やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「お客様への提案書を、毎回一から作っています。何から書けばよいか迷い、気がつくとこちらのサービスの説明ばかりになってしまいます」
この記事は、お客様向けの営業提案書の下書きを扱います。社内向けの改善提案は、記事の後半で別の記事を案内します。
提案書は、いつも同じ順番で組み立てると、書きやすく、相手にも伝わりやすくなります。おすすめの順番は次の四つです。
- 相手の課題：相手が困っていること、望んでいること
- こちらの提案：課題に対して、何をするか
- 費用：いくらかかるか、何が含まれるか
- 進め方：いつ、誰が、どの順で進めるか
2. 大丈夫です
ほー先輩：文章が得意でなくても大丈夫です。四つの見出しの下に、短いメモを書くところから始めましょう。
なぜ相手の課題から書き始めるのか：提案書を読む人がまず知りたいのは、「自分たちの困りごとを分かってくれているか」です。相手の言葉に近い形で課題を書くと、その後の提案が「自分たちのためのもの」として読まれやすくなります。
なぜ順番を固定するのか：構成を先に決めておくと、調べることや考えることを見出しごとに整理しやすくなります。
3. 今日使うAI・道具
- 文書作成ソフト（または職場の提案書の様式）
- 商談のメモ、訪問報告書
- ChatGPTなどの生成AI（職場が業務での利用を認めたもの）
AIに渡す前に：会社名や担当者名を記号にするだけでは、課題の中身から相手や秘密が分かることがあります。相手が分かる情報、金額、社外秘の内容は除き、職場が入力を認めた範囲だけを渡します。判断できないときは、空の構成案づくりだけを頼みます。
4. 実際にやってみる
1. 四つの見出しを固定する
1. 相手の課題
2. こちらの提案
3. 費用
4. 進め方
（最後に）次の一歩：相手に決めてほしいこと・こちらがすること
2. 見出しごとに、短いメモを書く
相手の課題は、商談で相手が言った言葉に近い形で書きます。こちらの言い換えより、相手の言葉のほうが伝わります。
1. 相手の課題：月末の集計に2日かかると聞いた／担当が休むと回らないと聞いた
2. 提案：集計の表の形をそろえ、手順書を1枚作る
3. 費用：（職場の料金表で確かめて書く）
4. 進め方：①今の表を見せてもらう ②見本を作る ③試してもらう ④直す
商談のメモの残し方は、商談メモから訪問報告書の下書きを作る——事実・相手の課題・次の一手に分けるにまとめています。
3. AIに文を整えてもらう
次のメモを、お客様向けの提案書の下書きに整えてください。見出しは「相手の課題」「こちらの提案」「費用」「進め方」「次の一歩」の順のままにしてください。メモにない効果や数字は足さず、分からない所は「要確認」と書いてください。 （職場が認めた範囲に整えたメモを貼る）
4. 効果の書き方と、金額・条件を見直す
AIの下書きは、効果を大きく書くことがあります。効果は、次の三つを区別して書きます。
・目標：目指すこと（例：集計の手順をそろえ、担当が変わっても同じ形で進められること）
・実績：実際に測った結果（いつ、どの範囲で、どう測ったかを添える）
・見込み：まだ確かめていない予想（「見込み」と分かる書き方にし、前提の条件を添える）
根拠のない数字（「〇割削減」など）は書きません。あわせて、次の点も見直します。
- 「必ず」「確実に」など、約束できない言い方になっていないか
- 費用の金額・含むもの・含まないものが、職場の料金表と合っているか
- 進め方の期間が、こちらで本当に対応できる日程か
5. 名前や金額は、職場の文書の中で戻して仕上げる
除いた名前や金額は、AIに入れ直さず、職場の様式の中で書き足して仕上げます。出す前に、責任者の確認が必要かどうかを確かめます。
社内向けに業務の改善を提案するときは、業務改善の提案を、現状・案・期待する変化で伝えるの形が使えます。
よくある失敗
- こちらのサービスの説明から書き始め、相手の課題が後ろに隠れる
- 根拠のない効果の数字を、AIの下書きのまま残してしまう
- 含むもの・含まないものを書かず、あとで範囲の行き違いが起きる
- 名前を記号にしただけで、課題の中身から相手が分かる情報をAIに渡す
5. 完成例
以下は架空の例です。
【ご提案】月末の集計の手順をそろえるために
1. 相手の課題
月末の集計に担当者2名で約2日かかっているとうかがいました。担当が休むと、集計が止まってしまうとのことでした。
2. こちらの提案
集計の表の形を毎月同じにそろえ、使い方を1枚の手順書にまとめます。
3. 費用
（料金表に沿った金額）／含むもの：表の見本、手順書、1回の説明 含まないもの：既存データの入力
4. 進め方
①今の表を拝見（1週目）②見本の作成（2週目）③試していただく（3〜4週目）④直して仕上げ
次の一歩
今の表の形（個人情報を除いたもの）を、10月17日までにご共有ください。
目指すこと（目標）
集計の手順がそろい、担当が変わっても同じ形で進められることを目指します。
6. 使うときの注意
提案書に書いた費用・期間・内容は、相手にとって約束の前提になります。職場の料金表と責任者の確認に沿って書いてください。
効果を数字で示すときは、その数字の根拠（いつ、どの範囲で、どう測ったか）が示せるものだけにしてください。
7. 今日できたこと
- お客様向けの提案書の四つの見出しを固定できた。
- 見出しごとに、相手の言葉に近いメモを書けた。
- 効果を、目標・実績・見込みに分けて書けた。
- 金額と条件を、職場の料金表と照らせた。
今日は、確認できた相手の困りごとを一つ書けただけでも十分です。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：まず、確認できた相手の困りごとを一つ書いてみましょう。約束できることだけを、正直に書けば大丈夫です。