月報は、日報を足した紙ではない——今月の数字・変わったこと・来月の一手・相談の四つで一枚

1. 今日の相談

「毎月の月報を提出しています。日報を読み返してまとめているのですが、長くなるばかりで、上司に読まれている気がしません」

月報が読まれないのは、日報を足し合わせた紙になるからです。読む人が知りたいのは、今月の数字が先月と比べてどうか、何が変わったか、来月どう動くか、そして相談したいことです。

この四つを一枚に収めます。日々の出来事は日報に残っているので、月報で繰り返す必要はありません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：月報は、今月何をしたかの一覧やない。来月どう動くかを決めるための一枚や。数字と変化と一手。それで足りるんやで。

数字は、先月と並べて書きます。単独の数字は評価できませんが、並べると「増えた・減った・同じ」が一目で分かります。

変わったことは三つまでにします。新しく始めたこと、やめたこと、想定と違ったこと。それぞれ一行です。

週の単位で整理する形は週報を、今週の事実・次週の行動・相談から書く、日々の記録は日報・報告書の下書きをさっと作るにあります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、今月の数字（件数・かかった時間・金額の実績）です。

ChatGPTには、架空の練習例から一枚の空欄の型だけを作らせます。実際の業務内容、取引先名、売上や件数の実績、社内の人の名前は入力しません。数字は型ができてから実績から転記します。

4. 実際にやってみる

1. 数字を三つ選び、先月と並べる

自分の業務を表す数字（処理した件数、対応した時間、達成した金額など）を三つまで選び、今月と先月を並べます。数字がない業務なら、回数や完了した項目数にします。

2. 変わったことを三つまで書く

始めたこと、やめたこと、想定と違ったこと。事実だけを一行ずつ書きます。

3. 来月の一手と、相談したいことを決める

来月の一手は一つ。「〇〇を〇日から試す」の形にします。相談は、上司の判断が要ることだけを一つか二つ書きます。

4. 固定の練習例で空欄の型を作る

実在の職場や人物とは無関係な「町内読書会の月ごとの運営報告」という固定の練習例だけを使い、
職場へ提出する月報の空欄の型を作ってください。
順番は「対象月と報告者」「今月の数字（三つまで・先月と並べる）」「変わったこと（三つまで・一行ずつ）」「来月の一手（一つ）」「相談したいこと（上司の判断が要るものだけ）」です。
数字はすべて空欄にし、推測の数字を入れないでください。
一枚に収まる長さにしてください。

5. 提出したら、来月の一手を実行する

書いた一手は、翌月の月報の「変わったこと」に結果として戻ってきます。この繰り返しが、月報を読まれる報告にします。

5. 完成例

以下は架空例です。数字は実績から転記する前提の空欄です。

月報　［年月］　報告者：［部署・氏名］

1. 今月の数字（先月→今月）
・問い合わせ対応：［件］→［件］
・書類作成：［件］→［件］
・平均対応時間：［分］→［分］

2. 変わったこと
・［日付］から、問い合わせの一次返信に定型文を使い始めた。
・月末の集計を、週ごとの小計に分けた。
・想定より［業務名］の件数が多く、［業務名］が翌月へ持ち越しになった。

3. 来月の一手
持ち越しを防ぐため、［業務名］を毎週［曜日］に固定して処理する（［日付］から）。

4. 相談したいこと
［業務名］の持ち越し分について、優先順位のご指示をいただきたい。

数字が並び、変化が三つ、来月の一手が一つ。上司はこの一枚で判断と指示ができます。

6. 使うときの注意

数字の根拠（どの記録から、どう数えたか）を答えられるようにします。根拠が曖昧な数字は書きません。

他の人の業務や評価に関わることは、事実の範囲で書き、評価を加えません。

月報の様式が職場で決まっている場合は、その様式に四つの内容を当てはめます。様式の項目を無視して独自の形にしません。

7. 今日できたこと

• 数字を先月と並べて書けた。
• 変わったことを三つに絞れた。
• 来月の一手を一つ決められた。
• 実績の数字や取引先をAIへ渡さずに済んだ。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：読まれる月報は、短くて、数字が並んでて、来月の一手が一つ書いてある。それだけで、上司は返事ができるんや。