年末年始の挨拶メールを、休業日と連絡窓口が伝わる文にする

1. 今日の相談

「取引先へ年末の挨拶メールを送りたいです。休業期間も入れたいのですが、毎年同じ決まり文句になり、どこまで書けばよいか迷います」

年末年始の挨拶は、長い季節文より一年のお礼、休業期間、年始の開始日、必要なら連絡窓口が分かることが大切です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：一年分の感謝を一言と、相手が予定を立てるための日付。それがそろったら、もう十分ええ挨拶やで。

相手ごとに具体的なお礼を一つ入れると、決まり文句だけの文から離れます。ただし、実績や今後の約束を誇張しません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、正式な営業カレンダーです。

実在の取引先名、案件、売上、契約、担当者、個別の休暇、非公開の緊急連絡先はAIへ渡しません。固定の練習例から空欄の文型を作り、日付と宛先はAIの外で記入します。

4. 実際にやってみる

1. 日付を先に確認する

最終営業日、休業開始日、年始の営業開始日、返信開始の目安を正式なカレンダーで確認します。部署や店舗で異なる場合は、対象を明記します。

2. お礼を一つ選ぶ

「本年もお世話になりました」に加え、確認できる範囲で「○○の打ち合わせではありがとうございました」のような一言を選びます。

3. 空欄の型を作る

実際の取引とは無関係な「町内読書会から協力先へ送る年末の挨拶」という固定の練習例だけを使い、
年末年始の挨拶メールの空欄の型を作ってください。
順番は「一年のお礼」「具体的なお礼を一行」「休業期間」「年始の開始日」「結び」です。
日付、実績、今後の取引、緊急窓口を推測しないでください。
宛先、日付、具体的なお礼は空欄にしてください。

4. 一斉送信の方法を確認する

多数へ送る場合は、宛先・CC・BCC、配信停止、重複送信、送信元を職場の手順で確認します。

5. 完成例

件名：年末年始の営業について

【宛先】様

本年も大変お世話になり、ありがとうございました。
【確認できた具体的なお礼を一行】

誠に勝手ながら、【休業開始日】から【休業終了日】まで休業いたします。
年始は【営業開始日】より営業いたします。

どうぞよいお年をお迎えください。
来年もよろしくお願いいたします。

年始に送る場合は、前年のお礼と営業開始の案内を中心にし、すでに過ぎた休業期間は削ります。

6. 送信前の確認

件名、宛先、曜日を含む全日付、署名、送信時刻を正式情報と照合します。承認されていない緊急窓口や個人携帯を書きません。「休業中もいつでも対応します」のような実行できない約束を足しません。

7. 今日できたこと

• 年末の感謝と休業案内を一つのメールにまとめられた。
• 休業日と営業開始日を正式情報で確認できた。
• 相手ごとの具体的なお礼を一言だけ添えられた。
• 一斉送信時の宛先と公開範囲を確認できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：一年のお礼は、飾った言葉より「この時ありがとう」が一つあると、ぐっと自分の文になるで。