文字起こしの管理者を変える前に、所有権・請求・データ・退任日を確認する

1. 今日の相談

「文字起こしサービスの管理担当が変わります。新しい担当者を追加すれば、引き継ぎは終わりでしょうか」

交代前に、現在の所有者、管理権限、請求、保存データ、共有、外部連携、復旧方法、追加日、旧管理者の停止日、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：追加だけで終わらず、請求と復旧と前の権限まで一緒に見よな。

AIには引き継ぎ表の型だけを頼みます。所有権の移行、請求先、データ保持、旧管理者の停止は、サービスの公式画面と職場の管理者が判断します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の交代条件です。録音、文字起こし本文、共有URL、実アカウント、メールアドレス、請求情報、パスワード、二段階認証コード、復旧コードはAIへ渡しません。

AIに所有者、必要権限、請求先、データ移行の成功、旧管理者の停止可否を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 現在の所有者と管理権限を確認する

役割名だけでなく、メンバー追加、請求、共有、削除、外部連携、監査履歴を誰が操作できるか公式画面で確かめます。

2. データと請求を別々に確認する

録音、文字起こし、辞書、共有リンク、書き出しファイルと、契約・請求・領収書の管理を分けます。担当交代だけで保存先や契約名義が変わると決めつけません。

3. 追加日と停止日を決める

新管理者が必要な操作を確認してから、旧管理者を停止します。退職後まで個人アカウントを残しません。

4. AIへ確認表の型を頼む

次の架空の交代条件だけを使い、文字起こしサービスの管理者交代確認表を作ってください。
「現在の所有者」「新管理者」「必要権限」「請求」「保存データ」「共有」「外部連携」「復旧方法」「追加日」「旧管理者の停止日」「停止後の確認」「要確認」に分けてください。
所有権移行、請求先、データ保持、権限停止の成功を推測しないでください。
録音、文字起こし本文、共有URL、実アカウント、請求情報、認証情報を入力する欄は作らないでください。

【架空の交代条件】
（書く）

5. 新旧担当者で公式画面を照合する

新管理者で必要な画面を確認し、旧管理者の停止後に閲覧・編集・請求・共有が期待どおりか人が確かめます。

5. 完成例

【現在の所有者】職場の管理台帳で確認
【新管理者】架空担当B。必要権限は公式画面で確認
【請求】契約名義・請求先・領収書の取得担当を要確認
【保存データ】録音・文字起こし・辞書・共有を別々に確認
【外部連携】連携先と解除担当を要確認
【追加日】引き継ぎ確認日の前日
【旧管理者の停止日】新管理者の確認後に職場が決定
【停止後】閲覧・編集・請求・共有を架空データで確認

AIが交代完了を決めず、公式画面と人の確認へ戻しています。

6. 使うときの注意

管理者を外しても、書き出したファイルや受信者側の複製まで自動で消えるとは限りません。保存先と削除担当を別に確認します。

サービスを選ぶ場合も、管理者交代、請求、共有、書き出し、解約後のデータを最新の公式情報で確かめます。

7. 今日できたこと

• 所有権・請求・保存データを分けられた。
• 新管理者の追加日と旧管理者の停止日を残せた。
• 交代完了を公式画面と人の確認へ戻せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：新しい鍵を渡して、古い鍵を回収するところまでが引き継ぎやで。

メンバー追加前は必要権限・共有範囲・停止日を確認する方法、共有リンクは閲覧者・期限・削除を確認する方法へ進めます。