やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「新しく入った営業の人に、毎回一から教えています。教える人によって言うことが違い、同行する時間もなかなか取れません」
新人営業の手順書は、仕事を流れの段階に分けて作ると、使いやすくなります。
- 初回の連絡
- アポ取り（訪問の約束）
- 訪問の準備
- 訪問
- 報告
- 次の連絡
段階ごとに「やること」「使う型」「確かめること」を書き、最後に一人で決めてはいけないことをはっきりさせます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：全部の場面を書かなくて大丈夫です。毎回同じように進む所から書けば、同じ説明を繰り返す負担を減らせます。
営業には、相手によって変わる部分と、毎回同じ部分があります。毎回同じ部分を手順書にすれば、同じ説明を繰り返す負担を減らせ、教える人は相手によって変わる部分の相談に時間を使えます。
3. 今日使うAI・道具
- 文書作成ソフト
- いま使っているメールの文例、訪問の準備表、報告書の様式
- ChatGPTなどの生成AI（手順書の見出しや言い回しを整えるときだけ）
生成AIには、実際のお客様の情報、営業の数字、社内の価格の決まりを入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 仕事を流れの段階に分ける
ふだんの営業の流れを、最初の連絡から次の連絡まで、段階に分けて書き出します。職場によって段階が違えば、合わせて変えます。
2. 段階ごとに、やること・使う型・確かめることを書く
段階｜やること｜使う型｜確かめること
初回の連絡｜相手の会社と担当を調べ、連絡する｜初回の連絡の文例｜連絡してよい相手か（職場の決まり）
アポ取り｜訪問の日時と目的を決める｜アポの確認メールの型｜日時・場所・参加者・目的
訪問の準備｜相手の情報と聞きたいことをまとめる｜訪問の準備表｜持ち物・資料が最新版か
訪問｜相手の困りごとを聞き、次の一手を決める｜商談メモ（事実・課題・次の一手）｜約束したことと期限
報告｜その日のうちに報告書を出す｜訪問報告書の様式｜数字と約束が正しいか
次の連絡｜相手と合意した期限までに連絡する｜お礼と確認のメールの型｜期限を過ぎていないか
使う型は、手順書から開けるように置き場所を書いておきます。商談メモと報告書の作り方は、商談メモから訪問報告書の下書きを作る——事実・相手の課題・次の一手に分ける、お礼のメールはお客様へのお礼メールを、型で毎回すぐ書く——お礼・具体的な一言・次のご案内の三つで組むにまとめています。
3. 一人で決めてはいけないことを書く
一人で決めずに、必ず上司に相談すること
・値引きや、料金表にない金額を伝えること
・契約の条件、納期、無料の対応を約束すること
・お客様からの苦情や、トラブルの対応
・個人情報や社外秘の資料を、社外へ渡すこと
4. 新人に使ってもらい、質問で育てる
新人に手順書を渡し、分からなかった所や聞かれた所を、手順書に書き足します。月に一度など見直す日を決め、型や決まりが変わったら直します。
5. 任せる段階は、本人と指導の担当で確かめてから決める
手順書だけで育成が終わるわけではありません。本人と指導の担当が、一人で進められる段階を確かめてから任せます。初回の訪問や、条件の話が出る場面などは、同行を続けます。
新しい人を迎える初日の段取りは、実習生・新しい人を迎える「初日の案内」を一枚にするが使えます。
よくある失敗
- 手順書を渡しただけで、育成が終わったと思ってしまう
- 一人で決めてはいけないことを書いていない
- 使う型の置き場所を書かず、新人が探せない
- 新人の質問を書き足さず、手順書が育たない
5. 完成例
以下は架空の例です。
【新人営業の手順書（第1版）】
1. 初回の連絡：初回の連絡の文例（共有フォルダ＞営業＞型）を使う。連絡してよい相手かを先に確かめる
2. アポ取り：日時・場所・参加者・目的をメールで確かめる
3. 訪問の準備：準備表に、聞きたいこと3つと、持ち物を書く
4. 訪問：商談メモの三つの欄（事実・課題・次の一手）で記録する
5. 報告：その日のうちに報告書を出す
6. 次の連絡：相手と合意した期限までに連絡する
必ず上司に相談すること：値引き／契約の条件／苦情／社外へ渡す資料（上司が不在のときの相談先：〇〇）
見直す日：毎月最初の月曜日（新人の質問を書き足す）
6. 使うときの注意
連絡してよい相手、使ってよい資料、営業で言ってよいことには、職場の決まりや法令があります。手順書の中身は、責任者に確かめてもらってから使ってください。
手順書に、お客様の実際の情報や社内の価格の決まりを書く場合は、閲覧できる人を決めてください。
7. 今日できたこと
- 営業の仕事を、流れの段階に分けられた。
- 段階ごとに、やること・使う型・確かめることを書けた。
- 一人で決めてはいけないことを、はっきり書けた。
- 新人の質問で手順書を育てる流れを決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：手順書があると、新人は安心して一歩目を踏み出せます。相談してほしいことを書いておけば、教える人も安心です。