理由書は、言い訳の紙ではない——事実・理由・対応・今後の四つを、求められた範囲で書く

1. 今日の相談

「納品が遅れた件で、取引先から理由書を出すよう言われました。社内でも同じものを提出します。何をどこまで書けばよいのか分からず、書けば書くほど言い訳のように見えて手が止まっています」

理由書が言い訳に見えるのは、事実と理由と弁明が混ざるからです。分けて書けば、読む側は「何が起きて、なぜで、どう対応し、今後どうするか」を順に確認できます。

もう一つ大切なのは、提出先が求めた範囲だけを書くことです。「〇〇の件について」と言われたなら、その件だけです。関係のない経緯まで書くと、焦点がぼやけます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：理由書は、あなたを責める紙やない。事実を並べて、次を決めるための紙や。四つに分けて書いたら、自然と言い訳やなくなるで。

理由の欄には、確認できたことだけを書きます。「おそらく〇〇だと思います」は理由ではありません。確認できていなければ「原因は確認中」と書きます。

対応と今後の欄も同じです。すでに行った対応と、決まった再発防止だけを書きます。「今後は気をつけます」は対応ではないので、具体的に決まっていなければ「〇〇を検討中」と書きます。

始末書や顛末書を求められている場合は、書類の性質が違います。始末書は、職場の指示を確かめ、事実・対応・再発防止で書くと顛末書をAIで書く前に、事実・推測・未確認を分けるを先に見てください。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、提出先からの依頼内容（何について、いつまでに、どの様式で）です。

ChatGPTには、架空の練習例から四つの欄の空欄の型だけを作らせます。実際の案件名、取引先名、関係者の名前、金額、社内のやり取りは入力しません。中身は自分で、確認できた事実だけを書きます。

4. 実際にやってみる

1. 求められた範囲を確かめる

何の件について、誰宛てに、いつまでに、指定の様式があるか。依頼のメールや口頭の指示を見返し、分からなければ提出先に聞きます。

2. 事実を時系列で書き出す

日付と出来事だけを並べます。「〇日に〇〇を発注」「〇日に納期の連絡が無いことに気づいた」のように、評価や感想を入れません。

3. 理由を、確認できた範囲で書く

事実の中から、遅れや誤りにつながった直接の理由を一つか二つ書きます。確認できていなければ「確認中」とし、推測を理由として書きません。

4. 固定の練習例で空欄の型を作る

実在の企業や人物とは無関係な「町内読書会の配布資料が予定日に届かなかった」という固定の練習例だけを使い、
理由書の空欄の型を作ってください。
順番は「件名（何の件か）」「発生した事実（日付と出来事）」「理由（確認できたもの）」「行った対応」「今後の対応（決まっているもの）」「提出日と提出者」です。
理由の欄には、確認できていないことを「確認中」と書ける形にしてください。
案件名、会社名、氏名、金額、日付は書かず、すべて空欄にしてください。
弁明や謝罪の長い文は入れず、各欄は短い箇条書きにしてください。

5. 対応と今後を、決まったことだけ書く

行った対応は日付付きで、今後の対応は決定済みのものだけを書きます。決まっていなければ「〇〇について〇日までに決める」と、決める期限を書きます。

5. 完成例

以下は架空例です。

理由書

件名：［案件名］の納品遅延について

1. 発生した事実
・［日付］　［品名］を［数量］発注。納期は［日付］。
・［日付］　納期当日に納品がなく、発注先へ確認。
・［日付］　発注先から、出荷手配の漏れとの回答。
・［日付］　納品完了。予定より［日数］日遅れ。

2. 理由
・発注先での出荷手配の漏れ（発注先からの回答による）。
・当方で納期前日の確認を行っていなかった。

3. 行った対応
・［日付］　関係先へ遅延と新しい納品予定を連絡。
・［日付］　代替の手配を検討し、不要と判断。

4. 今後の対応
・納期の三営業日前に、発注先へ出荷予定を確認する手順を追加（［日付］から実施）。
・確認の担当と記録先を［日付］までに決める。

提出日：［日付］
提出者：［部署］［氏名］

理由の欄には、発注先の回答と自分側の確認漏れの二つだけを書き、推測は入れていません。今後の対応には、実施日か決める期限が付いています。

6. 使うときの注意

理由書は、社内の懲戒や取引先との契約に関わる書類になることがあります。提出前に上司へ内容を確認し、指定の様式や提出経路があればそれに従います。

他の人の落ち度を書くときは、確認できた事実の範囲にとどめ、評価や推測を書きません。名前を出すかどうかも、提出先の求めに合わせます。

謝罪が必要な相手には、理由書とは別にお詫びの連絡をします。理由書の中で長く謝ると、事実の部分が読みにくくなります。お詫びの一文はお詫びの一文を、事実と承認済み対応から書くを使ってください。

7. 今日できたこと

• 事実・理由・対応・今後の四つに分けられた。
• 推測を「確認中」と書き分けられた。
• 求められた範囲だけで書けた。
• 案件名や関係者をAIへ渡さずに済んだ。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：理由書がうまく書けた人は、言い訳がうまい人やない。事実と推測を分けられた人や。それは仕事の力やで。