産休前の挨拶を、引き継ぎ先と連絡窓口が伝わる文にする

1. 今日の相談

「産休に入る前の挨拶メールを書こうとしています。どこまで書けばいいのか、復帰時期をどう伝えるのか、取引先にも同じ内容でよいのか迷います」

産休前の挨拶は、私生活の説明ではありません。いつから不在になるか、誰へ引き継ぐか、問い合わせ先はどこか、支えてもらったことへの感謝を伝える業務連絡です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：伝える中心は「いつから」「次は誰へ」や。詳しい事情は、本人が話してええと決めた分だけで十分やで。

社内向けと取引先向けでは必要な情報が違います。復帰予定は制度や状況で変わるため、正式に確定していない日を約束しません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、会社から確認した休業・引き継ぎ情報です。

妊娠・出産に関する健康情報、家族情報、予定日、住所、個人連絡先、取引先名、案件内容はAIへ渡しません。固定の練習例で空欄の型だけを作ります。

4. 実際にやってみる

1. 正式な情報を確認する

最終出勤日、休業開始日、後任、問い合わせ窓口、社外への案内日と送信者を上司・人事・担当者へ確認します。

2. 宛先を分ける

社内には感謝と引き継ぎ状況、取引先には不在期間の窓口を中心にします。全員へ個人連絡先を知らせる必要はありません。

3. 空欄の型をAIへ頼む

実際の職場とは無関係な「町内読書会の担当者が長期休みに入る」という固定の練習例だけを使い、
休業前の挨拶メールの空欄の型を作ってください。
順番は「不在開始」「感謝」「引き継ぎ先」「不在中の窓口」「結び」です。
健康、家族、休業理由、復帰日を推測しないでください。
日付、氏名、担当、連絡先は空欄にし、正式情報で確認する印を付けてください。

4. 人が記入して照合する

AIの外で、正式な日付・後任・共有窓口を記入します。後任本人と責任者が確認する前に、氏名や連絡先を公開しません。

5. 完成例

件名：休業前のご挨拶と今後の窓口について

皆さま

私事ではございますが、【正式に確認した日】より休業に入ります。
これまで温かく支えていただき、ありがとうございます。

不在中の【担当業務】は【正式に確認した後任・窓口】が担当します。
ご連絡は【共有連絡先】へお願いいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

社内向けには引き継ぎ状況を一文足せます。取引先向けは私生活の説明を省き、「担当変更のお知らせ」として送る形もあります。

6. 送る前の確認

日付、後任、共有連絡先、送信先を元の案内と照合します。「○月には必ず戻ります」「いつでも個人携帯へ連絡してください」など、未確定の約束や休業中の個人対応を勝手に足しません。

7. 今日できたこと

• 社内向けと取引先向けを分けられた。
• 私生活や健康情報を書きすぎずに済んだ。
• 不在開始日、後任、窓口を正式情報から確認できた。
• 感謝と引き継ぎを一つの文で伝えられた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：休みに入る前の親切は、詳しい説明やなくて、次に誰へ聞けばええかを残すことやで。