お取り置き・お取り寄せの受け付けを、聞き漏らさないメモの型にする

1. 今日の相談

「お客様からのお取り置きを口頭で受けていて、期限を伝え忘れたり連絡先を聞き漏らしたりと、行き違いが何度かありました」

直し方はシンプルです。聞く項目を決めた受付メモを作り、保管期限をその場で伝える。この二つで、誰が受けても同じ受付になります。

2. 大丈夫です

ほー先輩：聞き漏らしは、忙しさのせいでも性格のせいでもない。「聞く欄がないメモ」のせいや。欄を作れば埋まるんやで。

AIには受付メモの型と、期限を感じよく伝える言い回しを作ってもらいます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、レジ横に置くメモ用紙（複写式なら控えも残せます）です。

実際のお客様の名前や連絡先はAIへ渡しません。型はすべて架空の例で作ります。

4. 実際にやってみる

1. AIへ受付メモの型を頼む

店の「お取り置き・お取り寄せ受付メモ」の型を作ってください。項目は
「受付日・お客様のお名前・連絡先・商品名と数量・お取り置きかお取り寄せか・お渡し予定日または保管期限・受けたスタッフ名」にしてください。
あわせて、受付時にお客様へ伝える言葉の例を二つ作ってください。
・保管期限を感じよく伝える一言（期限はあいまいな表現ではなく「◯日まで」の具体日で）
・お取り寄せで日数がかかる場合の伝え方（入荷連絡をする前提）
名前や日付はすべて架空の例で。

2. 期限は「具体日＋一言」で伝える

「一週間ほど」ではなく「7月◯日までお取り置きしますね」。具体日だと、お客様も自分も迷いません。

3. 連絡先は復唱で確かめる

お取り寄せは入荷連絡が要るため、連絡先の聞き間違いが致命傷です。番号を区切って復唱します。

4. 取り置き棚とメモを対応させる

商品にメモの控え（またはお名前札）をつけて棚へ。メモと現物が対応していれば、他のスタッフでもすぐお渡しできます。

5. 期限が過ぎたら決めた手順で

期限を過ぎた商品の扱い（一度ご連絡→棚へ戻す）も型に書いておくと、判断に迷いません。

5. 完成例

【架空の受付メモ】
受付日：7月◯日　受付：スタッフA
お名前：B様
連絡先：000-0000-0000（復唱済み）
商品：紺のエプロン Mサイズ ×1
区分：お取り置き
期限：7月◯日（受付から1週間）→お客様へ伝達済み
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伝える一言：
「7月◯日までお取り置きいたします。
　過ぎた場合は一度ご連絡のうえ、棚へ戻させて
　いただきますね」

6. 使うときの注意

受付メモに書いた名前と連絡先は個人情報です。お渡しが済んだメモ、期限切れで戻したメモは、決めた方法で処分するところまでがルールです。前払いや予約金を扱う場合は、金銭の受け渡し記録が別途必要になるため、店の会計ルールに合わせます。

7. 今日できたこと

• 聞く項目の型で聞き漏らしをなくせた。
• 保管期限をその場で伝えられるようになった。
• 誰が受けても同じ受付になった。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：「取っておいてくれた」いう体験は、店の一番小さくて一番効く販促なんやで。