やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「取引先に送るつもりのメールを、別の会社の担当者に送ってしまいました。すぐお詫びを送ろうとしたのですが、何を書けばよいのか、そもそも先に何をすべきなのか分からず手が止まっています」
誤送信で最初にすることは、お詫びの文を書くことではありません。追加の送信を止め、何を誰に送ったかを確かめ、職場の決まった相手に報告することです。送った内容に個人情報や社外秘が含まれていれば、対応は自分だけで決められません。
相手へのお詫びは、そのあとです。文面は、事実・削除の依頼・お詫びの四行で足ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：誤送信で一番まずいんは、慌てて二通目を送ることや。止めて、確かめて、報告してから、短く詫びる。順番が命やで。
お詫びのメールに、間違えて送った内容をもう一度書きません。「先ほどのメールは〇〇社宛ての見積もりでした」と書くと、二度目の漏えいになります。「先ほどお送りしたメールは、誤って送信したものです」で足ります。
送った内容に個人情報が含まれる場合は、職場の情報管理の担当者が対応の要否を判断します。初動の考え方は生成AIに個人情報を入力してしまったときの初動——止める・記録する・職場へ連絡すると同じです。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場の情報管理の連絡先です。
ChatGPTには、架空の練習例からお詫び文の空欄の型だけを作らせます。誤送信したメールの本文、宛先、添付ファイル、相手の会社名は入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 追加の送信を止める
同じメールを正しい宛先へ送り直す前に、いったん手を止めます。取り消し機能がある場合は試しますが、取り消せたかどうかを確かめます。
2. 何を誰に送ったかを確かめる
送信済みのメールを開き、宛先（CC・BCCを含む）、本文、添付ファイルを確認します。個人情報、社外秘、他社の情報が含まれているかを見ます。
3. 職場の決まった相手へ報告する
上司と、情報管理の担当者へ、送った時刻・宛先・含まれる情報の種類を報告します。含まれる情報によっては、相手への連絡を担当者が行うこともあります。
4. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の企業や人物とは無関係な「町内読書会の連絡を別の会員に送ってしまった」という固定の練習例だけを使い、
メール誤送信のお詫び文の空欄の型を作ってください。
順番は「誤って送信した事実（時刻と件名のみ）」「内容を確認せず削除してほしいという依頼」「お詫びの一文」「問い合わせ先」です。
誤送信した内容を再掲する欄は作らないでください。
社外向けと社内向けで、敬語の丁寧さだけが違う二つの版を作ってください。
会社名、氏名、日付、時刻は書かず、すべて空欄にしてください。
5. 報告した相手の指示に従って、お詫びを送る
お詫びの送信は、報告した相手の了解を得てからにします。電話で先に連絡するよう指示されることもあります。
宛先の入れ方を見直すにはメールの宛先・CC・BCCを、三つの役割から確認する、お詫びの一文の作り方はお詫びの一文を、事実と承認済み対応から書くが使えます。
5. 完成例
以下は架空例です。
社外向け
件名：誤送信のお詫び（［時刻］送信のメールについて）
［会社名］
［担当者名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
本日［時刻］に、件名「［件名］」のメールを、誤って貴社宛てにお送りしてしまいました。
大変恐縮ですが、内容をご確認にならず、添付ファイルを含めて削除していただけますでしょうか。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
ご不明な点がございましたら、［連絡先］までご連絡ください。
内容の再掲はなく、削除の依頼とお詫びだけで四行に収まっています。
6. 使うときの注意
誤送信したメールに個人情報が含まれる場合、本人への連絡や届出の要否は、職場の担当者と規程で判断します。自分で「大丈夫」と決めません。
相手から「削除しました」の返事が来たら、その旨を報告先へ伝えます。返事がない場合は、担当者と相談して電話で確かめます。
再発防止として、送信前の宛先確認の手順を自分で一つ決めます。社会人の反省文は、気持ちより「何を、どう変えるか」——事実・影響・原因・行動の順で短くの「明日から変える行動」と同じ考え方です。
7. 今日できたこと
- 追加の送信を止め、何を送ったかを確かめられた。
- 職場へ先に報告できた。
- 内容を再掲せず、四行でお詫びできた。
- 誤送信したメールの本文や宛先をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：誤送信は誰でもやる。差が出るんは、そのあとの三十分の動き方や。止めて、確かめて、報告して、短く詫びる。それでええ。