やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会社の書類を役所へ提出する手続きを、同僚に代理で行ってもらうことになりました。委任状が要ると言われたのですが、何を書けばよいのか、どこまで任せる書き方にすればよいのかが分かりません」
委任状で大切なのは、何の手続きを、どこまで、いつまで任せるかです。「一切の件を委任する」のような書き方は、頼まれた側も提出先も困ります。
もう一つ大切なのは、提出先に指定の様式があるかです。役所や金融機関は、独自の様式や記載項目を決めていることが多く、自由書式では受け付けないことがあります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：委任状は「信頼してます」の紙やなくて、「何を、どこまで、いつまで」の紙や。範囲が書いてあるほど、頼まれた人は安心して動けるんやで。
順番は、提出先の指定様式の確認が最初です。様式があればそれを使い、無い場合だけ自分で作ります。
委任する範囲は、手続きの名前で限定します。「〇〇の届出書の提出および受領」のように、動作まで書きます。期限も入れます。「本手続きが完了するまで」か「〇年〇月〇日まで」です。
押印が要る場合、どの印を使うかは提出先の指定に従います。印の選び方は認印・角印・代表者印を押す前に、書類の指定・権限・承認を確認するを確かめてください。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、提出先の案内（指定様式の有無、必要書類、本人確認の方法）です。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。会社名、代理人の氏名や住所、手続きの実際の内容、印影、本人確認書類の情報は入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 提出先の指定様式と必要書類を確かめる
提出先の案内（窓口、公式サイト、担当者）で、委任状の様式、記載項目、押印の要否、代理人の本人確認書類、委任者の身分証の写しが要るかを確認します。指定様式があれば、以降の手順はその様式に沿って埋めます。
2. 手続きの名前を正確に書き出す
「〇〇届の提出」「〇〇証明書の受領」のように、提出先が使っている名称で書きます。複数あるなら、すべて列挙します。
3. 範囲と期限を決める
任せる動作（提出、受領、訂正、説明）を書き、それ以外は含めないことを明確にします。期限は、手続きの完了日か、具体的な日付です。
4. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の団体や人物とは無関係な「町内読書会の代表に代わって、会場使用の申請書を提出する」という固定の練習例だけを使い、
委任状の空欄の型を作ってください。
項目は「表題（委任状）」「作成日」「委任者（氏名・住所・連絡先）」「代理人（氏名・住所・連絡先）」「委任する手続きの名前」「委任する範囲（提出・受領などの動作）」「有効期限」「委任者の署名欄」です。
「一切の件」「その他必要な事項」のような、範囲を広げる表現は使わないでください。
氏名、住所、日付、団体名は書かず、すべて空欄にしてください。
5. 提出先の要件と照合してから渡す
作った委任状を提出先の案内と見比べ、足りない項目（生年月日、続柄、押印など）があれば足します。代理人には、委任状と一緒に必要書類の一覧も渡します。
書類を送るときの添え状は、送付状・添え状を、書類の中身を渡さず5分で作るを使ってください。
5. 完成例
以下は架空例です。提出先に指定様式がある場合は、そちらを使います。
委任状
作成日：［日付］
私、［委任者氏名］（住所：［住所］）は、下記の者を代理人と定め、次の権限を委任します。
代理人：［氏名］（住所：［住所］・連絡先：［電話番号］）
委任する手続き：
［手続きの正式名称］に関する申請書の提出および受領
委任する範囲：
上記手続きの申請書の提出、受領、および窓口での記載内容の説明。
上記以外の手続き、内容の変更、取り下げは含みません。
有効期限：上記手続きの完了まで（ただし［日付］を超えない）
委任者署名：＿＿＿＿＿＿＿＿ ［押印が必要な場合は提出先の指定に従う］
範囲の欄で「含みません」まで書いているので、代理人が判断に迷いません。
6. 使うときの注意
金銭の受け取り、契約の締結、印鑑登録や不動産に関する手続きは、提出先ごとに厳格な様式や公的な証明が求められることがあります。自由書式で作らず、提出先や専門家の案内に従います。
委任状の控えは委任者が保管し、手続きが終わったら代理人から原本の扱い（返却か提出先へ提出か）を確認します。
会社の手続きを社員に委任する場合は、社内の権限規程（誰が委任者になれるか、社印の扱い）を先に確かめます。
7. 今日できたこと
- 提出先の指定様式を先に確かめられた。
- 手続き名で範囲を限定できた。
- 有効期限を入れられた。
- 氏名や住所をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：「全部お願いします」の委任状は、頼まれた人が一番困るんや。範囲を書いた一枚が、お互いを守るで。