送別会の案内メールは、本人に見せてよい文で書く——日時・場所・会費・出欠・寄せ書きの扱い

1. 今日の相談

「異動する先輩の送別会の幹事になりました。案内メールを社内に送りたいのですが、本人にも同じメールを送ってよいのか、寄せ書きや贈り物の相談はどこに書けばよいのか迷っています」

送別会の案内で最初に決めるのは、本人が読んでよい文と、本人に見せない連絡を分けることです。案内メールは本人が読んでも困らない内容にし、寄せ書きや贈り物の相談は、本人を除いた別の連絡にします。

案内の中身は、ほかの行事と同じです。日時・場所・会費と集め方・出欠の期限と方法・幹事の連絡先。これが先にあれば、参加する人もしない人もすぐ返事できます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：送別会の案内は、本人が読んでも困らん文で書くんや。内緒にしたい部分は、案内とは別の連絡にする。それだけで、送り先で迷わんようになる。

本人の予定を最初に押さえます。日程を決めてから本人に聞くと、来られない送別会になります。「〇日か〇日、空いていますか」と先に確認します。

会費は、本人の分をどうするか（参加者で負担する、会社の慶弔費から出る）を決めてから書きます。決まっていなければ、案内には参加者の会費だけを書き、本人の扱いは幹事の内部で決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、幹事の決定事項（本人の予定、日時、店、会費、出欠の締切）です。

ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。本人の氏名や異動先、店の実名、参加者の名簿、会費の実額は入力しません。

4. 実際にやってみる

1. 本人の予定を押さえる

候補日を二つほど本人に確認し、決めます。本人が送別会を望まない場合もあるので、意向も聞きます。

2. 案内に書くことと、別連絡にすることを分ける

案内：日時・場所・会費と集め方・出欠の期限と方法・幹事の連絡先。 別連絡（本人を除く）：寄せ書きの回覧、贈り物の集金、当日の進行の役割分担。

3. 固定の練習例で空欄の型を作る

実在の職場や人物とは無関係な「町内読書会の世話役が引っ越すので送る会を開く」という固定の練習例だけを使い、
社内向けの送別会案内メールの空欄の型を作ってください。
順番は「件名」「開催の一文（誰の送別会か）」「日時」「場所（店名・最寄り）」「会費と集め方」「出欠の期限と返事の方法」「参加しない人への一文」「幹事の連絡先」「結びの一行」です。
本人が読んでも困らない内容にし、寄せ書きや贈り物の相談は含めないでください。
氏名、店名、金額、日付は書かず、すべて空欄にしてください。

4. 出欠の返事の方法を一つにする

メール返信か出欠表か、どちらか一つにします。

5. 別連絡は、本人を宛先から外して送る

寄せ書きの回し方や集金の案内は、本人を除いたメンバーに送ります。宛先を間違えないよう、送る前に一覧を見直します。

当日の挨拶は送別会の挨拶を、感謝・一つの事実・結びで短く話す、終わったあとのお礼は送別会のお礼メールを、時間への感謝・一つの思い出・結びで書くが使えます。

5. 完成例

以下は架空例です。

件名：［氏名］さんの送別会のご案内（［日付］・出欠は［締切］まで）

皆さま

お疲れさまです。幹事の［氏名］です。
［日付］付で［異動先／退職］される［氏名］さんの送別会を、下記のとおり開催します。

日時：［日付］（［曜日］）［開始時刻］〜（［終了予定］）
場所：［店名］（［最寄り駅］徒歩［分］）
会費：［金額］（当日、受付でお預かりします）

ご出欠を、［締切］までにこのメールへの返信でお知らせください。
ご都合の合わない方は、その旨だけご返信いただければ結構です。

ご不明点は［氏名］（内線［番号］）までお願いします。
皆さまと一緒に、［氏名］さんを送り出せればと思います。

本人が読んでも困らない内容だけで、寄せ書きや贈り物の話は入っていません。

6. 使うときの注意

本人の異動先や退職理由は、本人と職場が公表している範囲だけを書きます。案内メールで初めて知らせる形にしません。

参加者の名簿や集金の状況を全員宛てに載せません。集計は幹事の手元で行います。

飲酒を伴う場合の配慮（飲まない人の会費、終了時刻の明記）は、忘年会の案内メールは、日時・場所・会費・出欠の期限が先——盛り上げる言葉は最後の一行と同じです。

7. 今日できたこと

• 本人の予定を先に押さえられた。
• 案内と別連絡を分けられた。
• 出欠の方法を一つにできた。
• 本人の氏名や名簿をAIへ渡さずに済んだ。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：送別会は、主役が気持ちよう来られてこそや。本人が読める案内と、内緒の連絡。その二つに分けたら、幹事は落ち着いて回せるで。