やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「外部の研修を受け、職場へ研修報告書を提出することになりました。書き始めると研修の内容をなぞる感想文のようになり、何を書けばよいのか分かりません」
研修報告書で読む人（上司、研修費を出した職場）が知りたいのは、研修で何を得て、職場で何が変わるかです。研修の内容を全部書き写す必要はありません。
順番は、研修の概要（名称、日時、主催）、参加の目的、内容の要点（三つまで）、職場で使う一つ（具体的に）、活用の予定と時期、そして感想は最後に一行です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：研修報告書で読む人が知りたいんは、感想やなくて「職場で何が変わるか」や。使う一つを先に決めたら、あとは自然に書けるで。
内容の要点は三つまでにします。研修で扱った項目が十あっても、報告書には職場に関係する三つを選びます。全部書くと、読む人は要点を探せません。
「職場で使う一つ」は、行動の形で書きます。「〇〇の手順を、来月の〇〇業務から試す」のように、何を、いつから、どこでが分かる形です。
研修の中身を同僚へ共有する文は受けてきた研修を、職場に伝わる「共有メモ」にする、自分の気づきを整理するには研修・会議の「振り返り」を、自分の気づきで書くが使えます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、研修の配布資料と自分のメモです。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。研修資料の中身（著作物）、講師名、他の参加者の情報、社内の未公開情報は入力しません。要点は、型ができてから自分のメモで埋めます。
4. 実際にやってみる
1. 職場の様式と提出先を確かめる
研修報告書の様式が決まっていれば、それを使います。提出先（上司、人事、研修担当）と期限も確認します。
2. 参加の目的を一文にする
「〇〇の業務で〇〇ができるようになるため」のように、申し込んだときの目的を書きます。目的があると、要点の選び方が決まります。
3. 要点を三つ、使う一つを決める
研修のメモから、職場に関係する要点を三つ選びます。その中から、最初に試す一つを決め、いつから、どの業務でを書きます。
4. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の研修や人物とは無関係な「町内読書会の運営者向けの進行役講座」という固定の練習例だけを使い、
職場へ提出する研修報告書の空欄の型を作ってください。
順番は「研修の概要（名称・日時・主催・形式）」「参加の目的（一文）」「内容の要点（三つまで）」「職場で使う一つ（何を・いつから・どの業務で）」「活用の予定と時期」「感想（一行）」「報告日と報告者」です。
研修資料の内容そのものは書かず、氏名、日付、講師名、団体名は空欄にしてください。
一枚に収まる長さにしてください。
5. 活用の時期を書き、報告後に実行する
「〇月から」「次回の〇〇で」と時期を書きます。書いた予定は、報告書を出したあと実行し、結果を次の機会に一言報告します。
5. 完成例
以下は架空例です。
研修報告書
報告日：［日付］ 報告者：［部署・氏名］
1. 研修の概要
名称：［研修名］ 日時：［日付］［時間］ 主催：［主催者］ 形式：［会場／オンライン］
2. 参加の目的
［業務名］で、進行の準備と当日の時間管理ができるようになるため。
3. 内容の要点
・準備は、目的・参加者・終了時刻の三つを先に決める。
・当日は、開始時に終了時刻と扱う議題を伝える。
・議題ごとに、決めることと共有することを分ける。
4. 職場で使う一つ
［月］の［会議名］から、開始時に終了時刻と議題を伝える進行を試す。
5. 活用の予定と時期
上記を三回続け、［月］に所要時間の変化を報告する。
6. 感想
準備の順番を変えるだけで、当日の進行が楽になると分かった。
添付：配布資料（［枚数］）
要点が三つ、使う一つが行動の形で書かれ、感想は一行です。
6. 使うときの注意
研修資料は主催者の著作物です。報告書に長く引用したり、資料をそのまま社内に配布したりする前に、利用条件を確かめます。
他の参加者の発言や所属を報告書に書きません。研修の中で聞いた他社の事例も、公開してよい範囲か分からなければ書きません。
研修費の精算が必要な場合は、報告書とは別に経費精算書は、領収書を並べる前に「何のために」を一行——日付・支払先・金額・目的・証憑の五つで通すの手続きを確認します。
7. 今日できたこと
- 要点を三つに絞れた。
- 職場で使う一つを行動の形で書けた。
- 感想を一行にとどめられた。
- 研修資料の中身をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：研修の中身を全部書くより、使う一つを書く。それが、研修に送り出してくれた職場への一番の報告やで。