替えてもらう前に、変えてはいけない順番と確認先を決める

1. 今日の相談

「作業手順が行ったり来たりして読みにくいです。AIに分かりやすい順へ並べ替えてもらってよいでしょうか」

依頼前に、目的、開始条件、固定する前後関係、並べ替え候補、同時にできる作業、確認元、判断者、戻し方へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：まず動かしたらあかん順番へ印を付けたら、AIの案を比べやすいで。

AIには架空の短い手順で並べ替え候補を作ってもらいます。安全、法令、承認、品質確認に関わる順番は、正式手順と担当者が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと個人・機密情報を除いた架空の手順です。実在する顧客情報、認証情報、事故対応、設備の秘密情報、未公開の業務手順はAIへ渡しません。

AIに省略してよい工程、安全な順番、同時実行の可否、承認完了、正式版への採用を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 手順の目的と開始条件を書く

誰が、何を終えるための手順か、どの状態から始めるかを一文にします。

2. 変えてはいけない前後関係へ印を付ける

安全確認のあとに実行する、承認後に公開するなど、理由のある順番を正式資料から確認します。

3. 並べ替えてよい候補を分ける

準備物をまとめる、同じ画面の操作を近づけるなど、順番を変えても結果に影響しないか人が確認します。

4. AIへ候補だけを頼む

次の架空の作業手順を、読みやすい並びの候補にしてください。
「固定する順番」は変えず、「並べ替え候補」だけを動かしてください。
省略してよい工程、安全な順番、同時実行の可否、承認完了を推測しないでください。
変更した箇所と、確認が必要な箇所を分けてください。

【目的】
（書く）
【固定する順番】
（書く）
【並べ替え候補】
（書く）

5. 元手順と一行ずつ比べる

追加、削除、移動を色や記号で分け、担当者が正式資料と照合します。元の手順を上書きせず、短い範囲で試します。

5. 完成例

【目的】架空の掲示物Aを確認して掲出する
【固定する順番】内容確認 → 承認 → 掲出
【並べ替え候補】用紙準備・掲出場所確認・必要部数確認
【変更案】準備項目を最初にまとめる候補
【要確認】掲出場所確認を承認前に行えるか
【確認元】承認された手順書

固定する順番は変えず、動かせるか不明な箇所を「要確認」に残しています。

6. 使うときの注意

文章として自然でも、実務では設備の待ち時間、権限、衛生、安全、法令、承認などの理由で順番が固定されている場合があります。

AI案を正式手順へ直接貼り替えず、元版、変更案、確認者、確認日、戻し方を残します。

7. 今日できたこと

• 変えてはいけない順番を先に決められた。
• 並べ替え候補だけをAIへ頼めた。
• 元手順を残して一行ずつ比較できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：読みやすくなっても、安全の確認が後ろへ動いてへんか最後に見よな。

手順書の作り方は誰でも迷わない形へ整える方法、長いチェックリストは目的・頻度・担当から減らす方法へ進めます。