やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「今日中に仕上げる資料が終わりそうになく、残業を申請したいのですが、『〇時間残業します』とだけ書けばよいのでしょうか。承認されるか不安です」
残業の申請で上司が知りたいのは、時間の長さより、何の業務が、なぜ今日中で、どのくらいで終わる見込みかです。それが分かれば、上司は「残業を承認する」だけでなく、「その業務は明日でよい」「別の人が手伝う」という判断もできます。
つまり、業務を書いた申請は、残業を減らす申請でもあります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：残業の申請は、時間の申告やなくて業務の申告や。何が終わらんかが分かれば、上司は残業以外の手も打てるんやで。
職場によっては、事前申請が必須だったり、勤怠システムでの申請が正式だったりします。メールは、そのルールの中で使います。事後の申請は認められないことがあるので、残る前に出します。
見込みの時間は、上限で書きます。「一時間程度、遅くとも〇時まで」のように、終わる時刻を添えると、承認する側が判断しやすくなります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場の残業申請ルール（事前申請の要否、申請方法、上限）です。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。実際の業務内容、取引先名、上司や同僚の名前、勤怠の実績は入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 職場の申請ルールを確かめる
事前申請か事後でもよいか、メールでよいか勤怠システムか、一日の上限や月の上限があるか。分からなければ、申請の文中で「手続きが別に必要でしたらお知らせください」と添えます。
2. 残す業務と、今日中である理由を書き出す
業務名と、なぜ今日中か（明日の会議で使う、相手の締切がある）。理由が「なんとなく」なら、今日中でなくてよい可能性があります。
3. 見込み時間と、終わらない場合の扱いを決める
「一時間程度、〇時まで」と、終わらなかったときの案（明日の朝に続ける、一部を省く、手伝いを頼む）を一つ書きます。
4. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の職場や人物とは無関係な「町内読書会の会報を配布日までに仕上げる」という固定の練習例だけを使い、
上司へ残業を申請するメールの空欄の型を作ってください。
順番は「残す業務と今日中である理由」「見込みの時間と終了予定時刻」「終わらなかった場合の扱い」「承認のお願い」です。
件名は「残業申請（日付・業務名）」の形にしてください。
業務の実物、氏名、部署名、時刻は書かず、すべて空欄にしてください。
5. 承認をもらってから残る
返事がない場合は、口頭で確認します。承認前に残った時間の扱いは職場のルールによるので、自分で決めません。
休暇の申請の考え方は年次有給休暇を申し出る前に、申請方法・希望日・引き継ぎを確認する、上司への切り出し方は上司への相談メールを、状況・困りごと・お願いの3点で書くも同じ骨組みです。
5. 完成例
以下は架空例です。
件名：残業申請（［日付］・［業務名］）
［上司名］さん
お疲れさまです。［氏名］です。
本日、下記の業務のため残業を申請いたします。
業務：［業務名］の仕上げ
今日中である理由：明日［時刻］の［会議名］で使用するため
見込み：一時間程度（［時刻］までに終了予定）
終わらなかった場合：残りは明日の始業後に対応し、会議には現状の版で臨みます
ご承認いただけますでしょうか。
別途手続きが必要でしたら、お知らせください。
業務と理由が先にあるので、上司は「その資料は現状の版でよい」と判断することもできます。
6. 使うときの注意
残業の上限（法令・職場の協定）を超える申請は、承認されないことがあります。上限を知らない場合は、申請の前に確かめます。
承認されなかった場合は、業務の優先順位を上司と決め直します。承認なしに残ることは、職場のルール違反になることがあります。
同じ業務で残業が続くときは、業務の量や手順そのものを上司に相談します。申請の文面を整えるより、原因を減らすほうが先です。
7. 今日できたこと
- 残す業務と今日中である理由を先に書けた。
- 見込み時間を上限と終了予定で書けた。
- 終わらない場合の扱いを決められた。
- 業務の実物や上司の名前をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：業務を書いた申請は、上司に「それは明日でええ」と言う余地を渡す申請や。それが、いちばん残業を減らす書き方やで。