やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「補助金に採択されました。うれしかったのですが、そのあと『実績報告書を出してください』と言われて固まっています。申請書は必死で書きましたが、実績報告に何を書けばいいのか、何を添付すればいいのか分かりません」
実績報告は、申請書とは目的が違います。申請書は「これからこうします」という計画でした。実績報告は「たしかにそうしました」という証明です。
そして、ここでつまずくと受け取った補助金を返すことになります。文章のうまさではなく、申請書・実際にやったこと・手元の証拠書類の三つが一致しているかが問われます。
今日は、その三つを並べて、食い違いを提出前に見つける手順を作ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：報告書を先に書こうとせんでええ。まず、申請書に何を書いたかを読み返すところからや。基準はいつでも申請書やで。
実績報告でいちばん多い失敗は、申請書を読み返さずに、実際にやったことだけを書いてしまうことです。
補助金は「申請した内容に対して」交付されています。良かれと思って別のことをしていた場合、それは対象外になります。だから最初にやるのは、書くことではなく読み返すことです。
差があっても、それだけで即アウトとは限りません。先に窓口へ相談すれば、変更の手続きが用意されていることがあります。黙って提出して、あとで指摘されるほうが大変になります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、採択された申請書、交付決定通知、公募要領、実績報告の様式、証拠書類です。
AIには実際の申請内容・金額・事業者名を渡しません。空の確認表を作らせるところまでに使い、記入は手元の書類を見ながら人が行います。
証拠書類とは、たとえばこういうものです。制度ごとに求められるものが違うので、必ず様式と要領で確認してください。
- 見積書・発注書・契約書
- 納品書・検収書
- 請求書
- 支払を証明するもの（振込控え・領収書）
- 実施の記録（写真、成果物、参加者名簿など）
「領収書があるから大丈夫」とは限りません。多くの制度が、発注から支払までの流れ全体を求めます。
4. 実際にやってみる
1. 申請書を、報告する単位で書き出す
申請書の「取組内容」「対象経費」を項目ごとに書き出します。金額もそのまま写します。ここが報告の基準になります。
2. 実際にやったことを、同じ単位で横に並べる
同じ項目について、実際にいつ・何を・いくらでやったかを書きます。申請書と同じ単位で並べるのが要点です。単位が違うと比べられません。
3. 証拠書類を、項目ごとに突き合わせる
各項目に、見積書・発注書・納品書・請求書・支払記録がそろっているかを確認します。1つでも欠けているものは、この時点で分かります。
日付の順番も見ます。交付決定より前に発注していないかは、多くの制度で確認される点です。順番が逆になっている場合は、自己判断せず窓口へ相談します。
4. 差があるところに印を付ける
金額が違う、数量が違う、実施時期がずれた、対象を変えた——こういう差は珍しくありません。大事なのは、差を隠さず、理由を説明できる状態にすることです。
5. AIへ空の確認表を頼む
実際の事業情報を入力せずに使える、補助金の実績報告の確認表を作ってください。
列は「申請書に書いた内容」「実際にやったこと」「証拠書類（有無）」「差の有無」
「差がある場合の理由」「窓口へ相談が必要か」とします。
金額、日付、事業者名、経費区分は書き込まず、空欄にしてください。
判断できない欄は「要確認」と残せる形にしてください。
6. 埋まらない欄を、提出前に片づける
証拠書類が足りない項目は、取引先へ再発行を依頼します。差の理由が説明できない項目は、窓口へ相談します。「たぶん大丈夫」で提出しないのが、この作業のすべてです。
5. 完成例
以下は架空の例です。実在の制度・事業者とは関係ありません。
【実績報告 確認表】
■ 項目1：受注管理システムの導入
申請書：導入費 400,000円（税別）
実績 ：導入費 400,000円（税別）／2026年6月10日 導入完了
証拠 ：見積書○ 発注書○ 納品書○ 請求書○ 振込控え○
差 ：なし
■ 項目2：タブレット端末 2台
申請書：160,000円（2台）
実績 ：176,000円（2台）／単価が値上がり
証拠 ：見積書○ 発注書○ 納品書○ 請求書○ 振込控え○
差 ：あり（+16,000円）
理由 ：発注時に単価改定。差額は自己負担
相談 ：要確認（補助対象額の扱いを窓口へ）
■ 項目3：操作説明会の実施
申請書：外部講師による説明会 1回
実績 ：社内担当者が実施 1回
証拠 ：実施記録○ 写真○ 講師への支払 なし
