やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「案内文や依頼書など、同じような書類を毎回作っています。いつも先月の書類を探して、日付や名前を直して使っていますが、直し忘れが心配で、時間もかかります」
前の書類をコピーして直す方法は手軽ですが、前の内容が残るのが弱点です。日付や宛名、金額の直し忘れが起きやすくなります。そこで、過去の書類を並べて「毎回変わる所」を見つけ、そこだけを空欄にした型を一つ作ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：特別な道具はいりません。いつもの文書作成ソフトで、空欄のある書類を一つ作るだけです。
最初に型（テンプレート、つまり繰り返し使うひな形）を作り、変更があれば型を更新します。ふだんは、空欄を埋めて確かめる作業が中心になります。誰が作っても同じ形になるので、受け取る側も読みやすくなります。
3. 今日使うAI・道具
- いつも使っている文書作成ソフト、または表計算ソフト
- 最近作った同じ種類の書類（2〜3枚）
- ChatGPTなどの生成AI（空欄の型の見出しや言い回しを考えるときだけ）
生成AIには、実際の書類（宛名、金額、個人情報、社内の事情が入ったもの）を入力しません。「〇〇の案内文の空欄の型を作ってください」のように、中身の入っていない形だけを相談します。
4. 実際にやってみる
1. 過去の書類を2〜3枚並べる
同じ種類の書類を、最近のものから2〜3枚並べます。1枚だけでは、どこが毎回変わるかが分かりにくいからです。
2. 毎回変わる所に印を付ける
並べた書類を見比べて、毎回変わる所に印を付けます。よくあるのは次のような所です。
・日付、期限、期間
・宛名、担当者、連絡先
・件名、対象、数量、金額
・場所、持ち物、注意すること
3. 変わる所を空欄にした型を作る
変わらない文はそのまま残し、変わる所を【 】のような空欄にします。
件名：【 】のご案内
【宛名】様
いつもお世話になっております。
【日付】に【内容】を行います。
つきましては、【期限】までに【お願いしたいこと】をお願いいたします。
ご不明な点は、【担当者・連絡先】までお問い合わせください。
空欄の中に「何を書くか」を書いておくと、初めての人でも迷いません。言い回しを整えたいときは、生成AIに「この空欄の型を、ていねいで短い文にしてください。空欄はそのまま残してください」と頼めます。
4. 型の置き場所・名前・見直し日を決める
型は、皆が見られる決まった場所に置き、「型_案内文_〇〇」のように分かる名前を付けます。使った書類は型とは別の場所に保存し、型そのものを上書きしないようにします。
半年に一度など見直す日を決めて、古くなった言い回しや連絡先を直します。
5. 使うたびに、空欄が全部埋まったかを確かめる
出す前に、【 】が残っていないかを確かめます。文書作成ソフトの検索で「【」を探すと、埋め忘れが見つかります。空欄を埋めたあとも、宛名・日付・金額は元の資料と照らします。
返信の型を作る考え方は、よくある問い合わせは、承認済みFAQから空の返信型を作るにもまとめています。作業の手順そのものを残したいときは、正式な作業を確認して、手順書・マニュアルにまとめるが使えます。
よくある失敗
- 前の書類をコピーして直し、前の宛名や日付が残る
- 毎回変わる所を見落として、空欄にしていない
- 型を上書きして、元の型がなくなる
- 空欄を埋めたあと、宛名・日付・金額を元の資料と照らさない
5. 完成例
以下は架空の例です。
【型の名前】型_研修の案内文_2026
【置き場所】共有フォルダ ＞ 書類の型 ＞ 案内文
【空欄】日付／内容／場所／持ち物／申込期限／担当者・連絡先
【見直し日】2027年4月
【使い方】型をコピーして空欄を埋める → 「【」で検索して残りがないか確かめる → 担当者が読んでから出す
6. 使うときの注意
型を使っても、空欄に入れる日付・金額・宛名が正しいかは、元の記録で確かめる必要があります。
契約書や規程など、法的な意味を持つ書類の型は、職場の責任者や専門家が確認したものを使ってください。自分で言い回しを変えると、意味が変わることがあります。
7. 今日できたこと
- 過去の書類を並べて、毎回変わる所を見つけられた。
- 変わる所だけを空欄にした型を作れた。
- 型の置き場所・名前・見直し日を決められた。
- 出す前に、空欄の埋め忘れを確かめる方法を決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：よく使う書類を一つ、型にできれば十分です。できたら、皆で同じものを使いましょう。