やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「小さな職場で、同じ問い合わせに二人が別々に返信してしまいました。逆に、誰も手をつけていなかった仕事が数日放置されていたこともあります」
かぶりや抜けは、担当や状態が共有されていないときに起こりやすくなります。ただし、入口の分散、期限・優先度の未確認、担当者の不在など原因は複数あります。まず、正式な仕事番号、担当、状態、次の確認時刻を一つの基準で見られるようにします。
2. 大丈夫です
ほー先輩：かぶりが起きる職場は、実はみんな真面目なんや。真面目な人が二人おって、名前を書く場所がない。それだけのことやで。
AIにはボードの型と運用ルールを作ってもらいます。ホワイトボードでも紙でも、いつもの連絡ツールでも作れます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場にあるホワイトボード（または紙・連絡ツールの固定メッセージ）です。
お客様の名前・連絡先・相談内容などはボードへ書きません。正式な受付台帳等で発行した内部番号だけを載せ、詳細はアクセス権限のある元記録へ戻ります。「7/◯着の問い合わせ」だけでも少人数の職場では個人が分かる場合があるため、独自の呼び方で済ませません。
4. 実際にやってみる
1. AIへボードの型を頼む
小さな職場向けの「担当見える化ボード」の型を作ってください。
・列は「未着手」「着手中」「確認待ち」「完了」の四つ
・カードは「正式な仕事番号」「期限・優先度」「担当」「最終更新」「次の確認時刻」だけ
・運用ルールを5行以内で：正式な受付記録から番号を登録／担当と状態を更新してから着手／担当変更を履歴へ残す／決めた時刻に未着手と確認待ちを見る／個人情報や相談内容は書かない
・ホワイトボード運用と、紙で運用する場合の両方の作り方を短く
2. 仕事の入口を一か所に集める
電話・来客・メールの依頼を、まず職場の正式な受付記録へ残し、そこで発行した番号をボードへ載せます。緊急対応・事故・機密情報・人事労務など、別の正式手順がある仕事はボードへ集約せず、その手順を優先します。
3. 着手時に担当・状態・時刻を更新する
担当名だけでは、止まっているのか引き継いだのか分かりません。着手中・確認待ちなどの状態、最終更新、次に確認する時刻も残します。急ぎの安全対応は記入を待たず正式手順で動き、落ち着いた時点で記録を補います。
4. 決めた時刻に未着手と確認待ちを見る
夕方だけでは遅い仕事もあるため、職場の受付時間と期限に合わせて確認時刻を決めます。未着手、期限超過、担当不在、確認待ちを見て、担当変更や責任者への相談が必要か判断します。確認しても漏れがゼロになるとは限りません。
5. 1週間で振り返る
「ボードに載せる仕事の大きさ」は職場によって違います。1週間使い、二重対応・未着手・更新されないカードが何件あったかを確認して調整します。一度作って完成とはしません。
なぜ仕事の入口を一か所に集めるのか：仕事の依頼がメール・口頭・チャットに分かれていると、二人が同じ仕事をしたり、誰も手を付けなかったりします。入口を一か所に集め、担当・状態・確認の時刻を書いておくと、かぶりと抜けに早く気づけます。
よくある失敗
- 依頼の入口がばらばらのまま、ボードだけを作る
- 手を付けたときに、担当と状態を更新しない
- 決めた時刻に、未着手と確認待ちを見直さない
- 振り返りをせず、合わない決まりのまま続けてしまう
5. 完成例
【架空の担当ボード】
未着手：業務番号A／期限・優先度は元記録参照
着手中：業務番号B／担当スタッフA／最終更新 午前
確認待ち：業務番号C／担当スタッフB／次回確認 午後
完了：業務番号D／完了記録は正式台帳へ
ルール：
・受付は正式台帳へ残し、ボードには内部番号だけ
・担当／状態／最終更新／次の確認時刻を更新
・緊急・機密・人事労務はそれぞれの正式手順へ
近い場面の記事として、回覧板テンプレと確認の方法もあります。
近い場面として、「なんとなく忙しい」を、1週間の時間ログで見える化するもあります。
6. 使うときの注意
連絡ツールで運用する場合は、閲覧権限、編集権限、更新履歴、通知が職場の条件に合うか確認します。複数の台帳が必要な仕事もあるため、「一つだけ」を絶対にせず、どれを正式記録とするか、どこには参照番号だけを書くかを決めます。長期案件・事故・個人情報を含む相談などは、それぞれの正式な管理へ戻します。
7. 今日できたこと
- 原因を一つに決めつけず、担当と状態の共有から見直せた。
- 個人情報を置かず、正式記録の内部番号で参照できた。
- 未着手・確認待ちを見る時刻と、相談先を決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：ボードは漏れゼロの証明やない。止まってる仕事に気づいて、正式な記録へ戻るための案内板やで。