差 ：あり（実施方法が変わった）
理由 ：外部講師の日程が合わず社内実施へ変更
相談 ：🔴 要相談（申請と実施方法が異なるため、窓口の判断が必要）
項目3のように、費用が発生していない差も報告の対象です。「お金を使っていないから問題ない」と自己判断せず、窓口へ確認します。
場面別の書き方の例（そのまま使えます）
[ ] の中は、証拠書類で確かめた事実だけを入れてください。
① 申請どおりに実施できた項目
【実施内容】
申請書に記載のとおり、[実施内容]を[日付]に完了しました。
【対象経費】
[品目]：[金額]（[税込／税別]）
発注 [日付]／納品 [日付]／支払 [日付]
【添付書類】
見積書・発注書・納品書・請求書・支払記録
② 金額が申請と違った項目
【差異】
申請額：[金額]／実績額：[金額]（差 [金額]）
【理由】
[いつ][何があって]変わったか。事実だけを書く
【差額の扱い】
[自己負担／補助対象額の減額／窓口の指示に従う]
「安くなった」場合も報告します。補助額が減るのが原則で、黙っていると過大受給になります。
③ 実施方法が変わった項目
【申請時の計画】[計画内容]
【実際の実施】[実施内容]
【変更した時期】[日付]
【変更の理由】[事実]
【窓口への相談】[日付]に[担当課]へ相談済み／これから相談する
④ 実施できなかった項目
【申請時の計画】[計画内容]
【実施状況】未実施
【理由】[事実]
【対象経費の扱い】該当経費は計上しません
実施できなかったことを書いても、それだけで全体が不採択になるとは限りません。書かずに補助金を受け取るほうが重大です。
⑤ 効果を書く欄があるとき
【導入前】[数値]（[根拠となる記録]／[期間]）
【導入後】[数値]（[根拠となる記録]／[期間]）
【変化】[差]
※[期間が短く傾向として断定できない／季節要因を含む]など、
言い切れない事情があれば併記する
効果は盛りません。申請書に書いた見込みと違っても構いません。証明できない数字を書くと、後で根拠を求められます。
⑥ 窓口へ相談するときの連絡
件名：[補助金名]の実績報告について（[事業者名]・受付番号[番号]）
お世話になっております。[事業者名]の[氏名]です。
[補助金名]（受付番号[番号]）の実績報告について、確認させてください。
【確認したいこと】
申請時は[計画内容]としておりましたが、
[理由]により[実際の実施内容]となりました。
この場合、実績報告書へどのように記載すればよいでしょうか。
また、必要な手続きがあればお教えください。
提出期限が[日付]のため、[日付]までにご回答いただけますと幸いです。
相談は早いほど選択肢が残ります。期限直前だと、変更手続きが間に合わないことがあります。
実績報告で気をつけたいこと
- 交付決定前の発注— 多くの制度で対象外になります。日付の順番を必ず確認します
- 領収書だけで済ませる— 発注から支払までの流れ全体を求める制度がほとんどです
- 差を黙って埋める— 申請書に合わせて数字を書き換えるのは虚偽報告です
- 安くなった分を報告しない— 過大受給になります。減った場合も報告します
- 効果を盛る— 申請書の見込みと違ってよいのです。証明できる数字だけを書きます
- 期限直前に相談する— 変更手続きが間に合いません。差に気づいた時点で連絡します
- 証拠書類を捨てる— 提出後も保管期間が定められています。要領で年数を確認します
6. 使うときの注意
制度によって、求められる書類・様式・保管年数・対象経費の考え方が大きく異なります。この記事の内容を、自分が使う制度のルールとして扱わないでください。必ず公募要領・交付決定通知・実績報告の手引きを一次資料として読みます。
判断に迷う点は、制度の窓口、商工会議所、商工会、認定支援機関などへ相談できます。多くは無料です。AIの回答を制度の解釈として使わないでください。
提出後に検査（現地確認や書類の追加提出）が入ることがあります。証拠書類は要領で定められた期間、いつでも出せる状態で保管します。
申請の段階から整えたい場合は、補助金申請書の書き方と例文を先に読んでください。
7. 今日できたこと
- 実績報告の基準が「申請書」であることを確認できた。
- 申請書・実際の実施・証拠書類を同じ単位で並べられた。
- 差を隠さず、理由と相談要否に分けられた。
- 足りない証拠書類を、提出前に見つけられた。
実績報告は、うまく書く作業ではありません。書いたことを証明できる状態にそろえる作業です。そろえば、書くこと自体は難しくありません。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：計画どおりにいかへんことは、ようある。大事なんは、違うたことを違うたまま正直に出せるかや。困ったら黙って出さんと、先に窓口へ相談しよな。あとから直すほうが、なんぼもしんどいで。