やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「取引先へ注文品を発送しました。連絡のメールに追跡番号だけ書いて送っていますが、それで足りているのか分かりません」
発送完了の連絡で受け取る側が知りたいのは、いつ発送され、何が、どの方法で、いつごろ、どこに届くかです。追跡番号は補助で、それだけでは受け取りの段取り（誰が受け取るか、置き場所、検品の担当）ができません。
項目は四つです。発送日、品名と数量、配送方法と追跡番号、到着予定と受け取り時の確認のお願い。
2. 大丈夫です
ほー先輩：発送の連絡は、追跡番号を送ることやなくて、相手が受け取りの段取りをできるようにすることや。いつ・何を・どこへ、が先やで。
到着予定は「目安」と書きます。配送は天候や地域で変わるので、断定すると問い合わせが増えます。
複数口に分かれる場合は、口数と、今回送った分と残りの分を書きます。受け取る側が「一箱しか来ていない」と迷わないためです。
発送前の確認（品物、配送サービス、受取条件）は夏の発送前に、品物・配送サービス・受取条件を照合するにあります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、発送の控え（伝票、追跡番号、口数）です。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。相手の会社名、住所、品名、追跡番号は入力しません。
梱包材や封筒は、品物と配送方法に合わせて職場で選びます。この記事の連絡文とは別の話です。
4. 実際にやってみる
1. 発送の控えをそろえる
発送日、配送業者、追跡番号、口数、品名と数量、送り先。注文書や受注確認と一致しているかを見ます。
2. 到着予定を配送業者の案内で確かめる
業者の配達日数の目安を見て、「〇日ごろ（目安）」とします。
3. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の企業や取引とは無関係な「町内読書会の会報を会員へ発送した」という固定の練習例だけを使い、
発送完了メールの空欄の型を作ってください。
順番は「発送日と発送した旨」「品名と数量（複数口なら口数と内訳）」「配送方法と追跡番号」「到着予定（目安と明記）」「受け取り時の確認のお願い（不足・破損があれば連絡）」「問い合わせ先」です。
会社名、住所、品名、追跡番号、日付は書かず、すべて空欄にしてください。
4. 受け取り時の確認を頼む
「お受け取りの際、数量と外観をご確認ください。不足や破損がありましたらご連絡ください」の一文を入れます。
5. 納品後の流れへつなぐ
検収や請求の流れは検収完了のメールは、「受け取った」と「確認した」を分けて書く——対象・検収日・結果・支払いの流れの受け取る側の視点で確かめておくと、次の連絡が書きやすくなります。
5. 完成例
以下は架空例です。
件名：発送のご連絡（注文番号［番号］・［品名］）
［会社名］
［担当者名］様
お世話になっております。［自社名］の［氏名］です。
ご注文の品を、本日［発送日］に発送いたしました。
品名：［品名］
数量：［数量］（［口数］口）
配送方法：［配送業者・サービス名］
追跡番号：［番号］
到着予定：［日付］ごろ（目安）
お受け取りの際に、数量と外観をご確認ください。
不足や破損がございましたら、［連絡先］までお知らせください。
受け取る側が段取りに使う情報がそろい、追跡番号は補助になっています。
6. 使うときの注意
送り先の住所や担当者名は、注文書や受注確認で確かめたものを使います。メールに住所を書く必要はありません。
期限のある品（食品、期日指定の資料）は、到着予定と受け取りの都合を発送前に相手と確認します。
配送中の破損や遅延の責任は、配送契約や取引条件で決まります。連絡文で自分から補償の約束を書きません。
7. 今日できたこと
- 発送日・品名・方法・到着予定を書けた。
- 到着予定を目安として書けた。
- 受け取り時の確認を頼めた。
- 相手の住所や追跡番号をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：受け取る側が「いつ、何が、どこに」と分かる一通。それが発送連絡の役目や。番号は、そのあとに添えるもんやで。