やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「取引先への支払いが、社内の手続きの遅れで期日に間に合いませんでした。催促が来る前にお詫びを送りたいのですが、理由をどう説明すればよいか分からず、文面が長くなっています」
支払いが遅れたときのお詫びで、相手が知りたいのはいつ入金されるかです。理由の説明は一言で足り、長く書くほど言い訳に見えます。
必要なのは四つです。謝罪の一文、遅れた事実（どの請求書か）、確定した入金予定日、入金後の確認のお願い。入金予定日が決まっていなければ、先に社内で確定させてから送ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：遅れたときに一番効くんは、催促される前に、こっちから予定日を伝えることや。謝る言葉を増やすより、予定日を一つ確定させるほうが、相手は安心する。
理由は「社内手続きの遅れにより」程度にします。詳しい経緯は、相手が求めたときに説明します。
入金予定日は、社内の支払い担当と確認してから書きます。予定日を書いて、また遅れると、信用の回復が難しくなります。確定できないときは「〇日までに予定日をご連絡します」と、連絡する期限を書きます。
相手側の未着確認や催促が先に届いていた場合は、その文面に返信する形で送ります。催促の受け止め方は督促状を、責める文にせず「事実と確認の依頼」で書くの考え方が、送る側と受ける側の両方で役立ちます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、社内の支払い担当と確認した入金予定日です。
ChatGPTには、架空の練習例から四行の空欄の型だけを作らせます。相手の会社名、請求金額、請求書番号、遅れた理由の詳細、口座情報は入力しません。空欄は、請求書と社内の確認結果から自分で埋めます。
4. 実際にやってみる
1. 遅れた請求を特定する
どの請求書（番号・金額・期日）が遅れているかを確かめます。複数あれば、すべてを一通にまとめます。
2. 入金予定日を社内で確定する
支払い担当に、実際に振り込める日を確認します。手続きの段階（承認待ち、振込予約済み）も聞き、確定日だけを相手へ伝えます。
3. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の企業や取引とは無関係な「町内読書会の会場費の支払いが期日に遅れた」という固定の練習例だけを使い、
支払いが遅れたときのお詫びメールの空欄の型を作ってください。
順番は「謝罪の一文」「遅れた支払いの特定（請求書番号と期日）」「確定した入金予定日」「入金後の確認のお願い」です。
理由は一言だけにし、詳しい経緯は書かないでください。
会社名、担当者名、金額、日付、口座情報は書かず、すべて空欄にしてください。
4. 件名で用件が分かるようにする
「お支払い遅延のお詫びとご入金予定について（請求書番号：〇〇）」のように、相手が経理で照合しやすい件名にします。
5. 入金したら、もう一通送る
予定日に入金したら、「本日入金いたしました」の短い連絡を送ります。相手の確認の手間が減り、遅れの印象も薄れます。
5. 完成例
以下は架空例です。
件名：お支払い遅延のお詫びとご入金予定について（請求書番号：［番号］）
［会社名］
［担当者名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
請求書番号［番号］（お支払期日：［期日］）のお支払いが遅れており、申し訳ございません。
社内手続きの遅れにより、期日までのお振込みができておりません。
［入金予定日］にお振込みいたします。
ご入金の確認が取れましたら、お手数ですがご一報いただけますと幸いです。
このたびはご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。
理由は一文で、予定日が本文の中心にあります。謝罪は冒頭と末尾の二か所にとどめています。
6. 使うときの注意
入金予定日は、確定していない日を書きません。確定できない場合は、予定日を連絡する期限を書き、その期限は必ず守ります。
遅延損害金や契約上の取り決めがある場合は、その扱いを社内で確認してから送ります。メールの中で自分から金額の話をするかは、契約と上司の判断に従います。
同じ相手に遅れが続くときは、お詫びのメールだけでなく、支払い手続きの流れそのものを社内で見直します。月次締め前の未処理を、理由・担当・期限・確認先へ分けて残すが手がかりになります。
7. 今日できたこと
- 催促が来る前に、こちらから連絡できた。
- 理由を一言にとどめ、入金予定日を中心に書けた。
- 予定日を社内で確定してから送れた。
- 会社名や金額をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：遅れは誰にでもある。信用が減るんは、遅れたことより、黙ってたことや。予定日を一つ持って、先に連絡しよな。