商談メモから訪問報告書の下書きを作る——事実・相手の課題・次の一手に分ける

1. 今日の相談

「商談や訪問のあと、すぐ別の仕事が入るので、報告書を書くのが夕方や翌日になります。そのころには細かい所を忘れていて、何を書けばよいかも迷います」

報告書を進めやすくするには、商談の直後に、メモを次の三つに分けて残します。

• 事実：誰と、いつ、何を話したか。相手が言ったこと、見せてもらったもの。
• 相手の課題：相手が困っていること、望んでいること（相手の言葉に近い形で）。
• 次の一手：こちらがすること、相手がすること、その期限。

三つに分けたメモがあれば、報告書の下書きはAIに整えてもらえます。ただし、AIに渡すのは職場が入力を認めた範囲だけです。

2. 大丈夫です

ほー先輩：直後のメモは、きれいに書かなくて大丈夫です。書けない日は、次の約束と期限だけでも残しておけば、あとで続きを書けます。

なぜ直後に三つに分けるのか：時間がたつと、相手が言ったことと自分の考えが混ざり、約束の期限もあいまいになります。直後に三つの欄で残しておけば、報告書はそれを並べて整えるところから始められます。

3. 今日使うAI・道具

• メモ帳、またはスマートフォンのメモ（職場が認めたもの）
• ChatGPTなどの生成AI（職場が業務での利用を認めたもの）
• 職場の報告書の様式

AIに渡す前に：会社名や担当者名を記号に置き換えるだけでは、話の中身（業種、地域、取引の内容、まだ公開していない計画など）から、相手や秘密が分かってしまうことがあります。氏名を消しただけで、個人情報でなくなるとは限りません。相手が分かる情報と社外秘の内容は除き、職場が入力を認めた範囲だけを渡します。判断できないときは、実際のメモは入れず、空の様式づくりだけをAIに頼みます。

4. 実際にやってみる

1. 商談の直後に、三つの欄でメモを残す

【事実】
・相手：A社 担当B（役職）
・話したこと：
・見せてもらったもの：
【相手の課題】
・
【次の一手】
・こちら：　　　期限：
・相手：　　　　期限：

移動の前や、次の予定の前に書きます。事実と、自分の考え・推測を混ぜないようにします。推測は「（推測）」と書き添えます。

2. AIに渡してよい範囲を確かめ、渡せない情報を除く

職場の決まりで、業務にどのAIを使ってよいか、何を入れてはいけないかを確かめます。そのうえで、相手が分かる情報（会社名・担当者名・業種と地域の組み合わせなど）、金額、まだ公開していない話を除くか、一般的な言い方に置き換えます。迷う情報は入れません。

3. AIに下書きを頼む

次のメモを、訪問報告書の下書きに整えてください。見出しは「訪問の概要」「話したこと（事実）」「相手の課題」「次の一手（担当と期限）」にしてください。メモにないことは足さないでください。「（推測）」の印はそのまま残してください。まだ決まっていない予定を、約束のように書き換えないでください。分からない所は「要確認」と書いてください。 （職場が認めた範囲に整えたメモを貼る）

4. 数字・期限・約束を、元のメモで確かめる

AIの下書きを、元のメモと見比べます。とくに、金額、数量、期限、こちらが約束したことは一つずつ確かめます。AIが言い回しを変えたことで、意味が変わっていないかも見ます。

5. 名前や金額は、職場の文書の中で戻す

確かめ終わったら、除いた名前や金額は、AIに入れ直さず、職場の報告書の様式の中で書き足して仕上げます。

相手に送る確認のメールは、打ち合わせ後の確認メールを、決まったことと宿題から書くの形が使えます。提案につなげるときは、お客様向けの提案書の下書きを、相手の課題・提案・費用・進め方の順で作るへ進めます。

よくある失敗

• 名前だけを記号にして、話の中身から相手が分かる情報をAIに渡してしまう
• 推測を事実のように書き、報告を読んだ人が判断を誤る
• まだ決まっていない予定を、AIの下書きで約束の形に変えてしまう
• 記号を戻すために、もう一度AIに実名を入れてしまう

5. 完成例

以下は架空の例です。

【訪問報告書】10月10日 A社 担当B
訪問の概要：月末の事務作業についての相談（約40分）
話したこと（事実）：
・毎月の集計に担当者2名で約2日かかっていると聞いた
・表の形が月ごとに違い、確認に時間がかかっていると聞いた
相手の課題：
・月末の集計の時間を減らしたい
・担当が休んでも回るようにしたい
次の一手：
・こちら：集計の表の見本を作り、10月17日までに送る
・相手：先月分の表の形（個人情報を除いたもの）を10月14日までに共有
要確認：予算の上限（相手が社内で確認中）
（推測）総務の体制の見直しも検討している様子

6. 使うときの注意

業務でどの生成AIを使ってよいか、どんな情報を入れてはいけないかは、職場の決まりに従ってください。決まりがない場合は、相手の情報や社外秘をAIに入れないでください。

報告書に、相手が言っていない約束や、自分の推測を事実のように書かないでください。

7. 今日できたこと

• 商談の直後に、三つの欄でメモを残せた。
• AIに渡してよい範囲を確かめ、渡せない情報を除けた。
• AIに下書きを頼み、数字・期限・約束を元のメモで確かめられた。
• 名前や金額を、職場の文書の中で書き足せた。

今日は、三つの欄のメモの型を用意できただけでも十分です。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：直後の短いメモが、報告書も、次の提案も進めやすくします。覚えているうちに、三つに分けて残しましょう。