やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「上司に、今後の担当業務について面談をお願いしたいのですが、件名をどう書けばよいか、用件をどこまで書けばよいかが分かりません。取引先に打ち合わせをお願いするときも同じで、いつも書き出しで止まります」
面談の依頼で相手が知りたいのは、何の話か、何分か、いつかの三つです。この三つが最初の数行にあれば、相手は返事を書けます。用件の背景や事情は、面談の場で話せば足ります。
上司向けも社外向けも、骨組みは同じです。違うのは敬語の丁寧さと、候補日の出し方だけです。
2. 大丈夫です
ほー先輩：面談のお願いは、うまく頼むより、相手が三秒で「いつ・何分・何の話」と分かることや。それが分かれば、相手は予定表を開けるんやで。
用件は一文にします。「今後の担当業務について、ご相談したいことがあります」で十分です。相談内容の詳細を書き始めると、メールで済む話に見えたり、相手が身構えたりします。
所要時間は、面談の重さを伝える情報です。「15分ほど」「30分ほど」と先に書くと、相手は空き時間を探しやすくなります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、自分の予定表です。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。相談内容の実際の中身、上司や取引先の名前、社名、人事に関わる情報は入力しません。候補日は、型ができてから自分の予定表を見て埋めます。
4. 実際にやってみる
1. 用件を一文にする
「〇〇について、ご相談したいことがあります」の形にします。詳細は面談で話すと決め、メールには書きません。
2. 所要時間を決める
話す内容を思い浮かべ、15分・30分・60分のどれかにします。迷ったら短いほうを選び、「必要なら延長をお願いするかもしれません」と添えます。
3. 候補日を三つ出す
自分の予定表から、曜日と時間帯をずらして三つ選びます。「来週前半」のような曖昧な書き方は避け、日付と時刻を書きます。相手が忙しい立場なら、「ご都合の良い日時があればそちらに合わせます」を添えます。
4. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の職場や人物とは無関係な「町内読書会の運営について世話役へ相談の時間をもらう」という固定の練習例だけを使い、
面談を依頼するメールの空欄の型を作ってください。
順番は「用件を一文で」「所要時間」「候補日時を三つ」「相手の都合を優先する一言」です。
件名は「面談のお願い（用件を短く）」の形にしてください。
相談内容の詳細、氏名、部署名、社名、日付は書かず、すべて空欄にしてください。
上司向けと社外向けで、敬語の丁寧さだけが違う二つの版を作ってください。
5. 件名で用件が分かるようにする
「面談のお願い（今後の担当業務について）」のように、件名だけで用件が分かる形にします。相手が後から探すときにも役立ちます。
面談の中身を準備するときは、個人面談の「聞くことリスト」を、落ち着いて準備するも使ってください。
5. 完成例
以下は架空例です。
上司向け
件名：面談のお願い（今後の担当業務について）
［上司名］さん
お疲れさまです。［氏名］です。
今後の担当業務について、ご相談したいことがあり、面談のお時間をいただけないでしょうか。
所要時間は30分ほどを想定しています。
候補日時：
・［日付］（［曜日］）［時刻］〜
・［日付］（［曜日］）［時刻］〜
・［日付］（［曜日］）［時刻］〜
上記でご都合が合わない場合は、ご指定の日時に合わせます。
よろしくお願いいたします。
社外向け
件名：お打ち合わせのお願い（［案件名］について）
［会社名］
［担当者名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
［案件名］について、一度お打ち合わせのお時間をいただけますと幸いです。
所要時間は30分ほどを予定しております。
候補日時：
・［日付］（［曜日］）［時刻］〜
・［日付］（［曜日］）［時刻］〜
・［日付］（［曜日］）［時刻］〜
ご都合の良い日時がございましたら、そちらに合わせて調整いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
どちらも、用件・所要時間・候補日の三つが最初の数行に収まっています。
6. 使うときの注意
人事や評価、退職に関わる面談は、職場で決まった手順（申請書、人事部門経由など）があることがあります。メールで直接依頼してよいかを先に確かめます。
候補日は、送った時点で自分の予定を仮に押さえておきます。相手が選んだあとに「その日は無理になった」とならないようにします。
面談の内容が急ぎでないなら、相手の繁忙期を避けて依頼します。急ぎの場合は、その旨と理由を一文で添えます。
7. 今日できたこと
- 用件を一文にできた。
- 所要時間と候補日を先に書けた。
- 上司向けと社外向けを同じ骨組みで作れた。
- 相談内容の詳細をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：お願いのメールは、相手が予定表を開きたくなる形が正解や。三秒で分かる三つを、先に置いたらええ。