職場の安否確認連絡を、返しやすい選択肢と次の窓口で作る

1. 今日の相談

「大きな地震や交通障害が起きたとき、職場から何を聞けばよいでしょうか。『無事ですか』だけでは返事に困りそうだし、細かく聞くと個人情報を集めすぎる気もします」

安否確認は、詳しい被災状況を一度に集める連絡ではありません。まずは本人が返答できるか、出勤・在宅対応の判断を誰へ相談するか、次の確認はいつかを、短く返せる形で確認します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：緊急時に作文はできへん。番号や短い選択肢で返せて、次に誰へ相談するかが見える文にしたらええんや。

職場の防災計画、自治体や施設の指示、安否確認システムがある場合は、それを優先します。この記事だけで緊急対応を決めません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、職場の防災・緊急連絡手順です。

実際の氏名、住所、現在地、健康状態、家族情報、電話番号、勤務予定、被害状況はAIへ渡しません。AIには町内読書会の中止確認という固定の練習例から、空欄の連絡型だけを作らせます。

4. 実際にやってみる

1. 正式な送信手段と責任者を確認する

安否確認システム、電話、メール、チャット等の優先順、送信責任者、返信の記録場所を職場の手順で確認します。

2. 最初の返答を絞る

最初の一報は、たとえば次の範囲です。

• 返信できる
• すぐには返信できないため後で連絡する
• 業務の可否は判断せず責任者へ相談する

詳しい健康状態、家族の状況、現在地等を広い宛先へ返信させません。

3. 固定例で空欄型を作る

実際の職場とは無関係な「町内読書会の開催可否を緊急確認する」という固定の練習例だけを使い、
安否確認連絡の空欄の型を作ってください。
項目は「返信方法」「返信期限」「短い選択肢」「業務可否の相談先」「未回答時の次の確認」です。
氏名、住所、現在地、健康、家族、勤務、被害を推測しないでください。
日時、送信先、責任者、窓口は空欄にしてください。

4. 未回答時の流れを決める

未回答を「無事ではない」「出勤できない」と断定しません。通信障害や端末未確認もあり得るため、決めた時間後に別手段・登録窓口・責任者へ確認を回します。

5. 完成例

件名：【安否確認】短い返答をお願いします

職場の緊急連絡手順に基づく確認です。
確認できた方は【正式に決めた期限】までに、次のいずれかで返信してください。

1. 返信できます。今後の連絡を確認します
2. 詳しい連絡は後ほど行います
3. 業務について【正式な相談先】へ相談します

詳しい健康・家族・現在地の情報は、この一斉返信へ書かないでください。
未回答時は【正式に決めた次の確認手段】で確認します。

これは文型です。実際の災害名、出勤指示、避難判断、施設の再開をAIに作らせず、責任者と公的な情報へ戻します。

6. 送信と記録の確認

対象者、送信手段、返信期限、記録担当、未回答時の流れを防災手順と照合します。一斉返信で全員の個人情報が見える設定になっていないか確認します。訓練時は、訓練であることと終了後の記録の扱いも明示します。

7. 今日できたこと

• 返しやすい短い選択肢を用意できた。
• 必要以上の健康・家族・位置情報を集めずに済んだ。
• 未回答時の確認手順を先に決められた。
• AIへ実際の安否情報を渡さず、空欄の型だけを作れた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：緊急時は、短く返せることが大事や。返事がない人も決めつけず、手順どおりに次の確認へ進もな。