仕事の「かぶり」と「抜け」を、担当の見える化ボードで防ぐ

1. 今日の相談

「小さな職場で、同じ問い合わせに二人が別々に返信してしまいました。逆に、誰も手をつけていなかった仕事が数日放置されていたこともあります」

かぶりと抜けは同じ原因から起きます。「誰がやるか」がどこにも書かれていないからです。対策は、仕事の置き場を一つにして、着手する人が名前を書く——それだけです。

2. 大丈夫です

ほー先輩：かぶりが起きる職場は、実はみんな真面目なんや。真面目な人が二人おって、名前を書く場所がない。それだけのことやで。

AIにはボードの型と運用ルールを作ってもらいます。ホワイトボードでも紙でも、いつもの連絡ツールでも作れます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、職場にあるホワイトボード（または紙・連絡ツールの固定メッセージ）です。

お客様の名前など個人情報はボードに書かず、「7/◯着の問い合わせ」のような呼び方にします。詳細は元の記録を見に行く形です。

4. 実際にやってみる

1. AIへボードの型を頼む

小さな職場向けの「担当見える化ボード」の型を作ってください。
・列は「入ってきた仕事」「やる人（名前）と着手中」「完了」の三つ
・運用ルールを5行以内で：仕事が来たらまず左の列へ／やる人は自分の名前を書いてから着手／終わったら完了へ移す／夕方に抜け（名前のない仕事）がないか全員で見る／お客様の個人情報は書かない
・ホワイトボード運用と、紙で運用する場合の両方の作り方を短く

2. 仕事の入口を一か所に集める

電話メモ・来客・メールで受けた依頼を、まず全部ボードの左列へ。「受けた人のポケットに入ったまま」が抜けの温床です。

3. 着手は「名前を書いてから」

書く前に手をつけない、が唯一のルールです。名前が書いてあれば、他の人は安心して別の仕事へ向かえます。

4. 夕方に「名前のない仕事」を見る

一日の終わりに左列を全員でひと目見て、残っている仕事の担当を決めます。抜けはこの1分でゼロになります。

5. 1週間で振り返る

「ボードに載せる仕事の大きさ」は職場によって違います。1週間使ってみて、細かすぎ・粗すぎを調整すれば完成です。

5. 完成例

【架空の担当ボード（ホワイトボード）】
┌─入ってきた仕事──┬─やる人・着手中─┬─完了─┐
│7/◯着 見積の問合せ │見積作成：スタッフA│請求書発送✓│
│備品の発注（今週中）│問合せ返信：スタッフB│
│ポスター差し替え　 │
└──────────┴─────────┴────┘
ルール：
・来た仕事はまず左へ／名前を書いてから着手
・夕方、名前のない仕事をみんなで1分チェック
・お客様の個人名は書かない（記録の場所だけ書く）

6. 使うときの注意

連絡ツールで運用する場合も原則は同じで、「仕事の投稿に、やる人が自分で反応してから着手」の形にします。ボードが二つ以上あると必ず片方が古くなるので、置き場は一つだけにします。長期の大きな仕事は別の管理（計画表）に任せ、ボードには「今日〜今週の流れる仕事」だけを載せると崩れません。

7. 今日できたこと

• かぶりと抜けの原因を一つに特定できた。
• 三列のボードと5行のルールを作れた。
• 夕方1分の確認で抜けゼロの仕組みになった。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：ボードの名前はな、「私がやります」いう小さな約束や。約束が見える職場は、静かに強うなるんやで。