やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「納品が締切に間に合いそうにありません。あと少しで終わるかもしれないので、ぎりぎりまで様子を見たほうがいいのか、それとも今のうちに謝るべきなのか。連絡しようとメールを開いては、閉じてしまいます」
遅れの連絡が書けないのは、謝罪の言葉を探しているからです。
相手が知りたいのは、申し訳なさの深さではありません。いつ出てくるのか、自分の予定をどう組み直せばいいのかです。
2. 大丈夫です
ほー先輩：まず落ち着こ。遅れる連絡は、早いほど軽う済む。今日送るのと明日送るのでは、相手の困り方が全然ちゃうねん。
遅れそうだと分かった時点で連絡すると、相手には組み直す時間が残ります。締切の当日に伝えると、相手はもう動けません。同じ「遅れ」でも、重さがまったく違います。
「もう少しで終わるかもしれない」という見込みで待つのが、いちばん危ないです。挽回できたなら「早く終わりました」と伝えればよいだけで、先に伝えて損することはありません。
3. 今日使うAI・道具
使うのは、自分の予定表と作業の残りです。
- 残っている作業と、それぞれにかかる時間
- 自分以外の人の確認や承認が要る工程
- 相手が使う予定の日（納品後、相手が何をするか）
AIには、取引先名・案件名・金額・遅れた事情を渡しません。空の型を作るところまでに使います。
新しい期日は、必ず予定表を見て決めます。希望や気合いで書くと、二度目の遅れになります。
4. 実際にやってみる
1. 「いつなら出せるか」を先に確かめる
謝る文を書く前に、これを決めます。ここが決まっていないと、連絡が「すみません、遅れます」だけになり、相手は何も判断できません。
余裕を1〜2日入れます。ぎりぎりの日を書いて、また遅れるほうが重い問題になります。
2. 全部が遅れるのか、一部なのかを切り分ける
まとめて「遅れます」と伝えがちですが、先に出せる部分があることは多いです。
・第1章から第3章まで：8月18日に提出できます
・第4章と付録：8月22日になります
分けて出せると、相手はできるところから進められます。
3. 相手への影響を、分かる範囲で書く
自分の遅れが、相手の何を止めるかを考えます。分からなければ、確かめます。
校正の期間が3日短くなります。
先に第3章までお送りしますので、その分は予定どおり進めていただけます。
4. 理由は短く、一つだけ
長い事情説明は言い訳に見えます。一文で足ります。
想定より確認作業に時間がかかっており
体調や家庭の事情など、書きたくないことは書かなくて構いません。「作業に遅れが生じており」で十分です。
5. 期日がまだ読めないときは、読めないと書く
無理に日付を作らず、いつまでに見通しを伝えるかを書きます。
現時点で完了時期を確定できておりません。
8月16日までに、あらためて見込みをご連絡いたします。
「分からない」と言えないまま黙るより、はるかに誠実です。
6. 社内にも同時に伝える
取引先へ送る前に、上長へ一報を入れます。順番を逆にすると、上長が後から知ることになり、対応が遅れます。
7. AIへ空の型を頼む
実際の案件情報を入力せずに使える、納期遅れの連絡メールの空の型を作ってください。
項目は「お詫び」「新しい期日」「遅れる範囲と先に出せる範囲」「理由」「当面の対応」「連絡先」とします。
会社名、案件名、日付、金額は書き込まず、空欄にしてください。
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：【納期変更のご相談】◯◯の件（8/22へ変更のお願い）
お世話になっております。
ご依頼いただいております◯◯につきまして、
当初お約束した8月18日の納品が難しい見込みとなりました。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
【新しい納品予定】8月22日（金）
【先に提出できる分】第1章〜第3章：8月18日（当初どおり）
【遅れる分】第4章・付録：8月22日
【理由】確認作業に想定より時間を要しているため
第3章までは予定どおりお送りできますので、
その範囲は当初の日程で進めていただけます。
ご都合が合わない場合は、優先順位のご相談をさせてください。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
謝罪は先頭に一度だけです。あとは、相手が判断するための情報を並べます。
場面別の書き方の例（そのまま使えます）
① 新しい期日が決まっているとき
[当初の期日]の納品が難しい見込みとなりました。
[新しい期日]までにお届けいたします。
② 一部だけ遅れるとき
[先に出せる範囲]は[当初の期日]どおりお送りできます。
[遅れる範囲]が[新しい期日]となります。
③ 期日がまだ読めないとき
現時点で完了時期を確定できておりません。
[日付]までに、あらためて見込みをご連絡いたします。
④ 相手の予定に影響が出るとき
[相手の作業]の期間が[日数]短くなります。
[代わりにできること]は先にお送りできますので、ご検討いただけますでしょうか。
⑤ 社内への一報
◯◯の件、[当初の期日]に間に合わない見込みです。
新しい期日は[日付]で調整したいと考えています。
先方へ[いつ]連絡してよろしいでしょうか。
納期遅れの連絡で気をつけたいこと
- ぎりぎりまで待つ——早く伝えるほど、相手に組み直す時間が残ります
- 謝罪だけ送る——新しい期日がないと、相手は何も決められません
- 守れない期日を書く——二度目の遅れは、一度目より重く受け取られます
- 理由を長く書く——一文で十分です。長いほど言い訳に見えます
- 全部まとめて遅らせる——先に出せる部分があるなら、分けて出します
- 社内より先に外部へ言う——上長が後から知る形は避けます
- 口頭だけで済ませる——期日の変更は記録が残る形でも送ります
先方から催促が来てしまった場合は、催促・リマインドメールの受け取り方も合わせて確認してください。社内で相談してから決めたいときは、上司への相談メールを三点で書く方法が使えます。
同じように場面ごとの型をそろえたい場合は、やさしいAI文例・プロンプト100にもまとめています（PDF・無料サンプルあり）。
6. 使うときの注意
納期の変更は、契約や取引条件に関わることがあります。この記事の文例を、契約上の判断として扱わないでください。遅延損害金や検収条件の定めがある場合は、社内の担当部署や契約書を確認してください。
下請法の対象となる取引では、発注や納期に関する取り扱いに定めがあります。中小企業庁と公正取引委員会が手引きを公開しています。自社の取引が該当するかは、社内の担当部署へ確認してください。
実際の取引先名・案件名・金額を一般向けAIへ入力しません。空の型までで区切ります。
7. 今日できたこと
- 謝罪より先に「いつなら出せるか」を確かめられた。
- 遅れる範囲と、先に出せる範囲を切り分けられた。
- 相手の予定への影響を、分かる範囲で書けた。
- 期日が読めないときも、見通しを伝える形にできた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：遅れるのは、誰にでもある。あかんのは、黙って締切をまたぐことや。今日分かったことを今日送ったら、それだけで相手の受け取り方はだいぶ変わる。連絡した後は、また手を動かしたらええ。