FAX送付状を、失礼のない定番の型でさっと作る

1. 今日の相談

「取引先がFAX中心で、書類を送るたびに送付状の書き方に迷います。定番の形があれば教えてほしいです」

送付状の項目は決まっています。日付・宛先・差出人と連絡先・件名・枚数（本状を含む）・一言メッセージ。一度型を作れば、あとは差し替えるだけです。

2. 大丈夫です

ほー先輩：FAXを古いと笑う人もおるけど、相手が使うもんに合わせられるんが、ほんまの仕事上手やで。

AIに型を作ってもらい、印刷して使い回せる形にします。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、いつもの文書ソフト（手書き用に空欄の型を印刷しても使えます）です。

実際の会社名や番号はAIへ渡さず、架空の例で型を作ってから差し替えます。

4. 実際にやってみる

1. AIへ型を頼む

FAX送付状の型を作ってください。項目は
「送信日・宛先（会社名・部署・ご担当者名）・差出人（会社名・名前・電話番号・FAX番号）・件名・送付枚数（本状を含む）・通信欄（一言メッセージ）」でお願いします。
通信欄の文例も三つ作ってください。
・見積書を送るとき
・記入済みの申込書を返送するとき
・先方から依頼された資料を送るとき
会社名や番号はすべて架空の例で、丁寧すぎず簡潔な文面にしてください。

2. 枚数は「本状を含む」で書く

「送付枚数：3枚（本状含む）」。相手は届いた枚数と照合できるので、抜け落ちにすぐ気づけます。

3. 通信欄は2〜3行でよい

「ご依頼の資料をお送りいたします。ご査収のほどよろしくお願いいたします」。長い説明が要るなら、それは送付状ではなく本文の書類に書きます。

4. 送る前に番号を指差し確認

FAXの事故のほとんどは番号の押し間違いです。送信前に、宛先の番号と画面の番号を指差しで照合します。

5. 送信後は控えを綴じる

送信結果のレポートと送付状の控えをセットで保管すると、「送った・届いていない」のやりとりに強くなります。

5. 完成例

【架空のFAX送付状】
送信日：2026年7月◯日
宛先：◯◯株式会社 総務部 △△様
差出人：◯◯商店 □□
　電話：0000-00-0000／FAX：0000-00-0001
件名：お見積書の送付について
送付枚数：3枚（本状含む）
通信欄：
お世話になっております。
ご依頼いただきましたお見積書をお送りいたします。
ご不明な点がございましたら、お電話にて
お気軽にお問い合わせください。

6. 使うときの注意

個人情報や機密の書類をFAXで送る場合は、送る前に相手へ「今からお送りします」と一報を入れ、着いたころに受領の確認をすると安全です。短縮登録がある番号でも、宛先表示を確認してから送信します。誤送信に気づいたら、隠さずすぐ上司や相手先へ連絡するのが最善です。

7. 今日できたこと

• 送付状の定番の型が手に入った。
• 場面別の一言メッセージも用意できた。
• 番号確認と控え保管の習慣がついた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：相手の使う道具に合わせて、きちんとした一枚を添える。それだけで「丁寧な会社や」て覚えてもらえるんやで。