やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「見積もりをもらった相手に正式に注文したいのですが、注文書の書き方が分かりません。メールで『見積もりどおりでお願いします』と送るだけでは足りないでしょうか」
メール一文の注文でも取引は始まりますが、あとで数量・納期・支払条件の食い違いが起きたとき、どこにも書いていないことになります。注文書は、その食い違いを先に潰す紙です。
必要な項目は決まっています。品名・数量と単位・単価・合計・納期・納品先・支払条件・注文者の連絡先です。見積書があれば、そこから転記して照合します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：注文書は、難しい書類やない。見積書の項目を、こっちの言葉でもう一回書くだけや。数量と納期と支払いが合うてたら、あとは大丈夫や。
注文書に決まった様式はありません。相手が指定の様式を持っていれば、それを使います。なければ、必要な項目が並んだ一枚で足ります。
見積書と注文書で数量や単価が違うと、相手は確認の連絡を入れます。転記のたびに見積書と見比べれば、その往復が減ります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、相手からの見積書です。
ChatGPTには、架空の練習例から注文書の空欄の型だけを作らせます。相手の会社名、見積金額、品番、口座情報、自社の担当者の連絡先は入力しません。空欄は見積書から自分で転記します。
4. 実際にやってみる
1. 相手の指定様式を確かめる
相手が注文書の様式や発注方法（専用フォーム、注文番号の付け方）を指定していることがあります。見積書の但し書きや、依頼時のやり取りを見返します。
2. 見積書の項目を書き出す
品名、数量と単位、単価、合計、納期、納品先、支払条件（締め日・支払日・方法）、見積書の番号。見積書に無い項目（納品先の住所、受け取り担当者）は、自分で確かめます。
3. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の企業や取引とは無関係な「町内読書会で配る印刷物を発注する」という固定の練習例だけを使い、
注文書の空欄の型を作ってください。
項目は「注文日」「注文番号」「宛先（受注者）」「注文者と連絡先」「見積書番号」「品名」「数量と単位」「単価」「合計」「納期」「納品先」「支払条件」「備考」です。
金額、数量、日付、会社名、住所、口座情報は書かず、すべて空欄にしてください。
表の形で、一行に一品目が入るようにしてください。
4. 見積書と一項目ずつ照合する
数量と単位（個・箱・式）、単価、税の扱い（税込か税別か）を見積書と合わせます。合計は見積書の合計と一致するかを確かめます。
5. 納期と納品先を一行で書く
「〇月〇日までに、〇〇（建物名・部屋名）へ、受け取りは〇〇」の形にします。納期が「〇日以内」のように相対的な表現なら、起点（注文日か、入金日か）を書きます。
見積もりの段階に戻るときは、見積もり・相見積もりの依頼メールを、条件を盛らず誠実に書く、有効期限が切れていたら見積もりの有効期限を過ぎたら、条件・在庫・新しい期限を確認するメールを書くを使います。
5. 完成例
以下は架空例です。
注文書
注文日：［日付］
注文番号：［番号］
宛先：［会社名］御中
注文者：［自社名］［部署］［氏名］（電話：［番号］）
見積書番号：［番号］
品名 数量 単価 金額
［品名］ ［数］［単位］ ［単価］ ［金額］
［品名］ ［数］［単位］ ［単価］ ［金額］
小計：［金額］
消費税：［金額］
合計：［金額］
納期：［日付］まで
納品先：［建物名・部屋名］（受取担当：［氏名］）
支払条件：［締め日］締め・［支払日］払い・［方法］
備考：［見積書の条件と異なる点があれば記載］
見積書の番号を入れているので、相手はどの見積もりに対する注文かをすぐ照合できます。
6. 使うときの注意
注文書は契約の証拠になります。社内で発注の承認手順（金額による決裁）がある場合は、承認を得てから送ります。
税の扱い（税込・税別）と、送料や手数料の負担は、見積書の記載どおりに書きます。見積書に無ければ、注文前に相手へ確かめます。
注文書を送ったあとに変更する場合は、口頭で済ませず、変更点を書いた訂正の注文書か、変更内容を明記したメールを送ります。
7. 今日できたこと
- 注文書に必要な項目をそろえられた。
- 数量・単価・合計を見積書と照合できた。
- 納期と納品先を一行で書けた。
- 会社名や金額をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：注文書を一枚書く手間は、あとの「聞いてない」を一つ減らす手間や。楽をするための一枚やで。