やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会議の文字起こしを共有リンクで送りたいです。リンクを知っている人なら誰でも見える状態にならないか心配です」
作成前に、共有対象、閲覧者、権限、期限、ダウンロード、再共有、保存先、終了後の処理へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：共有リンクは便利やけど、送った先で増える可能性まで先に見とこな。
AIには確認表の型だけを頼みます。共有してよい相手、閲覧権限、ダウンロード可否、保存期間、削除方法は、参加者への案内と職場ルール、サービスの公式情報で人が確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の共有条件です。録音、文字起こし本文、参加者名、会議URL、実際の共有URL、パスワード、認証コードはAIへ渡しません。
AIに共有可否、閲覧者の適格性、権限設定の成功、期限後の削除完了を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 共有する範囲を小さくする
全文が必要か、決定事項だけでよいかを確認します。不要な発言、個人情報、未確認事項は共有対象から外します。
2. 閲覧者と権限を分ける
招待した人だけか、リンクを知る人全員か、閲覧だけか、編集やダウンロードもできるかを公式画面で確認します。
3. 期限と終了後の処理を決める
リンクの期限、権限を外す担当、サービス上の削除、受信者が保存した複製の扱いを分けます。
4. AIへ確認表の型を頼む
次の架空の共有条件だけを使い、文字起こし共有リンクの作成前確認表を作ってください。
「共有対象」「閲覧者」「閲覧・編集権限」「ダウンロード」「再共有」「期限」「保存先」「終了後の処理」「要確認」に分けてください。
共有可否、閲覧者の適格性、権限設定の成功、削除完了を推測しないでください。
録音、文字起こし本文、実名、会議URL、共有URL、パスワードを入力する欄は作らないでください。
【架空の共有条件】
（書く）
5. 別の端末と受信者側で確認する
承認されたテスト用情報で開き、対象外の人が見えないか、ダウンロードの表示、期限後の挙動を確認します。
5. 完成例
【共有対象】架空会議Aの決定事項だけ
【閲覧者】職場で承認された参加者
【閲覧・編集権限】公式画面で要確認
【ダウンロード】職場ルールと設定画面で要確認
【再共有】許可範囲を担当者へ確認
【期限】会議後7日を候補に人が決定
【保存先】承認された議事録保管場所
【終了後の処理】権限解除とデータ削除を別々に確認
AIが共有可否や権限を決めず、公式画面と職場の確認へ戻しています。
6. 使うときの注意
共有リンクを無効にしても、受信者がダウンロードしたファイルや画面の写しまで自動で消えるとは限りません。最初から共有範囲を必要最小限にします。
会議を録音・文字起こしするときは、共有以前に録音目的、外部クラウド送信、閲覧者、保存と削除、断っても不利益がないことを伝えます。
7. 今日できたこと
- 共有する本文と共有しない情報を分けられた。
- 閲覧・編集・ダウンロードを別々に確認できた。
- 期限後の権限解除と削除を別々に残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：便利なリンクほど、誰がいつまで見られるかを短い言葉で残そな。
録音前の説明は会議を録音する前の案内方法、一般的な外部共有リンクは見る人・期限・ダウンロードを確認する方法へ進めます。
