受注確認メールは、相手の注文を「こちらの言葉で読み上げる」——品名・数量・金額・納期・次の連絡

1. 今日の相談

「取引先から注文のメールをもらいました。『承りました』とお礼を返すだけでよいのでしょうか。あとで数量や納期で揉めないか心配です」

受注確認メールの役目は、お礼ではなく、相手の注文をこちらの言葉で読み上げて、食い違いをその場で見つけることです。品名・数量・金額と支払条件・納期と納品方法を並べて返せば、相手は違いに気づけます。

見積書と注文内容が違う点があれば、確認の文にします。黙って進めると、納品後に揉めます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：受注確認は、お礼のメールやない。相手の注文をこっちの言葉で読み上げて、ずれを見つける紙や。復唱して返すだけで、相手が「あ、違う」と気づけるんやで。

納期は「〇日以内」のような相対の表現でなく、起点と日付で書きます。「ご入金確認後〇営業日、〇月〇日ごろの出荷予定」の形です。

注文を受けた側の受注確認と、注文する側の注文書は、あとで揉めない項目から埋める——品名・数量・単価・納期・支払条件・連絡先は、同じ項目を両側から書く関係です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、受けた注文の内容（注文書やメール）と見積書です。

ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。相手の会社名、品名、金額、口座情報、注文番号は入力しません。

4. 実際にやってみる

1. 注文内容と見積書を照合する

品名、数量と単位、単価、合計、納期、納品先、支払条件。見積書と違う点に印を付けます。

2. 違う点の扱いを決める

こちらで受けられる違いはそのまま復唱し、受けられない違い（数量が在庫を超える、納期が間に合わない）は確認の文にします。

3. 固定の練習例で空欄の型を作る

実在の企業や取引とは無関係な「町内読書会の会報の印刷を受注した」という固定の練習例だけを使い、
受注確認メールの空欄の型を作ってください。
順番は「注文へのお礼」「注文内容の復唱（品名・数量と単位・単価・合計）」「支払条件」「納期（起点と日付）と納品方法・納品先」「見積書と異なる点があれば確認の一文」「次の連絡（出荷時など）」「問い合わせ先」です。
会社名、担当者名、品名、金額、日付、口座情報は書かず、すべて空欄にしてください。

4. 次の連絡をいつするかを書く

「出荷時に改めてご連絡します」「納品日の前日にご連絡します」のように、相手が次に何を待てばよいかを書きます。

5. 返事が来なくても、確認メールを保管する

受注確認は取引の記録です。相手から訂正がなければ、その内容で進めてよい根拠になります。納品後は納品完了メールを、受け取る人が確認しやすく書くへつなげます。

5. 完成例

以下は架空例です。

件名：ご注文の確認（注文番号［番号］・［品名］）

［会社名］
［担当者名］様

お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
このたびはご注文をいただき、ありがとうございます。
下記のとおり承りましたので、内容をご確認ください。

品名：［品名］
数量：［数量］［単位］
単価：［単価］（税別）　合計：［合計］（税込）
支払条件：［締め日］締め・［支払日］払い
納期：［日付］出荷予定（ご入金確認後［営業日］）
納品方法・納品先：［方法］／［納品先］

なお、お見積もり時の数量［数量］と異なっておりますが、上記の数量で相違ないでしょうか。

出荷の際に改めてご連絡いたします。
ご不明な点は［連絡先］までお願いいたします。

注文内容を復唱し、見積書との違いを一文で確認しています。

6. 使うときの注意

在庫や納期が確約できない場合は、「予定」と書き、確定したら再度連絡します。確約していない納期を断定して書きません。

支払条件や口座情報は、社内で決まったものを使います。メールで初めて口座を案内する場合は、相手が正式な方法で確認できるようにします。

受注確認の内容と実際の納品が違うことになったら、納品前に連絡します。黙って変えません。

7. 今日できたこと

• 注文内容を復唱して返せた。
• 見積書と違う点を確認の文にできた。
• 納期を起点と日付で書けた。
• 相手の会社名や金額をAIへ渡さずに済んだ。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：復唱して返すだけで、相手が「あ、違う」と気づける。それが受注確認の値打ちや。お礼は一行でええ。