やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「請求した相手から入金がありました。お礼のメールを送るべきでしょうか。別の相手は期日を過ぎても入金がなく、どう聞けばよいか分かりません」
入金の連絡は、二つの場面を分けると迷いが減ります。入金を受け取ったときの受領連絡と、期日を過ぎても確認できないときの問い合わせです。前者は短いお礼、後者は責めずに確かめる文にします。
どちらも、金額と日付は自分の帳簿と請求書を見てから書きます。推測で書いた金額が一円でも違うと、相手の経理に余計な確認が発生します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：受け取った側から「届きました」と一言送るだけで、相手の経理は安心する。未着の連絡は、疑わんと確かめる。それだけで角が立たへんよ。
受領の連絡は必須ではありませんが、継続的に取引する相手には送る価値があります。相手は「振込が正しく届いたか」を気にしているからです。
未着の問い合わせは、相手の手違いと決めつけません。こちらの請求書の送付漏れ、振込先の変更、行き違いの可能性があります。「行き違いでしたらご容赦ください」の一文を必ず添えます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、通帳または入金明細、送付済みの請求書の控えです。
ChatGPTには、架空の練習例から受領と未着の二種類の空欄の型だけを作らせます。相手の会社名、担当者名、金額、口座情報、請求書番号は入力しません。金額と日付は、型を自分で埋めるときに帳簿から転記します。
4. 実際にやってみる
1. 帳簿と請求書を照合する
入金明細の金額・日付・振込名義と、請求書の金額・請求書番号・支払期日を並べて確認します。振込手数料が差し引かれている場合は、その扱いを取引条件で確かめます。
2. 場面を選ぶ
- 入金が確認できた → 受領の連絡
- 支払期日を過ぎて確認できない → 未着の問い合わせ
期日前の未着は連絡しません。期日当日は、翌営業日まで待ってから確認します。
3. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の企業や取引とは無関係な「町内読書会の会場費を受け取る」という固定の練習例だけを使い、
入金に関するメールの空欄の型を二つ作ってください。
一つ目は入金を受け取ったときの受領連絡で、順番は「入金を確認した旨」「請求書番号と入金日」「お礼」です。
二つ目は期日を過ぎても入金が確認できないときの問い合わせで、順番は「請求内容の確認」「現時点で確認できていない旨」「行き違いのお詫び」「確認のお願い」です。
金額、日付、口座情報、会社名、担当者名は書かず、すべて空欄にしてください。
相手を責める表現、支払いを催促する強い表現は使わないでください。
4. 空欄を帳簿から埋める
金額と日付は帳簿と請求書から転記します。記憶で書きません。請求書番号を入れると、相手は照合しやすくなります。
5. 未着の場合は、一度目は確認だけ
一度目の問い合わせは、確認のお願いにとどめます。返事がなければ、期間を空けて二度目を送ります。催促の段階に進むときは、請求書の催促メールは、未払いと決めつけず、事実と確認の依頼で書くへ移ります。
5. 完成例
以下は架空例です。金額と日付は帳簿から転記する前提の空欄です。
受領の連絡
件名：ご入金の確認（請求書番号：［番号］）
［会社名］
［担当者名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
請求書番号［番号］の代金として、［入金日］にご入金を確認いたしました。
お手続きいただき、ありがとうございます。
今後ともよろしくお願いいたします。
未着の問い合わせ
件名：ご請求分のご入金について（請求書番号：［番号］）
［会社名］
［担当者名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
［請求日］にお送りした請求書番号［番号］（お支払期日：［期日］）について、
本日時点で当方にてご入金の確認ができておりません。
すでにお手続き済みで行き違いでしたら、ご容赦ください。
お手数ですが、状況をご確認いただけますと幸いです。
未着の文は、相手の手違いと決めつけず、こちらで確認できていないという事実だけを書いています。
6. 使うときの注意
金額の食い違い（一部入金、手数料差引）があるときは、未着の型を使わず、差額の内容を確認する文にします。差額の理由を推測して書きません。
振込先口座の変更を案内するときは、メールだけで済ませず、相手が正式な方法で確認できるようにします。口座情報の扱いは職場のルールに従います。
入金の確認は経理担当と共有します。自分の確認だけで「入金済み」と相手へ伝えないよう、担当の分かれている職場では先に社内で確かめます。
7. 今日できたこと
- 受領の連絡と未着の確認を分けられた。
- 金額と日付を帳簿から転記して送れた。
- 未着でも責めない文で確認できた。
- 口座情報や金額をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：入金の連絡は、帳簿を見てから。急いで書いた一円のずれが、相手の経理を一時間止めることもあるんやで。