やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「ご来店やご注文のあと、お客様にお礼のメールを送っています。毎回一から考えるので時間がかかり、書いてみると決まり文句ばかりになってしまいます」
お礼メールは、お礼・その日の具体的な一言・次のご案内の三つで組むと、短く、気持ちの伝わる文になります。お礼の骨組みを共通の型にしておけば、毎回確かめるのは「その日の一言」と「次の予定」が中心になります。この記事は、場面ごとの例文集ではなく、繰り返し使う共通の型を作る記事です。
なお、面接や異動のお礼は相手との関係が違うため、この記事では扱いません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：文章が得意でなくても大丈夫です。三つの欄を埋めるだけで、ていねいなお礼になります。
決まり文句ばかりに感じるのは、どのお客様にも同じ文を送っているからです。その日のことを一つだけ書き足すと、「あなたに向けて書いた」ことが伝わります。
3. 今日使うAI・道具
- いつも使っているメール
- お客様とのやりとりの記録（注文、予約、打ち合わせのメモ）
- ChatGPTなどの生成AI（型の言い回しを整えるときだけ）
生成AIには、お客様の名前、連絡先、注文の中身を入力しません。型の言い回しを相談するときは、「〇〇様」「【商品】」のような空欄のまま渡します。
4. 実際にやってみる
1. 三つの欄の型を作る
件名：【場面】のお礼（【自社名】）
【お客様の名前】様
【お礼】
本日は【場面】いただき、ありがとうございました。
【その日の具体的な一言】
（その日にあったことを一つだけ。例：【内容】について、詳しくお話しいただきありがとうございました）
【次のご案内】
【次に起きること・お届け・ご連絡の予定】
ご不明な点があれば、【担当者・連絡先】までお気軽にご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
【署名】
2. 場面ごとに、お礼と次のご案内の文を用意しておく
よくある場面ごとに、【お礼】と【次のご案内】の文を一つずつ決めておきます。
ご来店 ：本日はご来店いただき、ありがとうございました。／次回の【ご予約・ご案内】は【方法】から承ります。
ご注文 ：このたびはご注文いただき、ありがとうございました。／【発送の予定日】に発送し、発送後にご連絡します。
お打ち合わせ：本日はお時間をいただき、ありがとうございました。／いただいたご要望をもとに、【日付】までに【資料】をお送りします。
3. その日の一言と、次の予定を確かめる
その日のやりとりの記録から、一つだけ具体的なことを書きます。お客様が話してくれたこと、選んだ理由、こちらが約束したことなどです。たくさん書く必要はありません。次の予定は、実際の予定と合っているかを確かめます。次のご案内がないときは、その欄を省いて構いません。
4. 送る前に、宛名と約束を確かめる
送る前に、次の三つを確かめます。
- 宛名とメールアドレスが、その日のお客様と合っているか
- 次のご案内に書いた日付や約束が、実際の予定と合っているか
- 約束していないこと（値引き、無料の対応など）を書いていないか
打ち合わせのあとに決まったことを伝えたいときは、お礼とは別に打ち合わせ後の確認メールを、決まったことと宿題から書くの形で送ると、行き違いが起きにくくなります。
よくある失敗
- どのお客様にも同じ文を送り、決まり文句だけになる
- 約束していない値引きや無料の対応を書いてしまう
- 似た名前の別のお客様に送ってしまう
- 次の予定を、実際の予定と照らさずに書く
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：お打ち合わせのお礼（架空の事務所）
架空の会社 ご担当者様
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。
月末の集計について、詳しくお話しいただきありがとうございました。
いただいたご要望をもとに、10月20日までにご提案の資料をお送りします。
ご不明な点があれば、担当（架空の担当者）までお気軽にご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
6. 使うときの注意
お礼メールに、値引きや無料の対応など、まだ決まっていない約束を書かないでください。書いたことは、お客様にとって約束になります。
お客様の情報は個人情報です。メールの宛先を選ぶときは、似た名前の別のお客様と取り違えていないかを確かめてください。
7. 今日できたこと
- お礼・具体的な一言・次のご案内の三つの欄の型を作れた。
- 場面ごとのお礼と次のご案内の文を用意できた。
- 毎回確かめるのを「その日の一言」と「次の予定」に絞れた。
- 送る前に、宛名と約束を確かめる流れを決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：長く書かなくても大丈夫です。その日にあったことを一つ添えてみましょう。